Online boekhouden is in de praktijk van administratiekantoor/accountant bijna niet meer weg te denken. ‘De voordelen zijn evident, zeker sinds er een online koppeling met de bank mogelijk is,’ zegt Wilco Kraaij strategisch manager bij Unit4. Daar speelt het automatiseringsbedrijf op in met Unit4 Multivers Management Monitor, waardoor iedere ondernemer snel inzicht heeft in zijn financiën en gefaciliteerd gaat worden daarop actie te ondernemen.
Boekhouden voor de accountant
Kraaij heeft de indruk dat ondernemers veel meer uit een online boekhouding kunnen halen. ‘Nu levert de ondernemer de cijfers veelal aan omdat boekhouden nu eenmaal moet voor de accountant. Hij zou dat eigenlijk voor zichzelf moeten doen, maar met name de kleinere ondernemer doet dat nog te weinig. En dus heeft hij minder inzicht in zijn financiële situatie en profiteert hij onvoldoende van de voordelen van een goede administratie.’ Het is een misvatting dat deze voordelen alleen zijn voorbehouden aan ondernemers die zelf boekhouden en daar zet Unit4 op in. Wanneer een ondernemer bereid is inkoopfacturen te scannen, online verkoopfacturen te maken en toestemming geeft voor online koppeling met de bank, dan levert hij daarmee een belangrijke basis voor de boekhouding. In ruil daarvoor kan je de ondernemer actueel inzicht in zijn financiële situatie bieden. Hieraan koppelen we in de toekomst intelligente diensten, zoals met één druk op de knop aanmaningen kunnen versturen of facturen betalen. ‘Ik denk dat ondernemers daar veel aan kunnen hebben, maar dan moeten we het wel praktisch maken. Dat hij in feite aan het boekhouden is, zonder dat hij het in de gaten heeft.’
De Unit4 Multivers Management Monitor kan daarbij een goed hulpmiddel zijn. ‘Dit geeft de klant inzicht in hoe hij er voor staat. Wat zijn de openstaande posten, hoe is de winstgevendheid, op dat soort vragen geeft de monitor antwoord. Bovendien is dit eenvoudig uit te breiden met factureren, het uploaden van inkoopfacturen (scan en herken), aanmaningen versturen of inkoopfacturen betalen. Hierdoor krijgt de ondernemer realtime inzicht krijgt in zijn financiële situatie, plus kan hij direct de juiste acties ondernemen.’
Enthousiaste ondernemers
‘Als wij een ondernemer uitleggen hoe ze tijd en kosten kunnen besparen via hun boekhouding reageren ze doorgaans enthousiast’, aldus Kraaij. ‘Want een ondernemer wil vooral nuttige dingen doen. Soms denken accountants dat deze aanpak hen omzet gaat kosten, maar het tegendeel is waar. Het scheelt tijd en kan ze juist werk opleveren. Met elkaar beschik je immers eerder over de cijfers. En dat is de basis voor beter en sneller advies tegen lagere kosten.
De trend is volgens Kraaij onomkeerbaar. ‘Het samen kijken naar cijfers gebeurt nu vooral tijdens de BTW-aangifte. Maar, als je goed advies wilt geven, heb je een volledige administratie nodig, inclusief afschrijvingen en lonen. Heb je periodiek betrouwbare cijfers, dan kun je veel makkelijker gaan adviseren. Wij zien nu dat accountants daar actief mee bezig zijn en in toenemende mate elke maand met hun klant om tafel zitten. En als het goed is levert dat voor beide partijen voordeel op.’
Digitale boekhouding
We gaan naar een hybride tijd, geeft Kraaij aan. ‘Het elektronisch factureren komt er nu echt aan, scan en herken is nu volwassen en de grootbanken bieden allemaal een directe bankenkoppeling met de boekhouding. De rompslomp voor de klant neemt af, de voordelen nemen toe. De accountant laat zijn klant optimaal profiteren van handelingen die hij niet als boekhouden meer ziet. Dat moet het primaire doel van de accountant en zijn klanten worden.’ Unit4 was niet voor niets, samen met zes andere grote softwareleveranciers, deelnemer aan de ketentest voor elektronisch factureren. ‘We hebben ervoor gezorgd dat alle pakketten met elkaar kunnen communiceren, waardoor het elektronisch factureren nu echt van de grond kan komen en deze rechtstreeks het betreffende boekhoudsysteem in kunnen. Dat is een mooie ontwikkeling, op weg naar een 100% digitale boekhouding.’
In de crowd
Is online boekhouden inmiddels redelijk ingevoerd, in de cloud werken is eveneens aan een vlucht bezig. ‘De gemiddelde ondernemer weet wat in de cloud werken inhoudt, maar denkt vaak dat er nog iets bij hoort. En dat is er nu wellicht niet’, zegt Kraaij. Wij hebben aan accountants gevraagd welke voordelen de ondernemer ervaart met in de cloud werken. Geen updates, geen server, geen onderhoud, kortom ontzorgd worden was het meest genoemde antwoord. Unit4 denkt dat de werkelijke toegevoegde waarde van in de cloud samenwerking is. En de accountant is daar een uitermate geschikte beroepsgroep voor, zeker waneer je in de toekomst steeds meer gaat adviseren. Waarom zou je dat niet in de cloud doen, waarom zou je kennis niet delen’, vraagt Kraaij zich hardop af.’
‘In de cloud wordt dan in de crowd werken. Wij geloven daar sterk in. Stap af van het in hokjes denken. Ga met elkaar kennis delen, dan ontstaat er een geheel nieuwe dimensie rond het in de cloud werken. Accountants werken dan samen in een dynamische omgeving, dat is geen bedreiging, maar biedt alleen maar kansen. Vergelijk het met Wikipedia, waarin ook kennis met elkaar wordt gedeeld. Dat kun je ook in de accountancy gaan realiseren. Wat Unit4 betreft wordt dat de toekomst.’
Wilco Kraaij
Ook de financiële administratie online? Probeer nu gratis Unit4 Multivers Accounting Online. Kijk voor meer informatie en aanmelden op unit4.nl/proefaccount-accounting
Deze bijdrage verscheen eerder in het meinummer van E-NOVATION4U, het innovatieplatform van Unit4 Accountancy)
Probeer Unit4 Multivers Accounting Online gratis
Kijk voor meer informatie op www.unit4.nl/proefaccount-accounting
Geef een antwoord