Hoe werkt dat nu. Implementatie van nieuwe software binnen een kantoor en het experimenteren met nieuwe tools in de praktijk.
Moderne software zit vol met verwachtingen. Alle clichés zijn wel bekend. Cloud, robotic, robotisering, no hands, machine learning, robotic proces automation, enzovoort, enzovoort. En waar komt het op neer: boekhouden maakt de geschiedenis door van puur handmatig op papier en uitrekenen op een kladblokje naar vastleggen in een spreadsheet en berekeningen opstellen in Excel, naar boeken in boekhoudpakket (al dan niet online), naar nu het geautomatiseerd boeken, deels gebaseerd op scan-en-herken en/of UBL. Overigens zijn dat technieken die allemaal ook al weer 10 jaar bestaan.
Misschien gaat het dus wel helemaal niet zo snel. Maar dat terzijde. Vraag is dan natuurlijk: wat is de volgende stap? Waarschijnlijk interpretatie en duiding. Kengetallen presenteren – overigens ook niet meer nieuw – is zo’n volgende stap. Afwijkingen signaleren en analyseren is ook een volgende stap. Kortom, straks bestaat boekhouden niet meer. Oftewel: boekhouden doe je straks nog maar één keer, bij het inrichten van een administratie kun – je nu al grotendeels en – straks vooraf problemen afvangen en analyses definiëren. Maar zo ver is het nog niet helemaal!
Vorige maand was ik bij Kroese Wevers – top 30 kantoor, meer dan 200 FTE’s – dat midden in de implementatie van nieuwe software zit en waar ook in samenspraak met de softwaremakers – in dit geval Exact – wordt gewerkt aan de inzet en ontwikkeling van nieuwe tools en technologie. Innovatie dus. Zo’n zeven man van het betreffende kantoor, vanuit verschillende vestigingen, verschillende disciplines – vaktechniek, ICT, branchespecialisten, relatiebeheerders – en achtergronden. Een van de accountants bracht een klein incident naar voren vanuit de huidige software van een andere leverancier. ‘Kijk, de automatische verwerking van facturen loopt in deze situatie nog niet goed.’ Ik laat de precieze casus even buiten de orde. Hij liet vervolgens de factuur zien en de stap in het proces die niet soepel verliep. Vervolgens liet hij in de software ook nog even de code zien. ‘Kijk dit zijn de programmaregels waar het niet goed gaat.’ Op het presentatiescherm liet hij vanuit de applicatie direct de coderegels zien die volgens hem nog wat handwerk nodig hebben.
Zijn verhaal overtuigde mij. Dit is misschien wel de manier om innovatief te kunnen werken: Bestaande applicaties niet als vanzelfsprekend accepteren maar onderbouwd kunnen aangeven – vanuit de praktijk van de ondernemer en het kantoor, vanuit de softwarestappen en de onderliggende programmaregels – waar de verbeterpunten liggen en hoe het ideaalbeeld eruit ziet.
De softwareleverancier, zijn ontwikkelaars en het kantoor gaan hier wel uitkomen. Er ligt immers een gemeenschappelijk belang: betere software leidt tot betere dienstverlening. Het staaft bij mij ook de stelling dat om innovatief te zijn je binnen een kantoor heel veel disciplines bij elkaar moet brengen. Management dat zegt: Ja, ga het maar doen! We pinnen jullie nu even niet vast op declarabele uren. Medewerkers die vanuit de verschillende hoeken van het kantoor ervaring, expertise en klantvragen in kunnen brengen. Boekhoudkennis, klantkennis, branchekennis, ICT-kennis, samen aan tafel. De perfecte driesprong van strategische kennis: waar willen we met ons kantoor naar toe. Tactische kennis: wie hebben we nodig om dat te organiseren en tenslotte operationele kennis: #hoedanprecies doe je dat? De softwaremakers geven vervolgens aan wat er al is en wat er al kan en de volgende stappen die zij maken. Een leuk voorbeeld van:
- Innoveren is veel dingen goed doen, en
- Innoveren doe je niet alleen!
Geef een reactie