24 uur per dag, 7 dagen in de week inzicht in de financiële situatie van de klant, zodat je hem/haar op elk moment kunt laten zien hoe hij er financieel voorstaat. Zo heeft elke klant de zekerheid dat jij als accountant continue meekijkt en onregelmatigheden of kansen signaleert. Klinkt geweldig, toch? Dat zijn pas mooie voorbeelden van ‘gouden data’. Wat je echter niet uit het oog moet verliezen, is dat de waarde van het inzicht wel in verhouding moet zijn met de moeite die je moet doen om dit inzicht te verkrijgen. Waar staat de benodigde data opgeslagen? Is de databron wel 24/7 up-to-date? Hoeveel moeite kost het om het bij elkaar te krijgen en na te gaan of het correct is. En hoe lastig of eenvoudig is het om er uiteindelijk chocola – of liever gezegd, goud – van te maken?
Hoe 24/7 is jouw data?
In de praktijk weten we vaak niet welke data we tot onze beschikking hebben, laat staan dat we een idee hebben hoe deze relevant zou kunnen zijn. Als je 24/7 inzicht wilt geven aan je klant dan betekent dat, dat je moet kunnen beschikken over data die 24/7 up-to-date is. Maar hoe reëel is dat? Door de vlucht die digitalisering heeft genomen, is veel data digitaal beschikbaar en up-to-date, omdat het realtime wordt verwerkt. Neem bijvoorbeeld bankafschriften. Daar komt tegenwoordig geen hand meer aan te pas en gaat dus ook geen tijd mee verloren, mits de betalingen en ontvangsten automatisch te herleiden zijn tot de juiste medewerker, debiteur, crediteur of opbrengst- of kostensoorten. En als je factureert vanuit je financiële applicatie, staan je omzet en de ontvangen bedragen ook direct goed. Maar hoe ga je als kantoor om met het registreren van contante inkopen of inkoopfacturen? Maak je al gebruik van de mogelijkheid van scannen en herkennen van bonnetjes en facturen en met welke regelmaat verwerk je dit?
Appels met appels vergelijken
Een andere voorwaarden voor waardevol 24/7 inzicht is dat je voor het verkrijgen van goede inzichten appels met appels wilt kunnen vergelijken. Om data goed naast elkaar te kunnen leggen, moet je naar standaarden toe. Hoe classificeer je dingen? Hoe kun je hierbij gebruik maken van RGS (Referentie Grootboek Schema)* waarbij de grote diversiteit aan rekeningschema’s wordt teruggebracht naar een gelijke, herkenbare classificatie? Of zou je op basis van beschikbare data een voorzet kunnen krijgen vanuit de gebruikte softwareoplossing hoe je kosten kunt specificeren op basis van hoe anderen dit doen?
* Let op: RGS is niet meer dan dat, een (referentie)code om de diversiteit aan rekeningschema’s te vertalen naar de juiste balans- en winst-en-verliesposten. Het zegt niets over de kwaliteit van je boekhouding, hoe up-to-date deze is en of je deze goed hebt ingericht. Dus wat is dan de betekenis van een ‘RGS-ready-certificaat’ waar sommige partijen zo’n grote ophef over maken? Maar dat is materiaal voor een ander blog.
Wat levert data omzetten naar goud op
Stel dat je – tegen een reële inspanning – kunt voldoen aan bovenstaande voorwaarden, wil je dan eigenlijk wel 24/7 bezig zijn met het bekijken en analyseren van data? Heb je daar echt zin in en kun je hier in de waan van de dag tijd voor vrijmaken? Gaat je klant door dit soort adviezen blijer met je zijn (en meer geld bij je besteden) of zitten ze hier helemaal niet op te wachten? Wat is nut en noodzaak: data omzetten in goud moet je niet doen omdat het kan, maar omdat het er toe doet.
En als ik je dan toch wat zaken ter overweging meegeef, dan is dit misschien ook een leuke. Wat zou het voor jouw kantoor betekenen als je met jullie eigen data aan de slag gaat? Dat je inzicht krijgt in de performance van je kantoor en waar de mogelijkheden tot verbetering liggen. Ten slot van rekening is het kind van de dokter meestal ziek – dus ook voor jouw kantoor zou het wel eens heel eenvoudig kunnen zijn om een aantal verbeteringen in eigen processen en administratie door te voeren die onderaan de streep een groot verschil kunnen maken.
Roos Timmermans is Strategisch Adviseur Accountancy bij Unit4 Bedrijfssoftware
Geef een reactie