Een hoge werkdruk is bij accountants- en administratiekantoren vandaag de dag eerder regel dan uitzondering. Als werkdruk structureel is, heeft dat nadelige effecten op de sfeer binnen het kantoor en de kwaliteit van het werk. Gelukkig zijn er veel manieren om de werkdruk te verlagen. In dit blog geven we je een aantal tips.
1. Wees kritisch op het aannemen van klanten en medewerkers
Natuurlijk, elke nieuwe klant betekent business en groei voor je kantoor. En elke nieuwe medewerker is in deze tijd van harte welkom. Toch is het verstandig om in beide gevallen goed te kijken naar wie je in huis haalt. Want als een klant of collega niet past bij de cultuur en werkwijze van jouw kantoor, dan schiet je er weinig mee op. Dan nemen de irritaties en werkdruk alleen maar toe.
Die nieuwe kracht die net niet de goede opleiding of capaciteit meebrengt, wordt een blok aan het been van zijn of haar collega’s. En die nieuwe klant die nooit op tijd z’n spullen aanlevert, werkt op de zenuwen van de medewerker die ervoor actief is.
Kijk dus niet alleen naar zaken als potentiële omzet of een mooi CV. Kijk of er chemistry is. Het gevoel dat je bij elkaar past, elkaar aanvult en plezierig kunt samenwerken.
AdminPulse klant Ellen Schmit van Accountantskantoor ORF zegt daarover: ‘Als je sneller en slimmer wilt gaan werken, heb je daar ook je klanten voor nodig. Als er klanten zijn die steevast te laat aanleveren, die onbeleefd zijn als je hen daaraan herinnert of als je merkt dat ze toch niets doen met jouw advies, neem dan afscheid van ze. Zeker als ze ook nog eens slechte betalers zijn.’
2. Nine to five, or eight to eight?
‘Geen 9 tot 5 mentaliteit’, lees je weleens in vacatureteksten. Natuurlijk, ambitie en plichtsbesef uiten zich weleens in een dag, avond of weekend doorhalen. De realiteit bij veel kantoren is dat er dagelijks wordt gebuffeld, van vroeg in de ochtend tot halverwege de avond, om alle deadlines te halen. Zie overwerk als uitzondering. En compenseer drukke periodes bijvoorbeeld met een leuk uitje voor het hele team, of een fijn cadeau voor elke medewerker.
Anour El Kadi, eigenaar van Efficial Boekhouding & Consultancy wist met AdminPulse weer terug te gaan naar een 40-urige werkweek in plaats van in de avonduren thuis nog door te werken. Hij zegt daarover: ‘Voorheen werkte ik thuis nog door, stond alles op verschillende plekken genoteerd en gebruikte ik losse spreadsheets. Met de komst van AdminPulse werd dat anders. Mijn werkprocessen weet ik strak te managen. Zo heb ik inzicht in mijn werkvoorraad, to do’s en deadlines. Ook wist ik per maand 5 uur aan tijd te besparen op mijn facturatie. Dat creëert overzicht en rust.’
3. Pak de bottlenecks aan
Hoe de werkdruk ontstaat kan per kantoor verschillen. Begin daarom met een inventarisatie onder jouw medewerkers. Waar zitten de bottlenecks? Waar stoort men zich het meeste aan? Welke periodes van het jaar zijn het zwaarst? Als je dit weet kun je een strategie voor de korte en langere termijn ontwikkelen. Wellicht is er een betere planning nodig. Misschien ontbreekt de juiste expertise en ervaring. Maar er kunnen ook emotionele zaken spelen, zoals een gebrek aan waardering of collegialiteit.
4. Tooling
Sommige zaken zijn met technische tools te verhelpen. Denk aan compliant zijn met alle wet- en regelgeving in de markt, timemanagement en tijdregistratie, dataopslag, procesmanagement, documentbeheer en Wwft-monitoring. Des te meer klanten je krijgt, des te complexer alles wordt. Het zijn stuk voor stuk werkdruk verhogende factoren. Tenzij je kiest voor slimme tooling zoals AdminPulse, waarmee je werkdrukverhogende factoren terugdringt.
Met de practicemanagement oplossing van AdminPulse manage je namelijk interne processen en workflows eenvoudig in de cloud, zodat je meer rust en ruimte binnen het kantoor creëert. Denk aan de Wwft-klantaccepatieprocedure, het uitvoeren van toekomstige taken én facturen standaard verzenden aan de hand van de door jou opgestelde facturatieschema’s
Ellen Schmit zegt hierover: ‘We hebben te maken met een war on talent en helaas is er weinig nieuwe instroom vanuit de opleidingen. Om toch al het werk aan te kunnen, hebben we geïnvesteerd in digitale tools waaronder AdminPulse. Veel taken gaan nu automatisch. Omdat onze klanten in hetzelfde systeem werken als wij, scheelt hen dat veel tijd. Laatst zei een klant dat hij nu nog maar 3 uur per week aan administratie kwijt is, terwijl dat voorheen een dag per week was.’
5. Doe het samen
Een hoge werkdruk is iets dat het hele kantoor aangaat. Daarom is de beste aanpak om samen te zoeken naar oplossingen. Onderzoek in teamsessies en individuele gesprekken met medewerkers hoe de werkdruk wordt beleefd. Daardoor worden de oorzaken helder. Plan vervolgens een brainstorm om te zoeken naar manieren om de werkdruk te verlagen. Door zo’n gezamenlijke aanpak voelen medewerkers zich gehoord en dat haalt vaak al veel druk van de ketel. Gezamenlijk ontwikkelde oplossingen hebben bovendien een grotere kans van slagen dan een top-down aanpak, dat blijkt telkens weer uit onderzoeken op het gebied van organisatieontwikkeling en bedrijfscultuur. Kijk maar eens naar deze TED Talk van Derek Sivers over hoe je een beweging begint.
Download direct
Het ontstaan van de werkdruk is per kantoor verschillend. Daarom is het zaak om eerst te onderzoeken wat binnen jouw kantoor de oorzaak is. Om je hierbij te helpen hebben we een handige checklist: de werkdruk verdrijven ontwikkeld. Daarmee kun je binnen jouw accountants- of administratiekantoor echt iets doen aan de werkdruk. Download de checklist via onderstaande afbeelding.
Geef een reactie