Hoe heb jij de werkdruk van de afgelopen btw-maand ervaren? 70% van de accountants geeft aan te veel werkdruk te ervaren tijdens de btw-maand. Dat is behoorlijk veel. Tijd dus om de volgende btw-maand de baas te zijn. Deze 5 tips gaan je helpen.
1. Steek de koppen van het personeel bij elkaar
Last gehad van drukte in het eerste kwartaal? Evalueer samen met het team deze periode. Hoe gaan we er samen voor zorgen dat dit de volgende btw-maand beter verloopt? Werken we wel efficiënt? Gaan we allemaal op de juiste manier om met de software? Hoe is de taakverdeling? Misschien is de een snel en zorgvuldig in het inboeken en is de ander juist snel en goed in het afletteren. Kies er dan voor om de taken anders te verdelen. Zeker als medewerkers doen waar ze goed in zijn, gaat dit het team een hoop tijd besparen in de volgende btw-maand.
2. Zoek de samenwerking op met vakspecialisten
Ondanks dat in de btw-maand de btw-aangifte, ob-belasting en de standaard werkzaamheden worden verricht, blijven klanten komen met specifieke vragen. Bijvoorbeeld een ondernemer wil graag een ander bedrijf overnemen. Wat zijn dan de financiële consequenties? En is dat andere bedrijf wel financieel gezond? Dit vraagt om uitzoekwerk. En zeker als je hier (nog) niet helemaal thuis in bent, neemt dit een groot deel van je tijd in beslag. In zo’n geval is het handig dat je de samenwerking opzoekt met een specialist. Het ontlast jou en je team enorm, want het scheelt een hoop uitzoekwerk. Hiermee voorkom je dat de dagelijkse werkzaamheden tijdens de btw-maand zich blijven opstapelen. En vergeet niet. Je maakt je klant en je relatie hier ook blij mee. De ondernemer voelt zich goed geholpen, de specialist is blij met extra werk en jij hebt een tevreden klant. Win-win-win.
3. Innoveer op korte termijn
Bij IT-innovaties denk je misschien aan tijdrovende en ingrijpende trajecten. Maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Er zijn al een hoop kleine dingen die je met software kan tweaken. En die op korte termijn resultaat opleveren. Denk aan de bankkoppeling. Deze koppeling staat in 10 minuten. Of een handige scan-app, waarmee klanten eenvoudig een foto maken van een bonnetje en insturen. Kortom, niet iedere innovatie is een langdurig IT-traject. Kijk wat er wel mogelijk is. Zo maak je het boekhouden in de volgende btw-maand een stuk makkelijker.
4. Communicatie de basis voor een goede samenwerking
Heb jij al eens met de klant besproken hoe hij zijn documenten aanlevert? Of ben je zelf zo proactief om achter ontbrekende stukken aan te rennen? We begrijpen dat de eerste vraag een lastige kan zijn. Maar wel een belangrijke. Ga maar na ontbreekt er een factuur, of levert de klant zijn/haar administratie niet tijdig aan, dan moet je de klant mailen en bellen. Voordat je de (ontbrekende) stukken hebt, ben je een paar uur of soms wel dagen verder. Een tijdrovende klus. De inzet van marketing-communicatiemiddelen gaan je hierbij helpen. Denk aan een standaard mail, handige how-to-videos of handleiding. Via deze kanalen faciliteer je de ondernemer om het aanleveren van zijn administratie makkelijker te maken. Begin bijvoorbeeld eens met herhaaldelijke mail. Een mooi geheugensteuntje voor de ondernemer om op tijd zijn administratie op te sturen. Zo een mail maakt de klant opnieuw bewust van het tussentijds en snel aanleveren van de administratie. Zo sta je niet voor onverwachte verrassingen aan het einde van de btw-maand.
5. Tussentijdse cijfers en controle
Werk jij al met begrotingen? Om te zien of alles klopt? In lijn met de verwachtingen van de klant zijn actuele cijfers nodig. Je kunt dan per maand bijsturen. Zijn je cijfers niet up-to-date? Dan biedt een begroting weinig houvast. Toch loont het om ook in deze situatie met begrotingen te werken. Je creëert een behoefte bij de ondernemer. Hij ziet bijvoorbeeld dat hij meer inzicht kan krijgen in de liquiditeit van de onderneming. Maar het beeld is vertekend, want de cijfers zijn niet compleet. Samen met de ondernemer bespreek je hoe je een actueel en volledig beeld geeft. Daarbij spreek je af dat de ondernemer zijn documenten tijdig aanlevert. Op die manier helpt realtime inzicht je ook bij het verkrijgen van de juiste data.
Actie op lange termijn
Dit zijn nog maar tips die je op korte termijn in kan zetten. Natuurlijk willen we voor eens en altijd korte metten maken met ‘piekdrukte’. Zeker als je weet waarom. In ons e-book: De btw-maand de baas. Weg met de piekdrukte. Lees je meer over:
- Waarom (geautomatiseerde) kantoren last hebben van piekdrukte?
- Hoe jij de baas gaat zijn over de btw-maand?
- Waarom het zo belangrijk is om piekdrukte terug te dringen?
Bron: Nooit meer werkdruk voor accountants. Iedere btw-maand (dizzydata.nl)
Download het e-book via onderstaande button.
Geef een reactie