Klanten verwachten van hun accountant efficiency, meer en meer bedrijfsadvies en vaste, transparante tarieven. Nu en in de toekomst nog veel meer. Dé manier om deze slag nu al te winnen, is automatisering. Dat stelt Marius van de Groep, adviseur en sparringpartner MKB bij accountants- en belastingadvieskantoor KRC Van Elderen.
‘Als je nu nog niet aan het automatiseren bent, moet je toch wel op gaan schieten,’ vindt Van de Groep. ‘Papier verdwijnt. Zo simpel is het. En externe partijen automatiseren ook steeds meer. Logisch dus dat ondernemers verwachten dat al dit digitale verkeer naadloos aansluit bij de technieken die de accountant in huis heeft.’
Volledig in de cloud in 2018
Het doel van KRC Van Elderen is om al in 2018 volledig in de cloud te werken en met elke klant online te communiceren. Bij de zoektocht naar het pakket dat dit mogelijk maakt, kwam de organisatie terecht bij Yuki. Van de Groep: ’De demo die Yuki tijdens onze eerste afspraak gaf, was nog geen 5 minuten aan de gang en toen wisten we het al: zij snappen het!’ Elke vestiging, KRV Van Elderen heeft er zes, werkt autonoom en heeft zijn eigen identiteit. De achterliggende ICT-systemen en apps zijn daarentegen wel overal hetzelfde. ‘Elke vestiging heeft zijn eigen Yuki-specialisten terwijl de portaalspecialisten overkoepelend werken,’ vertelt Van de Groep. ‘We integreren Yuki trouwens met meerdere systemen. Omdat deze allemaal webbased zijn, zijn ze makkelijk te koppelen en kunnen wij uit elk systeem de beste functionaliteiten kiezen. Hetzelfde geldt voor onze klanten. Hebben ze bijvoorbeeld specifieke wensen op dashboardgebied, dan kunnen ze hun Yuki-boekhouding heel eenvoudig koppelen aan een rapportagetool als Caseware of realtime volgen via VisionPlanner.’
Persoonlijk contact
De automatiseringsslag waar het kantoor volop mee bezig is, gaat volgens Van de Groep niet ten koste van het persoonlijke contact met de cliënten. ‘Integendeel zelfs! We houden juist meer tijd over om persoonlijk om de tafel te gaan met de ondernemers die van onze diensten gebruik maken,’ vertelt de adviseur. ‘Het handige van een digitaal boekhoudsysteem dat volledig geïntegreerd is met een up-to-date CRM-systeem is dat je automatisch een seintje kunt krijgen welke klant je deze maand nog niet gesproken hebt. Vervolgens kun je bewust contact zoeken. Heel klantvriendelijk. Ook zijn de klantgesprekken dankzij de boekhoudsoftware van Yuki geen terugblikken meer op de afgelopen periode, maar zijn ze gebaseerd op actuele cijfers. We praten nu over maand- in plaats van jaarrapportages. Dat betekent dat we proactief bij kunnen sturen en adviseren. En de jaarrekening is nu binnen 6 weken samengesteld, besproken én uitgebracht. Tijdens de bespreking ervan met de klant kunnen we ons focussen op zaken als budgettering, bedrijfseconomische, en fiscale advisering én uiteraard de toekomstplannen van de ondernemer en zijn/haar bedrijf.’
Omgaan met big data
De digitaliseringsslag heeft vanzelfsprekend een grote impact op het soort medewerkers dat accountantskantoren zoeken. Van de Groep: ‘Je hebt straks geen medewerkers meer nodig die alleen gegevens inkloppen, wel collega’s die deze gegevens slim weten te interpreteren en die om kunnen gaan met big data. Assistent-accountants die slimme tools kunnen ontwikkelen. En heel belangrijk: medewerkers die al deze digitale data weten te vertalen naar begrijpelijke taal voor de klant. Hoe slim de software ook is en nog gaat worden, adviseurs moeten minstens net zo slim zijn om de klant optimaal te ondersteunen.’
