Groot voordeel van de functie ‘Rapportagestructuren’ in Twinfield is, dat je niet bij elk rapport handmatig de juiste grootboekrekeningen onder elkaar hoeft te zetten of van de juiste kopjes hoeft te voorzien. Je stelt de structuur van een rapport slechts één keer in, op het hoogste niveau (omgevingsniveau) waarna je het rapport met die opbouw met één druk op de knop op elk gewenst moment in de betreffende administratie kunt genereren, zo vaak als jij of je klant dat wilt.
Toepassingen rapportagestructuren
Bij voorkeur bepaal je vooraf met je klant welke rapporten gedurende het jaar voor welke toepassingen gewenst zijn en voor wie, zodat je bijvoorbeeld voorkomt dat er via rapportages onbedoeld bedrijfsgevoelige informatie aan de verkeerde gremia verstrekt wordt. En toch kun je concurrerende afdelingen of dochterondernemingen binnen een organisatie voorzien van actuele cijfers omdat je met deze functie zelf bepaalt welke grootboekrekeningen je in een rapport opneemt of juist uitsluit.
Kortom: met de functie ‘Rapportagestructuren’ kun je voor verschillende managers en afdelingen binnen een organisatie verschillende rapporten maken en deze heel persoonlijk naar de wens van de manager samenstellen.
Voorbeelden van rapportagestructuren die je voor een bepaalde toepassing gebruikt, zijn een brutomarge-overzicht per productlijn (als omzet en kosten per productlijn worden geregistreerd) of een presentatie van realisaties per langlopende projecten.
Twee standaardstructuren op maat aan te passen
Met de functie ‘Rapportagestructuren’ in Twinfield, beschik je als accountant (level 1 en 2) over twee rapportagestructuren die je naar eigen inzicht kunt aanpassen.
Dat zijn:
- Standaard NL (zonder de grootboekrekeningen verdicht/gekoppeld)
- Standaard Grb (met grootboekrekeningen verdicht/gekoppeld)
Beide structuren kun je als basis gebruiken om jaaroverzichten, kolommenbalansen en winst-en-verliesrekeningen geheel naar eigen inzicht af te stemmen op de analyses die gewenst zijn.
Met de eerste standaardstructuur (Standaard NL) kun je ‘from scratch’ zelf bepalen welke grootboekrekeningen je onder elkaar wilt tonen. In de tweede standaardstructuur (Standaard Grb) kun je gebruikmaken van de standaardgrootboekrekeningen die wij al netjes onder elkaar hebben gezet. Hierin voeg je vervolgens zelf grootboekrekeningen toe of kun je grootboekrekeningen uitsluiten, afhankelijk van de toepassing van het rapport en de wensen vanuit de organisatie.
Met één druk op de knop ieder gewenste analyse
Heb je de rapportstructuren eenmaal op omgevingsniveau naar wens ingericht, dan kan ieder die daarvoor de rechten heeft op ieder moment vanuit de administratie met één druk op de knop het betreffende rapport met actuele cijfers genereren. Managers kun je hiervoor de rol ‘Meekijken’ geven waarmee ze uitsluitend toegang hebben tot de rapportages.
Andere financiële overzichten die eenvoudig in Twinfield gegenereerd kunnen worden, zijn:
- balansen
- overzichten debiteuren/crediteuren
- actuele openstaande posten debiteuren/crediteuren
- grootboekkaarten
- kas & bank-kaarten
- btw overzicht en analyse
MKB-abonnement
Met een MKB-abonnement (level 3) werk je rechtstreeks in onze Twinfield-omgeving en kun je direct aan de slag met de klant-en-klare standaardstructuren die we per rechtsvorm al voor je hebben klaargezet. Dit zijn de volgende drie standaardrapportagestructuren:
- B.V./N.V.
- VOF
- Eenmanszaak
Twee tips met betrekking tot de functie ‘Rapportagestructuren’:
- Om de regie te houden op een administratie en dus op je rapportagestructuren, is het verstandig om binnen een organisatie slechts één, hooguit twee mensen alle rechten te geven om zaken in Twinfield te mogen ‘bewerken’.
Dit is de zogenoemde ‘super-gebruikersrol’. Deze rol is bestemd voor mensen die altijd geraadpleegd kunnen worden om zaken op het hoogste niveau (omgevingsniveau) uit te zoeken en instellingen te wijzigingen.
Onze ervaring bij de afdeling Support is dat de kern van veel problemen met rapportages bij onze klanten vaak zit in het (soms onbekende) aantal mensen dat deze bewerkingsrechten toegekend krijgt. Met andere woorden: hoe zuiniger je bent met het toekennen van ‘bewerkingsrechten’ binnen Twinfield, hoe eenvoudiger het is om een administratie inclusief rapportages, goed op orde te houden. - Maak als ‘super-gebruiker’ altijd een export-bestand van de rapportagestructuren als je ze eenmaal hebt ingericht. Binnen Twinfield kan het namelijk gebeuren dat jij of iemand anders met dezelfde bewerkingsrechten per abuis een rapportagestructuur verwijdert. Verwijderen betekent hier echter: definitief verwijderd uit je administratie.
Heb je zelf geen export-bestand gemaakt, dan kan een rapportagestructuur uitsluitend nog door onze support-afdeling teruggehaald worden, wat een arbeidsintensieve en dus kostbare aangelegenheid is. Met een eigen export-bestand voorkom je dit. Een export-bestand kun je zelf weer als import-bestand uploaden waardoor je de structuren van de gewenste terugkerende financiële rapporten zelf kunt veiligstellen.
Geef een reactie