Gelukkig kan het ook anders. Met slimme automatisering en gebruiksvriendelijke tools verandert urenregistratie van een vervelend klusje in een waardevolle bron van inzicht en efficiëntie. In dit artikel bespreken we de 9 meest voorkomende frustraties bij accountants én hoe technologie helpt om deze structureel op te lossen.
1. Te tijdrovend: uren schrijven kost meer tijd dan het oplevert
Veel accountants verliezen dagelijks kostbare tijd aan het invullen van urenstaten. Vaak omdat het proces handmatig is, de software traag werkt of de logica ontbreekt. De oplossing ligt in automatisering. Moderne urenregistratietools koppelen automatisch met agenda’s, e-mails en projectsoftware. Ze doen slimme suggesties op basis van je activiteiten, bijvoorbeeld welke klant bij welke meeting hoort of welk project je aan het behandelen was. Met een systeem dat automatisch uren registreert via integraties met Outlook, Teams of projectmanagementtools hoef je alleen nog te bevestigen of de voorgestelde tijd klopt.
Gebruikers van ClockAssist over tijdrovende urenregistratie (onderzoek)
Uit extern uitgevoerd onderzoek voor ClockAssist bleek dat ruim eenderde (37%) van de gebruikers door ClockAssist meer dan 15 minuten per werkdag aan declarabele tijd wonnen. Per werkweek kan dat oplopen tot minimaal 1,25 uur of meer. Tijd die ze aan klanten kunnen besteden, of aan het gezin of andere zaken.
2. Gebrek aan gebruiksvriendelijkheid
Veel kantoren werken nog met verouderde software waarin het invoeren van uren omslachtig is, schermen traag laden en fouten snel gemaakt zijn. Gebruiksvriendelijkheid is allang geen luxe meer, maar een voorwaarde. Kies daarom voor software met een intuïtieve interface waarmee medewerkers met een paar klikken hun uren kunnen vastleggen. Introduceer nieuwe systemen stapsgewijs. Start met een pilotgroep, verzamel feedback over gebruiksgemak en neem dat mee in de uiteindelijke implementatie.
Urenregistratiesoftware uitrollen in de praktijk
Mr. Robin Esmée Beelen-Hees van iQOUNT is klant van ClockAssist en zegt over de samenwerking: “Momenteel werkt bijna ons hele kantoor met ClockAssist, het gaat om 14 of 15 personen. Wat ik heel fijn vind aan de samenwerking met ClockAssist, is dat de software stapsgewijs werd uitgerold. We begonnen met het management team en de personen die telefoon aannemen en klantcontact hebben. Hun werkzaamheden zijn meer versnipperd en de toegevoegde waarde van ClockAssist is bij hen groter. Het gebruik van ClockAssist beviel zo goed, dat we langzaam steeds meer collega’s hebben toegevoegd.”
Lees hier het verhaal van iQOUNT accountants die met een pilotgroep startte en nu succesvol kantoorbreed ClockAssist gebruikt.
3. Uren worden vergeten of achteraf ingevuld
Veel medewerkers vullen hun uren pas aan het eind van de week (of zelfs pas aan het eind van de maand) in. Dat leidt tot onnauwkeurige registratie en tijdverlies bij het achteraf reconstrueren van werkzaamheden. Een systeem dat automatisch herinneringen stuurt, helpt dit voorkomen. Real-time notificaties zorgen dat medewerkers hun uren direct kunnen bijwerken, bijvoorbeeld na een klantgesprek of overleg. Combineer dit met een mobiele app of browserextensie, en stel dagelijkse reminders in via Teams of Slack.
4. Geen integratie met andere systemen
Als de urenregistratie niet gekoppeld is aan het CRM-, plannings- of facturatiesysteem, ontstaat er dubbel werk en dat vergroot de kans op fouten. Kies voor een geïntegreerde oplossing die automatisch samenwerkt met boekhoudsoftware, salarisadministratie en documentmanagement. Een systeem met API-koppelingen kan uren direct doorzetten naar facturatie of analyseren in Power BI. Dat bespaart tijd en voorkomt administratieve missers.
Integratie van urenregistratie met andere systemen in de praktijk
Henk van Blitterswijk van Partner Accountants is klant van ClockAssist en zegt over de integratie met andere systemen: “Het ging niet gelijk soepel vanaf het begin, er waren best wat koppelingen die niet goed werkten. Maar dat pakten ze echt supergoed op. Zo wilden wij ‘activiteiten’ toevoegen en dat zat er nog niet in. Maar op het moment dat we dat aangaven, pakten ze het op en werd het direct opgelost. Dat vind ik echt heel sterk aan hen.
