Ondernemers in de handel en logistiek hebben altijd te maken met service op maat. Iedere klant heeft namelijk specifieke wensen. Een breed assortiment en de garantie op snelle levertijden is voor een groothandel niet meer per definitie de sleutel tot succes. Tegenwoordig moet een groothandel aan meer voldoen; je moet jezelf presenteren als een allround dienstverlener die de klant kan voorzien in advies op maat. Als groothandel moet je dus beschikken over actuele informatie om je klanten goed te kunnen adviseren en snel te kunnen bedienen. Maar wat heb je nodig van een ERP-systeem om als handelsonderneming een toegevoegde waarde te hebben?
Complete ERP-oplossing
Bij een handelsonderneming is een strakke organisatie noodzakelijk om de dagelijkse stroom van inkomende goederen, bestellingen en uitgaande zendingen te verwerken. Een snelle en betrouwbare levering van artikelen is natuurlijk een belangrijk aspect van jouw service als handelsondernemer. Inkomende goederen moeten daarom overzichtelijk in het magazijn worden opgeslagen om ze van daaruit zo snel mogelijk naar het juiste adres te verzenden. Kortom: voor handelsbedrijven is een complete ERP-oplossing een absolute must. Met een actueel inzicht in je verkoop, inkoop en voorraad, ben je namelijk in staat om bedrijfsprocessen beter in te richten en te beheren. De kracht zit hem erin dat je vanuit één ERP-systeem een goede inkoop-, verkoop- en voorraadadministratie kunt voeren, maar tegelijkertijd ook de financiële administratie.
Voorraadbeheer
Ik denk dat we het er over eens zijn dat de voorraad van je handelsonderneming van levensbelang is. Maar het beheer ervan is een behoorlijke uitdaging. Hoe zie je erop toe dat de juiste bestelling op de juiste dag op de juiste plaats is tegen de juiste prijs? Inzicht en actuele informatie zijn de sleutelwoorden. Een efficiënt voorraadbeheer geeft je een actueel overzicht van de goederen die op voorraad zijn en wat er besteld moet worden. Je hebt namelijk precies het juiste aantal goederen op het juiste moment nodig. Als er een teveel of een tekort ontstaat, bestaat het gevaar dat je verlies draait. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan door afschrijvingen, door het overschrijden van de houdbaarheidsdatum of door het verlies van klanten. Een actueel inzicht stelt je in staat om nog effectiever tegemoet te komen aan de vraag van je klanten!
Bij veel groothandels moeten verkopers aan de magazijnmedewerkers navragen of een product op voorraad is. Als zij te horen krijgen dat het artikel niet op voorraad is, hangen zij weer met de afdeling inkoop aan te telefoon om na te gaan wanneer de artikelen weer op voorraad zijn. Dat is niet efficiënt. (Magazijn)medewerkers moeten over de laatste informatie beschikken, pakbonnen afdrukken, levercorrecties aanbrengen, verzend- en artikeletiketten afdrukken, de transportwijze bepalen, zendingen klaarzetten en aanleveren bij de transporteurs. Realtime inzage in actuele voorraad per magazijn en in de soort locatie is dus cruciaal.
Automatisch besteladvies
Met een geautomatiseerd besteladvies, waarbij rekening wordt gehouden met een minimumvoorraad en levertijd, kan er efficiënt worden ingekocht. Als er onvoldoende voorraad dreigt te ontstaan bij het invoeren van verkooporders, kan er direct een besteladvies gegenereerd worden. Het besteladvies wordt gegenereerd bij de leverancier waar je normaliter de bestellingen plaatst, dus bij de zogenoemde voorkeursleverancier. Ben je het eens met het besteladvies, kun je met één druk op de knop de bestelling plaatsen bij je leverancier. Zo ben je als handelsondernemer in staat om zeer snel goederen te leveren vanuit meerdere magazijnen.
Seizoensartikelen
Verkoop je kerstartikelen? Dan wil je niet dat je voorraad met kerstartikelen in januari of februari nog wordt aangevuld. Er is natuurlijk niemand die rond die tijd nog kerstartikelen van je wil kopen. Het automatische besteladvies kan in dit geval rekening houden met seizoensartikelen en met de levertijd van deze seizoensartikelen. Dit houdt in dat het besteladvies er automatisch voor zorgt dat je voorraad met kerstartikelen aan het begin van het seizoen maximaal is. Tijdens het seizoen wordt de voorraad constant op peil gehouden en richting het einde van het seizoen neemt de voorraad langzaam af.
Serienummers (houdbaarheidsdatum/garantie)
Bedrijven die van bepaalde artikelen willen zien bij wie het werd ingekocht, aan wie het werd verkocht en wat het bijbehorende serienummer is, kunnen werken met serienummers. Dit is handig als je per artikel een verkoop- en inkoopgarantietermijn en een houdbaarheidsdatum wilt vastleggen. Maar denk ook aan klanten die een klacht hebben over een bepaald product. Met behulp van serienummers kun je snel terugvinden bij welke leverancier het product is ingekocht, zodat je bij deze leverancier navraag kan doen. Jij als verkoper van het product kan vervolgens de service verlenen door bijvoorbeeld een nieuw product naar je klant toe te sturen.
Meerdere magazijnen en locaties
Werk je met meerdere magazijnen of verschillende locaties, bijvoorbeeld bulk-, grijp-, ontvangst-, retour- en verkooplocaties? Dan is het aan te raden om met een ERP-oplossing te werken waarbij je zelf kunt bepalen uit welk magazijn de goederen moeten worden gehaald. Op die manier kun je werken met grijp- en bulklocaties. De grijplocaties zijn makkelijk bereikbaar en bevatten de voorraad van een artikel die gemiddeld nodig is. De bulklocaties worden gebruikt voor het resterende deel van de voorraad. Binnen het voorraadbeheersysteem worden automatisch transportopdrachten gemaakt om de grijpvoorraad aan te vullen vanuit de bulkvoorraad. Het systeem herkent ook direct welke voorraadlocatie aangesproken dient te worden aan de hand van de kenmerken van de bestelling.
Situatie
Je loopt met je klant door de showroom en hij wijst een aantal producten aan die hij graag wil aanschaffen. Jij als verkoper pakt je tablet of smartphone erbij en bestelt de producten vanuit de grijplocatie. Is er geen voorraad meer van dat product, dan spreekt het systeem automatisch de bulklocatie aan en wordt de bestelling alsnog geplaatst. Is er niet voldoende voorraad, zowel in de grijp- als in de bulklocatie? Dat is vervelend, want je wilt je klant niet teleurstellen. Het systeem maakt direct een opdracht aan om het product na te leveren. Met een koppeling tussen je inkoop- en verkooporders, wordt de nageleverde voorraad bijgewerkt op basis van je bestelling. Als de nageleverde producten binnenkomen, worden de producten eerst toegewezen aan de bestelling(en).
Voorraad- en goederenafhandeling
In magazijnen moet natuurlijk zo snel en efficiënt mogelijk gewerkt worden. Met een zogeheten pickprocesmanager in je boekhoudpakket, kun je pakbonnen genereren voor je magazijn-medewerkers. Vervolgens worden de artikelen van de order in volgorde van magazijn of locatie afgedrukt, zodat je medewerkers zo efficiënt mogelijk de goederen in het magazijn kunnen verzamelen en deze gereed kunnen maken voor transport.
Voorraad tellen en herwaarderen
Het is weer het einde van het jaar en dat betekent: voorraad tellen! Komt de voorraad in je administratie wel overeen met de voorraad in je magazijn? De jaarrekening moet opgemaakt worden en daarvoor is het belangrijk dat de voorraad klopt. Uiteraard is het tellen van de voorraad niet alléén belangrijk voor het opmaken van de jaarrekening. Je wilt je klanten ook niet onnodig lang laten wachten op een product dat niet op voorraad is en je medewerkers niet op zoek laten gaan naar een product in het magazijn dat er niet ligt.
Herwaardering
Als de waarde van een product dat op voorraad is verandert, kan het zijn dat je de voorraad wilt herwaarderen tegen de nieuwe prijs. De waarde van een product kan bijvoorbeeld veranderen door wisselende inkoopprijzen, afschrijvingen of koersschommelingen van artikelen die vanuit het buitenland worden ingekocht. Binnen iMUIS kun je heel gemakkelijk de voorraad herwaarderen op basis van de kostprijs die aan de artikelen verbonden is. Natuurlijk wordt de financiële administratie direct bijgewerkt.
Lees hier het originele bericht!
Danique van der Hoek is Marketing Executive bij MUIS Software
Geef een reactie