Factuurverwerking automatiseren een zware opgave voor de mkb-accountant? Onzin, vinden partner Martin Boogaard en IT-manager Jan-Anton Houweling van KIBO Accountants en gebruiker van Zenvoices. “Als je er nu extra tijd aan besteedt, profiteren je klanten op de lange termijn.”
KIBO, gevestigd in Middelharnis, is in twaalf jaar uitgegroeid tot een kantoor met dertig medewerkers. Maar de focus op de klant is al die tijd centraal blijven staan, juist door de eigen processen efficiënt te organiseren, zegt Boogaard. “Er wordt veel gekeken naar de grootste kantoren in de markt, maar het mkb – en dus ook de mkb-accountant – vormt eigenlijk de motor van de economie. Daar vind je de echte ondernemers.”
En ondernemen is elke dag kijken wat er beter en slimmer kan. “Wij zoeken altijd hoe we meer rendement uit een klant kunnen halen door de administratie en jaarrekening efficiënter te verwerken. Onderaan de streep gaat het erom wat je verdient en ik vind zorgen voor je eigen rendement helemaal geen vies woord. Het zit soms in heel simpele dingen, zoals een duidelijk beleid en zorgen voor eenduidigheid. Wij zeggen: dit is hoe wij ons werk doen en we maken geen uitzonderingen. Pas je daar niet in als werknemer of klant, dan nemen we gewoon afscheid van elkaar.”
Even een knipoog
Klanten die overstappen naar KIBO zijn volgens Boogaard blij met de maandelijkse rapportages en het intensieve contact met relatiebeheerders. “Alles draait om aandacht. Ik gebruik altijd het voorbeeld van de kroeg: als ik daar binnenkom en de eigenaar steekt zijn hand naar me op, dan heb ik een goede avond. Even een knipoog dat iemand je heeft gezien, dat wordt gewaardeerd. Die aandacht willen wij ook geven aan onze klanten, of het nu een zzp’er is of een bedrijf met zestig mensen personeel.” Naast aandacht heeft KIBO duidelijkheid hoog in het vaandel staan. En dat komt onder meer doordat er twee eigenaren aan het roer staan, zegt Boogaard. “Gezamenlijk bepalen we het beleid en nemen we beslissingen. De uitvoering ligt bij mij. Daardoor is het helder wat we doen en welke koers we varen. Daarover hoeven geen dertig aandeelhouders een mening te geven; wij nemen een besluit in een vergadering van een kwartier. Maar je moet wel snappen wat de klant wil. Die hoeft geen uitleg over hoe het precies in elkaar zit, maar zit meer op advies te wachten. Van de week heb ik een klant geadviseerd te stoppen, want het is geen ondernemer. Die klant was achteraf blij met het gesprek. Ik wil zelf als ondernemer ook horen wat ik niet goed doe.”
“Kies voor standaardisering en dus zo weinig mogelijk uitzonderingen” – Jan-Anton Houweling
Standaardisering
Tijd voor de klant maak je vrij door te standaardiseren en te automatiseren. Die focus speelt ook bij de factuurverwerking. Eind vorig jaar stapte KIBO voor de geautomatiseerde factuurverwerking over op Zenvoices. Dat heeft het kantoor binnen een half jaar al veel voordelen opgeleverd, zegt Houweling. Hij heeft onder meer de taak doorlopend in de gaten te houden hoe de factuurverwerking beter en slimmer kan: “Zo kunnen wij onze focus richten op de klant en niet op de facturen. Kies voor standaardisering en dus zo weinig mogelijk uitzonderingen.”
Hogere automatiseringsgraad
Na een pilot stapte KIBO in één klap met ruim 600 administraties en 500 gebruikers over op Zenvoices. “We draaien er nu een half jaar mee en de geautomatiseerde verwerking is in die tijd verbeterd van 40 procent naar 65 procent. En ik verwacht dat we wel naar de 80 procent kunnen groeien. Voor ons is Zenvoices dé partner, omdat zij daadwerkelijk vooroplopen als het gaat om automatische factuurverwerking. Daarnaast denken ze ook heel prettig mee over de wensen die we hebben; die worden nog sneller gerealiseerd dan we dachten. Wij wilden bijvoorbeeld op omgevingsniveau automatiseren: je hoeft de automatiseringsregels dan niet steeds individueel in elke administratie in te richten, maar eenmalig snel en eenvoudig over meerdere of alle administraties. Dat scheelt met ruim 600 administraties veel werk”, geeft Houweling aan.
Er is veel mogelijk binnen Zenvoices, ervaart KIBO. “Zo zijn er een groot aantal condities in te stellen voor de automatiseringsregels. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk facturen en bonnetjes automatisch toe te wijzen aan de juiste relatie of boekingswijze op basis van herkende tekst in het document. De vele voorwaarden die mogelijk zijn, dragen ook bij aan een hoge kwaliteit van de boekhouding.”
Zelflerend
Een ander voordeel is het zelflerende element van Zenvoices, zegt Houweling. “Als je bijvoorbeeld drie keer een goedkeuring geeft op een factuurnummer waar de software bij hapert, dan is de kans groot dat het de vierde keer wel automatisch wordt herkend. Daarnaast zien we steeds meer UBL-facturen, die zijn natuurlijk volledig te herkennen.” Hij geeft aan dat er continu wordt gewerkt aan verdere verbeteringen in de software. “Zo verwachten we later dit jaar te kunnen werken met regelherkenning, zodat je op regelniveau kunt aangeven op welke grootboekrekening een factuurregel thuishoort.”
“De klant hoeft geen uitleg over hoe het in elkaar zit, maar zit op advies te wachten” – Martin Boogaard
De factuurverwerking kan soms ook leiden tot klantadviezen, vult Boogaard aan. “Voorheen kregen we van een klant bonnetjes van diverse tankmaatschappijen binnen. Dat was voor ons reden met de ondernemer te gaan praten en voor te stellen een mkb-brandstofpas te nemen bij de plaatselijke brandstofleverancier. Dat zorgt weer voor een efficiëntere administratie, want dat is makkelijker te verwerken dan een verfrommeld tankbonnetje. Dat scheelt ons werk en de klant kosten. Zo voed je je klant op.”
Geen verloren tijd
En ook medewerkers moet je soms opvoeden als je toewerkt naar een gestroomlijnde organisatie, zegt Boogaard tot slot: “Soms zegt iemand: ach, ik boek die factuur wel even handmatig. Maar bij ons mag dat niet. Wij kijken dan waar het misgaat in de automatisering, zodat het direct kan worden opgelost. Dat kost nu even tijd, maar levert op termijn voordeel op.” En dat is de kern van slim werken, aldus Boogaard: “Als je tijd steekt in automatisering levert het altijd wat op. Dat hoef je maar één keer te doen en als je het goed doet, profiteren al jouw klanten ervan omdat alles dan ook voor hen goed is ingericht.”
Zenvoices biedt innovatieve softwareoplossingen voor accountants, boekhouders en mkb’s om het proces van inkomende factuur tot aan boeking volledig te automatiseren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van nauwkeurige factuurherkenning en zelflerende software. Er is geen lange of dure implementatie nodig, je kunt direct zelf koppelen. Zenvoices beschikt over een ISO 9001- (kwaliteitsmanagement) en ISO 27001-certificering (informatiebeveiliging).
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie