Voor arbeidsovereenkomsten geldt in Nederland in beginsel geen algemeen vereiste dat een specifieke vorm van ondertekenen wordt gebruikt. Een elektronische handtekening is dus toegestaan. Dat betekent echter niet dat iedere manier van digitaal ondertekenen dezelfde mate van zekerheid biedt. Juist wanneer discussie ontstaat over de identiteit van de ondertekenaar, de inhoud van de overeenkomst of de wijze waarop deze tot stand is gekomen, kan het verschil tussen ondertekenmethoden relevant worden.
De handtekening is slechts een onderdeel
Bij digitaal ondertekenen ligt de nadruk vaak op de handtekening zelf. Vanuit bewijsrechtelijk oogpunt is het proces daaromheen minstens zo belangrijk.
Denk bijvoorbeeld aan vragen als:
- Is voldoende vastgesteld wie het document heeft ondertekend?
- Kan worden aangetoond welke versie van het document is aangeboden?
- Is vast te stellen dat het document na ondertekening niet meer is gewijzigd?
- Zijn alle relevante bijlagen onderdeel geweest van hetzelfde proces?
Wanneer hierover later twijfel ontstaat, bepaalt juist deze informatie vaak de kracht van het dossier.
Ook de bijlagen verdienen aandacht
Een arbeidsovereenkomst staat zelden op zichzelf. Vaak wordt verwezen naar een personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenreglement, leaseautoregeling, geheimhoudingsbeding of andere aanvullende documenten.
Wanneer dergelijke documenten los worden verstuurd of op een later moment beschikbaar worden gesteld, kan discussie ontstaan over de vraag welke versie daadwerkelijk van toepassing was. Door alle relevante documenten binnen hetzelfde ondertekenproces aan te bieden, ontstaat een vollediger en beter aantoonbaar dossier.
Kies bewust het betrouwbaarheidsniveau
De eIDAS-verordening onderscheidt drie soorten elektronische handtekeningen: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Welke methode het meest geschikt is, hangt af van de situatie, het gewenste betrouwbaarheidsniveau en eventuele wettelijke vereisten. Daarbij geldt niet alleen de vraag of een elektronische handtekening juridisch is toegestaan, maar ook hoe sterk de bewijspositie is wanneer later discussie ontstaat.
Voor de arbeidsovereenkomst zelf schrijft de wet in de meeste gevallen geen specifiek type elektronische handtekening voor. Wel kunnen onderdelen van de arbeidsovereenkomst of daarmee samenhangende verplichtingen aanvullende aandacht vragen. Denk bijvoorbeeld aan bedingen waarvoor een schriftelijkheidsvereiste geldt of aan de verplichte arbeidsvoorwaardeninformatie die de werkgever aan de werknemer moet verstrekken.
Ook artikel 7:655 BW stelt voorwaarden (bijv. gekwalificeerde handtekening) aan de wijze waarop verplichte arbeidsvoorwaardeninformatie elektronisch aan werknemers wordt verstrekt. Het is daarom verstandig om niet alleen naar de arbeidsovereenkomst zelf te kijken, maar naar het volledige proces waarin documenten worden aangeboden, ondertekend en opgeslagen.
Bij een arbeidsconflict
Een eenvoudige elektronische handtekening kan in bepaalde situaties volstaan, maar biedt doorgaans minder zekerheid over identiteit, instemming en documentintegriteit dan een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Juist bij een arbeidsconflict kan dat verschil relevant worden, omdat de werkgever moet kunnen aantonen wie heeft getekend, waarmee is ingestemd en welke versie van het document is vastgelegd.
Een onderwerp dat accountantskantoren raakt
Voor accountantskantoren raakt dit onderwerp aan meer dan alleen HR. Zij adviseren ondernemers regelmatig over procesinrichting, interne beheersing en compliance. Daarbij speelt dus niet alleen de vraag of een document digitaal kan worden ondertekend, maar ook of het gekozen proces voldoende zekerheid en bewijs oplevert.
Een goed ingericht ondertekenproces bestaat daarom uit meer dan een digitale handtekening alleen. Ook identiteitscontrole, een controleerbare audittrail, het gezamenlijk aanbieden van contract en bijlagen en een zorgvuldige archivering dragen bij aan een dossier dat niet alleen efficiënter is opgebouwd, maar ook beter bestand is tegen juridische discussie.
Lees de complete uitleg over het ondertekenen van arbeidscontracten
Geef een reactie