De cloudoplossing voor de jaarrekening Visionplanner Compilation is een jaar geleden geïntroduceerd en wordt inmiddels gebruikt door 120 accountantskantoren. Tijd om aan Joris Joppe, RA en managing director van Visma | Visionplanner, te vragen wat de grote voordelen zijn. “Overstappen op cloudsoftware biedt bij uitstek ook de grotere kantoren veel meer efficiëntie en flexibiliteit.”
MLE en Visionplanner werken sinds eind 2020 samen en hebben de sterke punten van hun bestaande oplossingen gecombineerd in Compilation, wat resulteerde in een flexibele en schaalbare cloudoplossing. “Accountants kunnen hiermee hun volledige klantportfolio bedienen. De software is geschikt voor alle type jaarrekeningen en voor alle kantoren; van klein tot groot”, zegt Joris Joppe, RA en managing director van Visma | Visionplanner. “Compilation is ontstaan uit de ambitie dat je als accountant je volledige klantportfolio vanuit één oplossing voor de jaarrekening moet kunnen bedienen.”
Voor alle jaarrekeningen
Volgens Joppe heerst nog het misverstand dat de applicatie minder geschikt is voor kantoren met veel of grote klanten. “Terwijl we juist de flexibiliteit bieden die de grotere accountantskantoren wensen. Zij hebben vaak klanten van divers pluimage: bedrijven die de jaarrekening heel
belangrijk vinden en willen dat die zo uitgebreid mogelijk is, maar ook klanten die er helemaal niet zo veel belang aan hechten en die minder willen betalen voor de jaarrekening. In dat laatste geval wil je het liefst zo efficiënt mogelijk een jaarrekening maken. Beide bloedgroepen kun je met Compilation aanspreken.”
Bovendien biedt de applicatie flexibiliteit op het gebied van het werkproces. “Aan het eind van het boekjaar wordt de jaarrekening gemaakt aan de hand van de boekhouding. Meer traditioneel ingestelde kantoren gaan de boekhouding dan controleren en vervolgens een jaarrekening opstellen. Maar dat hoeft niet. Je kunt ook volstaan met enkele risico’s na te kijken die je in de boekhouding hebt geïdentificeerd: risicogericht samenstellen dus. De moderne accountant kan met Compilation op dat laatste punt prima uit de voeten, maar accountants die een volledig werkprogramma willen volgen, kunnen dat ook. Je kiest zelf welke aanpak je volgt.”
Overstappen op de cloud
Volgens Joppe zijn er nog nooit zoveel kantoren geweest die tegelijk wilden overstappen op andere boekhoud- en rapportagesoftware. “Dat komt omdat er inmiddels bij iedereen het besef is dat je van zogeheten on-premiseoplossingen wel een keer moet overstappen op cloudsoftware. Daarmee neem je afscheid van oude servers en ongemak.” Een bijkomend voordeel is dat informatiebeveiliging en de performance van het systeem een verantwoordelijkheid worden van de aanbieder, voegt Joppe toe. “Cybersecurity is iets voor specialisten en wij regelen dat bijvoorbeeld voor vijfduizend kantoren tegelijk. Dat kan doordat we onderdeel zijn van Visma. Daardoor profiteren we van het Visma Security Program dat hulpmiddelen ter beschikking stelt om software en data te beveiligen volgens de strengste veiligheidseisen. Wij kunnen dat dus efficiënter inrichten dan een accountantskantoor dat het zelf moet uitzoeken.” Overstappen op moderne applicaties die in de cloud draaien, is tot slot een goede manier om het vak voor jongeren aantrekkelijker maken. “Zij zijn gewend aan software die op die manier werkt.”
Met een schone lei beginnen
Overstappen op andere (cloud)software hoeft geen spannende exercitie te zijn, zegt Joppe. “Wij kunnen de cijfers converteren en hebben koppelingen met alle boekhoudpakketten die in Nederland gangbaar zijn. De historie blijft meestal bewaard in de oude applicatie.”
Joppe adviseert weer bij nul te beginnen als je overgaat op nieuwe jaarrekeningsoftware. “Het goede van een nieuwe applicatie is dat je met een schone lei kunt beginnen en opnieuw kunt nadenken over hoe je het werk doet en hoe je het efficiënter kunt inrichten. Als je werkt met een applicatie van 25 jaar oud, is het onvermijdelijk dat er in de tussentijd allerlei gewoontes zijn ingesleten die gaandeweg meer werk opleveren. Dus opnieuw beginnen met moderne software biedt een kans om opnieuw naar de tekentafel te gaan: wat is nodig voor mij en mijn klanten? Je kunt je werkproces gelijk efficiënt neerzetten. De migratie kunnen wij ondersteunen met trainingen en met conversie van data.”
Geen strikt proces
Over het werkproces gesproken: daarin is Compilation niet dwingend. “De workflow kan worden georganiseerd met een bepaalde standaard dossieropbouw, maar er is geen strikt voorgeschreven proces in de applicatie”, zegt Joppe. “Als je daaraan extra stappen wilt toevoegen, dan kan dat. Je kunt dus je eigen dossier en workflow vormgeven. Maar dat geldt dan wel centraal voor je hele kantoor, zodat iedereen op dezelfde manier werkt. Zo hou je je proces efficiënt.”
Werkprogramma’s toevoegen
Een ander voordeel van Compilation is dat er ruime mogelijkheden zijn om eigen vaktechnische content en tools op te nemen. “Denk aan standaardteksten die je in de jaarrekening wilt opnemen. Tijdens de coronacrisis was het bijvoorbeeld bij veel bedrijven nodig hierover een toelichting te schrijven. In Compilation kun je een standaardtoelichting zetten die altijd wordt opgenomen in jaarrekeningen, of die altijd beschikbaar is voor medewerkers om toe te voegen. “Zo kun je ook een bepaald werkprogramma inrichten voor ondernemingen die volgend jaar verplicht moeten gaan rapporteren over woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit, zodat iedereen dat op kantoor kan gaan gebruiken. “Alle relevante wet- en regelgeving en standaardteksten zijn overigens opgenomen in de applicatie. Eigenlijk is dat al een vaktechnisch bureau op zich.”
Kortom: Compilation biedt ook de grotere accountantskantoren veel kansen om tijd te besparen, waardoor er meer ruimte overblijft voor adviestaken. “Dat weten we uit ervaring, want met onze software worden jaarlijks inmiddels al meer dan 100.000 jaarrekeningen samengesteld”, zegt Joppe. “Wij kennen kantoren die per jaarrekening substantieel tijd besparen. Dat is erg welkom in een sector die zit te schreeuwen om meer personeel.”
Meer weten? Kijk op visionplanner.com
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/tag/av-top-50-2023/
Geef een reactie