Pensioenkwesties of pensioenconflicten lenen zich bij uitstek voor zakelijke mediation. Vaak is er sprake van zowel een complex vraagstuk als van een veel-partijen-conflict. Procederen levert dan wel een (deel)uitkomst op, maar vaak geen oplossing. In deze blog geef ik een voorbeeld van de aanpak en werking van pensioenmediation.
Een pensioenconflict of -kwestie is in de praktijk af en toe niet eens zo heel complex. Desondanks lukt het partijen ook in zulke gevallen dan soms evengoed niet om er – met elkaar – uit te komen. De volgende casus (uit 2019) laat zien wat er tijdens een pensioenmediation gebeurt.
Binnenkomst
Bij binnenkomst zijn de directeur van een onderneming en zijn financieel adviseur al druk met elkaar aan het kibbelen. Ze hebben me gevraagd om te bemiddelen. Na een kort rondje en wat uitleg vraag ik wat partijen zo verdeeld houdt. Het blijkt te gaan om de uitvoering van de pensioenregeling.
Kern van de kwestie
De werkgever is al ruim 20 jaar klant bij het adviesbureau van zijn financieel adviseur. Alle verzekeringen zijn er ondergebracht: zowel de schadeverzekeringen als de pensioenregeling.
Het vaste aanspreekpunt op de pensioenafdeling is enkele jaren geleden vertrokken. Vanaf dat moment is het ‘kommer en kwel’ aldus de directeur. ‘Chaos, een bende’. ‘Nu sla je echt door Wim’, geeft de financieel adviseur aan. ‘Ja, er gaan dingen mis, maar dat is overal. Je moet eerlijk zijn, jullie leveren het ook niet altijd goed aan’. Partijen kibbelen rustig met elkaar verder. Ik laat hen ook maar even begaan. Hun taalgebruik en transactionele gedrag leveren mij veel informatie op.
Waar drukt de kwestie zich in uit?
Het blijkt dat de contacten met de ‘afdeling schadeverzekeringen’ nog steeds prima verlopen. Wel blijkt dat er feitelijk een kundig contact ontbreekt op de pensioenafdeling, sinds het vaste aanspreekpunt daar vertrok. Eigenlijk hebben beide partijen geen idee of de pensioenregeling goed wordt uitgevoerd. De directeur meent sowieso van niet. De financieel adviseur denkt dat het hooguit om details gaat, maar weet het ook niet helemaal zeker. Het conflict is uitgemond in de nota voor verrichte werkzaamheden, die de directeur van het bedrijf niet wil betalen. Het bestreden bedrag bedraagt inmiddels een slordige € 20.000. De meeste zakelijke mediations gaan niet (primair) over geld, maar drukken zich daar wel vaak in uit.
Objectiveren
Ik vraag of het een idee is om de regeling door een externe partij in kaart te laten brengen. Feitelijk gaat het om een premiecontrole. Immers, alles waaraan iets niet goed is (salaris, parttimepercentage, datum in en uit dienst, etc.), komt tenslotte tot uitdrukking in de premie. Zo gezegd, zo gedaan. Een onafhankelijke en kundige adviseur heeft de afgelopen 3 jaren volledig nagerekend en vergeleken met de premienota’s. Op een totale premielast van € 150.000 per jaar, blijkt een bedrag van € 45.000 aan onjuiste premies te zijn berekend over een periode van 3 jaren. Deels te veel, deels te weinig. Per saldo heeft de onderneming iets minder dan € 30.000 te veel pensioenpremie betaald.
Geconstateerde fouten
Sommige maandsalarissen zijn maal 12 genomen, andere weer maal 12,96. Ook zijn er salarissen opgegeven op basis van een fulltime dienstverband bij parttimers en soms is het parttime salaris al uitgerekend, zonder dat dit voor de verwerker duidelijk is. Ook kloppen hierdoor de salarisplafonds niet altijd. Verder blijken enkele data van in- en uitdiensttreding niet juist te zijn en is er soms uitgegaan van een verkeerde staffeltrede. Ook de eigen bijdragen blijken niet juist te zijn berekend. Wat juist is, blijkt overigens ‘eenvoudigweg’ uit de pensioenovereenkomst. Partijen hebben die bij de uitvoering blijkbaar onvoldoende geraadpleegd.
‘Toen Gerrit (vertrokken medewerker van het financieel adviesbureau) er zat, gebeurde dit niet’, zegt Wim. ‘Nee, dat klopt’, erkent Kees, als we in een opvolgend gesprek zitten. ‘Die kwam eenmaal per jaar langs, zat de hele ochtend met jullie PZ-dame. Die aanpak hield hij erop na bij alle klanten. We vroegen ons toen af waarom dat toch allemaal zo lang moest duren, die besprekingen. Niemand begreep dat, maar de klanten liepen met hem weg én er waren eigenlijk nooit klachten of fouten’. De mannen kijken elkaar een beetje beteuterd aan.
Waar begin je?
Ik vraag waar ze het nu eerst over willen hebben: het verleden of de toekomst? Wim doet een voorstel: ‘Moeten wij dit niet zelf doen, Kees? We laten het onze medewerkers voorbereiden. Ik weet bijna alle salarissen en parttimepercentages uit mijn hoofd. Zo groot zijn we hier nu ook weer niet. Eens per jaar, in december of januari, lopen we elke regel één keer na. Dan weten we zeker dat het klopt’. ‘Zullen we dan direct jaarlijks door de schadeportefeuille lopen? Dat roepen we ook al jaren, maar het blijft hap-snap’ vult Kees aan. Ook de verschillen per saldo over het verleden lossen zich daarna snel op. Door hier te beginnen met de toekomst, bleek het verleden ineens net iets minder belangrijk. Die vlieger gaat zeker niet altijd op.
Waar gaat deze mediation nu eigenlijk over?
U vraagt zich wellicht af: waar gaat deze mediation nu eigenlijk over? Dit kunnen die twee mannen toch zelf ook wel bedenken? Het antwoord is eenvoudig. Dat laatste lukt nu juist niet. Ja, het bedenken wel, maar het uitvoeren niet. Een eerdere poging van Wim om alles eens door een externe deskundige te laten doorrekenen, viel aanvankelijk helemaal verkeerd bij Kees. Hij voelde zich aangevallen. Die externe deskundige zou in zijn ogen alleen maar op zoek gaan naar ‘fouten’. Daar had Kees geen vertrouwen in. Door de focus te leggen op de toekomst, bleef Kees binnenboord. Ik kreeg als mediator het vertrouwen om de kwestie te objectiveren. Hoe? Onder andere door afspraken te maken over hoe er omgegaan zou worden met een ‘onwelgevallige’ uitkomst. Natuurlijk spelen de emoties daarna ook nog steeds mee, maar deze vallen nu wel op de ‘juiste’ plek.
Veel zaken zijn – tot op zekere hoogte – te objectiveren. De eerste stap is om onderscheid te maken tussen de zaak en de relatie (Harvard-benadering). Daarna kun je gezamenlijk de zaak objectiveren (zonder conclusies). De uitkomsten zijn de basis om na te denken over oplossingen voor de toekomst. Als dat lukt, is het verleden in de meeste gevallen niet meer het grootste obstakel. Een onderdeel van het objectiveren is het beginsel van ‘vreemde ogen dwingen’: het betreft hier mijn rol als mediator en de onafhankelijke rol van de deskundige.
Maar gevoelens en gedachten kun je niet objectiveren, toch?
Harde getallen zijn natuurlijk eenvoudiger te objectiveren, maar bij veel zaken kan dat niet, zult u denken. Dat is niet helemaal waar. Soms is dat lastiger, zeker, maar niet onmogelijk. Technieken als RET, socratisch uitvragen, NLP-metaprogramma, Tegendelen van Jung, etc. kunnen prima worden ingezet om ook gevoelens en gedachten te objectiveren. Pas daarna komen veelal de oplossingen weer in beeld. In de fase daarvoor staan emoties, ego’s, vastdenken en belemmerende overtuigingen de oplossingen veelal nog in de weg. Objectiveer, zonder daar direct een waardeoordeel en/of conclusie aan te koppelen.
Tot slot
De oplossing in deze kwestie is helemaal niet spectaculair. In deze zaak was objectiveren een heel bewuste interventietechniek. Daarvoor is vertrouwen nodig. Informatie wordt dan veilig gedeeld en onwelgevallige uitkomsten voor een van de partijen worden niet direct als schietschijf ingezet. Juist voor dat laatste punt is soms een derde nodig. De oplossingen van partijen zelf waren echt niet minder goed, alleen bleken deze niet bij elkaar te komen. De ego’s en het financiële belang stonden dat nog even niet toe.
drs. Servaas M.M. Vrijburg, algemeen directeur Fiscount | zakelijk mediator
Geef een reactie