Medewerkers niet overdonderen
De MKB-adviseur vertelt dat op dit moment het meekrijgen van de backofficemedewerkers in de automatiseringsslag de grootste uitdaging voor de accountantsorganisatie is. ‘Heel belangrijk is dat je je mensen niet overdondert, maar ze stap voor stap in het proces betrekt. Laat ze meedenken, laat ze meebeslissen. Dan raken ze eigenlijk vanzelf enthousiast. Als je ze laat zien wat het systeem kan, zien ze al snel wat er nog meer kan en dat blijkt enorm te motiveren. Iedereen moet even wennen aan het feit dat de klant nu zelf zijn documenten scant en mailt en dat de tijd van het achteraf controleren voorbij is. Maar wie wordt nu niet enthousiast van continu, actueel inzicht in gegevens, het slim interpreteren van deze data en je klanten vervolgens kunnen verrassen met relevante tips en informatie?’
Advies voor een vaste prijs
Van de Groep is ervan overtuigd dat in de toekomst het accountantskantoor volledig digitaal is. Waarbij de accountant een actief adviserende rol speelt, op basis van vaste tarieven. ‘Waarom zouden wij het uren schrijven niet af kunnen schaffen? Wij moeten vertrouwen op onze digitale bedrijfsvoering die straks zo efficiënt verloopt dat we advies durven aanbieden op basis van vaste tarieven, vooraf gecommuniceerd, zonder tegenvallende nota’s achteraf. Goed voor de klant en goed voor ons. Deze manier van factureren dwingt ons immers om inefficiënt gedrag te vermijden. Dat bespaart tijd, dat bespaart geld en welke klant wil deze kosten straks überhaupt nog dragen?’
Voordelen voor kantoren en klanten
Boekhouden met Yuki biedt zowel voor accountantskantoren als voor hun klanten voordelen, vindt Van de Groep. ‘Ik laat onze klanten niet voor niets graag kennismaken met het pakket. Yuki biedt onder meer altijd en overal inzicht in actuele cijfers, een efficiënte factuurverwerking en een zelf in te richten digitaal archief. Dat geeft ondernemers meer tijd om te ondernemen.’ De adviseur en sparringpartner is van mening dat accountants die met Yuki werken continu vernieuwen en steeds makkelijker moderner zakendoen. ‘Yuki is iedereen een stap voor wat betreft de robotisering van gegevensstromen. Hun focus ligt steevast op hoe boekhouden nog sneller, nog slimmer, nog efficiënter kan. Daarbij werken ze hun software continu bij en gaat de herkenningsgraad steeds verder omhoog. Onze medewerkers krijgen de ruimte om ‘om te denken’ en kunnen de conventionele manier van administratieve verwerking vervangen door gegevensverwerking nieuwe stijl. Online, actueel en persoonlijk dus. Zo kunnen we onze klanten keer op keer verrassen met een slimme interpretatie van hun bedrijfsgegevens. En worden we dus steeds aantrekkelijker voor nieuwe cliënten!’
Succestips
De adviseur deelt graag een succestip met zijn collega-accountants. ‘Durf het anders te doen. Leer omdenken. Laat de conventionele dienstverlening los, experimenteer met nieuwe vormen. Geef je jonge medewerkers bijvoorbeeld de vrije hand en laat ze een denktank vormen die zich buigt over vragen als “hoe ziet een moderne dienstverlener eruit?” Hier komen verrassende ideeën uit, die ook nog eens praktisch toepasbaar zijn en je weer een nieuwe voorsprong geven.’ Ook voor Yuki heeft Van de Groep nog wel een tip. ‘Maak het mogelijk om een aantal modules uit te kunnen zetten die kleine ondernemers niet nodig hebben. Dan profiteren nog meer ondernemers van alle voordelen van Yuki. Dat zou toch mooi zijn?’
Lees hier de hele klantcase van KRC van Elderen
mooi verhaal, laat zien dat er ook accountants zijn die anders durven denken en doen, om een toekomstvaste dienstverlening aan hun klanten neer te zetten. Daar zouden er meer van mogen zijn!