Exceltip | Nog meer beveiligen in Excel

Nog even hoe het zit met beveiligde cellen

In de eerste blog over beveiligen heb ik het gehad over de beschermingsstatus van cellen. Die vind je bij de celeigenschappen. Een cel kan de status Geblokkeerd hebben of niet.

Alle cellen die de status geblokkeerd hebben, kunnen niet meer gewijzigd worden als de bladbeveiliging is ingesteld.

Bepaalde gebruikers kunnen alleen specifieke delen kunnen aanpassen

Steeds vaker worden bestand gedeeld met anderen. Stel je hebt een model gemaakt waarin niets gewijzigd mag worden. Alleen moeten bepaalde gegevens aangepast kunnen worden door specifieke personen. Denk aan een projectplanning waarin teamleden alleen hun eigen taken en deadlines kunnen aanpassen, terwijl de algemene structuur en andere cellen beschermd moeten blijven. Of aan financiële rapporten waar in een budgetoverzicht afdelingen alleen hun eigen kosten kunnen invoeren.

In dat soort gevallen werk je met Bereiken bewerken toestaan op de tab Controleren.

Als je dit hebt gekozen krijg je het volgende dialoogvenster.

Hoe werkt dit? In dit dialoogvenster geef je bepaalde cellen of bereiken een naam en een wachtwoord. Alleen als iemand het wachtwoord weet, kan dat bereik aangepast worden.

• Kies Nieuw in het dialoogvenster van hierboven.
• Geef een Titel (naam) aan een bereik
• Geef bij Verwijst naar de cellen het bereik op van deze cel of cellen.
• Geef een wachtwoord op (2x invoeren).
• Kies OK.
  
• Je herhaalt dit eventueel voor andere gebieden.

Uiteindelijk krijg je dan bijvoorbeeld dit overzicht. Vervolgens kies je in dit venster voor Blad beveiligen.

Je geeft aan wat er eventueel nog extra gedaan mag worden (net als bij de celbeveiliging).

Wat kan iemand die werkt in dit bestand wel en niet doen?

• Iedereen kan altijd alle cellen die niet geblokkeerd zijn bewerken.
• Aanvullend kan iedereen de acties uitvoeren die nog toegestaan zijn in het dialoogvenster Blad beveiligen van hierboven.
• Wil iemand een geblokkeerde cel wijzigen die in een van de opgegeven gebieden staat met beperkte toegang, dan wordt gevraagd om het wachtwoord. Weet je dat, dan kun je de cel wijzigen, anders niet.

Structuur beveiligen

Wil je aanvullend ook zorgen dat mensen niets kunnen wijzigen aan de structuur van het bestand (dus werkbladen invoegen, verwijderen, verplaatsen e.d.) dan moet ook je de Werkmap beveiligen (zoals aangegeven in de vorige blog).

Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Wil je weten hoe je rapportages kunt beveiligen, volg dan de Online Expert-training Grafieken en Rapportages maken.