Wij hadden ook een andere tool geïmplementeerd. Maar bij hen werd er heel slecht gereageerd op feedback die we gaven. Of er werden dingen beloofd die ze niet nakwamen. Met ClockAssist werkt het gewoon heel lekker, ze geven gas, doen wat ze zeggen en ze zeggen wat ze doen. Dat maakt het een hele fijne club om mee te werken!”
5. Onvoldoende inzicht in productiviteit en winstgevendheid
Veel partners hebben geen real-time inzicht in waar tijd naartoe gaat of welke klanten winstgevend zijn. Rapportages zijn vaak statisch en niet actueel. Met moderne dashboards zie je in één oogopslag de belangrijkste KPI’s: declarabiliteit, budgetverbruik en winstgevendheid per klant of medewerker. Stel automatische rapportages in die wekelijks bij teamleiders binnenkomen. Zo kun je tijdig bijsturen en verlies voorkomen.
Inzicht in medewerkersproductiviteit in de praktijk
Mark Schepers is directeur van Finnerz en klant van ClockAssist. Hij vertelt: “We zijn de afgelopen jaren gegroeid van twee oprichters naar een team met 13 personen. In het begin was het overzichtelijk en duidelijk, we hadden ook nog niet zoveel klanten. Maar intussen zijn we gegroeid naar 500 klanten en wilden we beter monitoren wat er per klant precies gebeurde. Niet omdat we wilden controleren wat mensen deden, maar om te kunnen bepalen of de vaste prijsafspraken nog voldeden. Want wij bieden een abonnementsvorm met vaste prijzen voor onze klanten die duidelijkheid geeft, voor hen en voor ons. Echter, sommige medewerkers werken aan 50-70 klanten per dag. Dan is het heel moeilijk om bij te houden voor welke klant je wat precies hebt gedaan. Daarnaast verrichten we ook werkzaamheden die niet in de vaste pakketten zitten, waar we aparte prijsafspraken over maken. Een juiste facturatie van beide soorten werkzaamheden is dus essentieel.”
Lees hier hoe Finnerz inzicht in totaal gemaakte uren per klant kreeg met ClockAssist.
6. Onduidelijkheid over de posten waar uren op te boeken
Bij grotere kantoren met veel klanten en projecten verliezen medewerkers vaak tijd met het zoeken naar de juiste post. Dit zorgt voor verwarring en fouten. Door projectselectie te automatiseren wordt dit verleden tijd. Slimme systemen herkennen met welke klant of activiteit je bezig bent (bijvoorbeeld via e-mail of document) en stellen automatisch de juiste categorie voor. AI-ondersteunde tools leren bovendien van eerdere boekingen, waardoor het proces steeds nauwkeuriger wordt.
7. Te veel administratieve rompslomp
Goedkeuringsrondes, correctieprocedures en verplichte velden maken urenregistratie vaak onnodig ingewikkeld. Digitaliseer en versimpel dit proces met automatische workflows. Zo kunnen afwijkingen (zoals te veel niet-declarabele uren) automatisch worden gesignaleerd, terwijl standaarduren direct worden goedgekeurd. Dat scheelt tijd voor zowel medewerkers als managers.
8. Weinig motivatie bij medewerkers
Voor veel accountants voelt uren schrijven als micromanagement. Ze zien niet direct wat het oplevert en verliezen daardoor motivatie. Maak daarom zichtbaar wat het nut is. Laat zien hoe urenregistratie bijdraagt aan eerlijke facturatie, evenwichtige werkverdeling en inzicht in klantwaarde. Gebruik dashboards of gamification om betrokkenheid te vergroten, en beloon teams die hun uren tijdig en volledig invullen.
9. Fouten in facturatie door verkeerde of ontbrekende uren
Vergeten of foutieve uren leiden tot onjuiste facturen, omzetverlies en frustratie bij klanten. Een slim systeem met automatische validatie voorkomt dit. Het detecteert inconsistenties, zoals onvolledige dagen of afwijkende patronen, en controleert vóór facturatie of alles compleet en correct is geboekt.
Van frustratie naar flow
Urenregistratie hoeft dus geen hoofdpijn te veroorzaken. Met de juiste technologie wordt het proces sneller, nauwkeuriger én waardevoller. Kantoren die investeren in geïntegreerde, slimme urenregistratie profiteren direct van meer efficiëntie, inzicht en motivatie binnen het team. Automatiseer waar mogelijk, kies voor gebruiksvriendelijke software en zet data om in strategische inzichten. Zo verandert urenregistratie van een verplicht nummertje in een waardevol hulpmiddel voor groei en winstgevendheid.
Aan de slag met automatische tijdregistratie?
Wil jij ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie