Bij het accountantskantoor Kreston Van Herwijnen wordt momenteel hard gewerkt om de interne werkprocessen te digitaliseren. Zo kwam er een paar jaar geleden een nieuw CRM-systeem en werkt het kantoor sinds een jaar met een digitale compliance-applicatie. Kan deze software concurreren met traditionele administratieve oplossingen zoals Word en Excel? En vooral: zorgt hij voor de gewilde tijdsbesparing?
Kreston Van Herwijnen is een fullservice advies- en accountantskantoor dat zich onder meer inzet voor klanten in het MKB en in de logistieke en culturele sector. Omdat ze zowel nationale als internationale klanten bedienen, sloot Van Herwijnen zich negen jaar geleden aan bij het internationale netwerk Kreston. Kenny van Oort, partner bij Kreston Van Herwijnen, was destijds als accountant al verantwoordelijk voor de kwaliteit binnen de organisatie.
Kenny van Oort: ‘Met een programma zoals Excel ben je misschien flexibeler, maar het is veel lastiger aan te tonen dat je compliance in orde is en je maakt makkelijker fouten’
‘Als je internationaal opereert, is het belangrijk dat je voldoet aan een bepaalde kwaliteitsnorm. Zowel de wet- en regelgeving conform onze beroepsorganisatie, als de SRA, waar we lid van zijn, vraagt dit van je. Hiervoor hielden we lang onze compliance-administratie bij in Excel, maar dit had nadelen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar software die bijdraagt aan het overzicht op het compliant zijn als organisatie.’
CRM-koppeling
Na een marktverkenning kwam het accountantskantoor uit bij Dapas, gecertificeerd door de SRA, dat de onlineapplicatie ‘Dapas Compliance Manager’ ontwikkelde. Hiermee kan de accountant aan de hand van een digitale vragenlijst controleren of klanten voldoen aan de huidige wet- en regelgeving, zoals de Wwft. ‘Het is letterlijk plug-and-play, want binnen een half uur konden we aan de slag. We kregen een korte uitleg en online staan een aantal instructievideo’s, meer heb je eigenlijk niet nodig, omdat de vragenlijsten redelijk voor zich spreken. Heel fijn is de koppeling met ons CRM-systeem. Dit is handig omdat niet al onze medewerkers toegang hebben tot Dapas en ze op die manier wel inzicht hebben of een klant voldoet aan de wet. En andersom kunnen medewerkers niet zomaar klanten in Dapas zetten, dit kan weer alleen via ons CRM-systeem.’
Inzichtgevende diagrammen
Volgens van Oort geeft compliancesoftware veel overzicht. ‘Als eindverantwoordelijke krijg ik een dashboard te zien van ons volledige klantenbestand. Aan de hand van diagrammen heb ik direct inzicht in de risico’s. Hiermee heb ik veel grip op het proces en kan ik aantonen dat ik in control ben.’ Dat overzicht en die grip op het totaal miste hij bij Excel. ‘Met een programma zoals Excel ben je misschien flexibeler, maar het is veel lastiger aan te tonen dat je compliance in orde is en je maakt makkelijker fouten. Zo kan een medewerker de vragen van vorig jaar kopiëren en een belangrijke update van het nieuwe jaar vergeten mee te nemen. Bovendien kan je niet overal in Excel werken als het niet in de cloud is opgeslagen en is het makkelijker te manipuleren. Bij compliancesoftware word je als het ware gedwongen de vragenlijst in te vullen. Dit is soms een beetje irritant, maar het is uiteindelijk wel betrouwbaarder, omdat de uitkomst compliant is met de wetgeving en gegarandeerd juist is. En worden we gecontroleerd dan kan ik vertellen dat we SRA-gecertificeerde software gebruiken en kan ik meteen mijn administratie laten zien. Dit geeft veel mentale rust.’
Tijdsbesparing
Uiteindelijk scheelt een digitale applicatie, vergeleken met een lijst bijhouden in Word of Excel, veel tijd, meent Van Oort. ‘In onze branche komen we structureel handen tekort en is tijdswinst een groot goed. Natuurlijk kost het programma geld, maar het weegt wel op tegen de tijd die ik ermee bespaar, want het continueren kost maar een paar minuten tijd.’ Ook zijn de PEP- en UBO-check gekoppeld aan het programma. ‘We hebben een meldplicht als de UBO niet juist is. Eerder moesten we hiervoor informatie opvragen bij de Kamer van Koophandel of bij Company Info, maar nu wordt deze check in het systeem meegenomen, dus ook dat scheelt veel tijd.’
Risico-indicatoren
Nu Kreston Van Herwijnen de compliancesoftware van Dapas gebruikt, ontstaan er intern vaker discussies over risico-indicatoren en wetgeving. ‘Zo zijn er bedrijven die transacties uitvoeren in cryptocurrency. Vanuit Dapas is er een dynamische verwijzing naar actuele sanctielijsten en laatst hadden we een gesprek op de werkvloer in hoeverre deze transacties een risico vormen. Dit soort gesprekken hadden we bijna nooit toen we nog met Excel werkten, het is dus een bijvangst dat het programma tot dit bewustzijn leidt.’ Kan digitalisering het personeelstekort oplossen? Van Oort denkt dat het in elk geval een stukje eraan bijdraagt. ‘COVID-19 heeft ons laten zien dat online werken prima mogelijk is, ook wij werken steeds meer hybride en we zijn momenteel bezig onze IT-architectuur tegen het licht te houden. Want digitalisering lost misschien niet alle personeelskrapte op, maar het scheelt zeker tijd en creëert efficiency. En laten we wel wezen, niemand vindt compliance écht leuk. Het is vaak een moetje, maar als je het levendig maakt, gaan nut en noodzaak leven en dat scheelt minstens de helft.’
| Met de Dapas Compliance Manager garanderen wij u een super voordelige, efficiënte, praktische, overzichtelijke, eenvoudige en organisatiebrede oplossing voor uw compliancevraagstuk. Ongeacht de grootte van uw kantoor. Wet- en regelgeving geldt voor iedereen en is voor iedereen hetzelfde. |
Tekst: Claudia Pietryga
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie