Countus Accountants & Adviseurs streeft naar toekomstbestendig zijn en klanten altijd de beste service verlenen. Deze ambities spoorden hen enige tijd geleden aan tot het uitvoeren van een IT-vernieuwingsslag. In Unit4 vonden zij de juiste partner om dit te realiseren. Met Unit4 SmartSpace is Countus voorzien van een veilige en flexibele werkomgeving.
Countus behoort tot de top vijftien grootste accountantskantoren van Nederland. Er werken zeshonderd mensen verdeeld over 23 locaties. De zelfsturende businessteams zijn verantwoordelijk voor hun eigen klantportfolio, dat ruwweg voor zeventig procent uit Agro- en Agri-bedrijven en voor dertig procent uit MKB-bedrijven bestaat. De organisatie zet zich met veel gedrevenheid
in om dromen en doelen van lokale ondernemers te realiseren. Dit doen ze door hun branchekennis aan de persoonlijke doelen van de klanten te koppelen, zodat die precies weten waar ze staan en welke stappen ze moeten nemen om deze doelen te bereiken. Of deze organisaties nu voor een bedrijfsbrede uitdaging staan of specifieke vraagstukken hebben op fiscaal, juridisch, administratief of financieel gebied.
Tijd voor vernieuwing
Countus is een organisatie gericht op de toekomst. Met de razendsnelle technologische ontwikkelingen in het achterhoofd, heeft Countus de ambitie om innovatief en flexibel met veranderingen mee te bewegen, om op die manier de klant uitstekende service te blijven verlenen. Dit vereist een IT-omgeving die deze aspiraties ondersteunt. Peter Verdiesen, Interim IT-manager, licht de aanleiding tot verandering verder toe. “Om de klant nóg meer centraal te stellen, is de organisatie opgesplitst in businessteams. Op dat moment kwam de behoefte naar vervanging van IT-platform duidelijker naar voren. Door de veranderde structuur moest bijvoorbeeld de applicatiesoftware anders worden ingericht. Bovendien wilden we graag eenvoudig per gebruiker kunnen betalen en snel op- en afschalen. Al met al viel het mooi samen met het eind van de levensduur van de apparatuur.” Countus besloot de mogelijkheden van uitbesteding te onderzoeken.
Samen een goed gefundeerd migratiepad bewandelen
Na gedegen onderzoek viel de keuze op Unit4. Het is de combinatie van de juiste oplossing, een gedegen migratiepad en de prijs die de doorslag gaf. “De infrastructuur die Unit4 biedt is efficiënt, flexibel en schaalbaar en sluit naadloos op onze wensen aan. Zowel onze medewerkers als onze klanten profiteren daarvan. Het maakt het geheel erg servicegericht”, licht Verdiesen toe. “Grootschalige veranderingsprocessen hebben altijd impact op een organisatie, dat is haast onvermijdelijk. Maar we vinden het belangrijk om dit tot een minimum te beperken. De methode en oplossing die Unit4 daarvoor in gedachten had, was praktisch, pragmatisch, realistisch en stak technisch gezien sterk in elkaar.” Een andere vereiste vanuit Countus was dat er een goede integratie met Microsoft Office 365 zou zijn. Unit4 maakt die integratie niet alleen mogelijk, maar zorgt er ook voor dat de organisatie op de hoogte blijft van alle nieuwe ontwikkelingen rondom Microsoft Office 365. Unit4 SmartSpace is een goed beveiligde online werkplek die medewerkers toegang biedt tot alle applicaties en gegevens die voor hen belangrijk zijn. Volgens Verdiesen is van tevoren veel aandacht aan het migratiepad besteed en kwam daarbij de kennis en ervaring van Unit4 met dergelijke processen goed naar voren. “We hebben er een half jaar over gedaan om te inventariseren wat er precies aanwezig was, wat we mee moesten nemen naar de nieuwe omgeving, hoe die nieuwe omgeving er exact uit zou komen te zien en hoe we ervoor konden zorgen dat de medewerkers er zo min mogelijk overlast van zouden ondervinden. Daar is heel uitgebreid over gesproken en de aanpassingen die door de tijd heen zijn gemaakt, hebben we in goed overleg continu gezamenlijk vastgelegd. Er zijn natuurlijk altijd dingen die anders lopen dan je van te voren had gepland, dat is niet meer dan logisch. Je kan niet alles voorspellen.” Verdiesen is zeer tevreden over de manier waarop de migratie is verlopen. “Het is een zeer complexe omgeving, met veel koppelingen en applicaties, maar Unit4 heeft knap de regie weten te houden.”
Veilige en flexibele online werkplek
Countus werkt nu sinds ruim een jaar met Unit4 SmartSpace en heeft inmiddels geen rekencentrum en hardware meer in eigen beheer. “Dat bevalt heel goed”, vertelt Verdiesen enthousiast.
“Alles draait óf in de Unit4-omgeving óf bij de leveranciers in de cloud. Daarmee is een belangrijke doelstelling behaald; het zo min mogelijk in eigen beheer houden. Vanuit Unit4 SmartSpace
hebben we daarom koppelingen naar applicaties in de cloud van de leverancier. De applicaties waarbij dat niet kon, zijn geïmplementeerd in de Unit4 SmartSpace-omgeving en op die manier
beschikbaar gesteld aan onze medewerkers. Bijvoorbeeld het boekhoudpakket waar tachtig procent van onze klanten mee wordt verwerkt.
Medewerkers van Countus loggen eenvoudig in op de Unit4 SmartSpace-omgeving en kunnen meteen starten met werken. Ze werken veilig vanuit welke locatie dan ook en hebben relevante
programma’s en bestanden direct bij de hand. Bijvoorbeeld als medewerkers bij de klant zijn en snel even wat willen laten zien. “Wat dat betreft hebben de medewerkers complete vrijheid”, licht
Verdiesen toe. “Daarnaast zijn we ook erg blij dat we gedurende het afgelopen jaar nauwelijks downtime hebben ondervonden. Dat is een absolute plus voor een accountancykantoor. Bovendien
vinden updates nu ’s nachts in het weekend plaats zodat medewerkers geen hinder ervaren.”
Klaar voor de toekomst
Verdiesen licht een klein tipje van de sluier op wat betreft de volgende stap: “Countus is er bijna. Nu de infrastructuur op orde is, wordt het netwerk van bedrijfsapplicaties waar we onze klant mee bedienen naar een hoger plan gebracht. Deze slag wordt dit jaar afgerond en ook daar blijkt de samenwerking met Unit4 tot nog toe zeer constructief.” Unit4 en Countus vinden elkaars gelijke met name op het vlak van innovatie en klantgerichtheid. Ralph Vermeulen, Accountmanager van Unit4, vertelt enthousiast over de goede match: “Met het platform en de dienst die we leveren, willen we een goede aanvulling zijn op Countus bij het centraal stellen van de klant. Mobiliteit en goede beveiliging van IT-infrastructuur en compliancy zijn essentieel en worden naar mijn idee in de toekomst alleen maar belangrijker. Kijk alleen al naar de strengere privacy-wetgeving vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met Unit4
SmartSpace is Countus hier, wat betreft de technische ondersteuning van processen, al ruim van tevoren goed op voorbereid. Gebruikers kunnen altijd veilig mobiel werken en hebben te allen
tijde de beschikking over de benodigde gegevens. Samen met Unit4 is Countus klaar voor de toekomst!”
Geef een reactie