De online dienstverlening is technisch goed ingericht en draait, maar de blik van Schipper Groep blijft altijd gericht op de toekomst. De dienstverlening verandert en met de start-up Schipper NEXT vaart ook het fullservice kantoor een nieuwe koers. De focus ligt op een nieuwe manier van boekhouden, gebaseerd op standaardisatie en centralisatie. Alle processen komen bij Schipper NEXT volledig samen in één platform: Yuki. ‘We willen ontwikkelingen omarmen, klein beginnen, er goede mensen bij betrekken en zorgen dat dit nieuwe initiatief groeit.’
De Schipper Groep bestaat uit twaalf vestigingen in Zuidwest-Nederland. De organisatie, die ruim 330 medewerkers telt, biedt ondernemers diensten op het gebied van accountancy, controle, belastingadvies, juridisch en algemeen bedrijfseconomisch advies, corporate finance, pensioenen, estateplanning, successieplanning en human resources. Michel Meeuwse is senior adviseur ICT bij het fullservice kantoor en is verantwoordelijk voor de online dienstverlening. Richting zijn collega’s, maar ook richting de klant. ‘We zijn al een tijdje bezig met online dienstverlening. Het is technisch goed ingericht en het werkt naar behoren. Maar we zien dat de dienstverlening verandert. Klanten willen dat wij meer zaken voor ze regelen en willen meer grip op wat ze bij ons afnemen. ‘
Opnieuw uitvinden
Bestuurslid van Schipper Marco Hamelink vult aan: ‘Intern gaat het op bepaalde manieren best goed, maar er zit nog afstand tussen de voorkant van het proces, de administratieve dienstverlening en het samenstellen. Wil je dat doorbreken, dan moet je dat niet alleen met een tool aanpakken, maar ook gewoon qua organisatie. Daarnaast loopt de communicatie richting de klant en de medewerkers nog via te veel individuele kanalen. Waardoor soms niet alles wordt vastgelegd, of op de verkeerde plaats. Deze aspecten zorgden ervoor dat we hebben besloten dat we onszelf opnieuw gaan uitvinden.’
Schipper NEXT
Samen met collega Edwin van Tatenhove kwamen Meeuwse en Hamelink op het idee van Schipper NEXT. Een start-up met als uitgangspunt standaardisatie. ‘Vanuit het idee van standaardisatie zijn we ook bij Yuki uitgekomen’, vertelt Meeuwse. ‘Ik had Yuki 3 jaar geleden al een keer bezocht. Toen sloot het nog niet aan bij de organisatie die we op dat moment waren. We wilden keuzevrijheid op het grootboekschema en de keuzevrijheid dat de klant kon boeken. Dat paste niet in de opzet van Yuki om zoveel mogelijk alle zich herhalende, administratieve en simpele handelingen te automatiseren. Inmiddels zijn we als organisatie wat verder en zien we ook dat de inrichting van het grootboekschema eigenlijk niet zo relevant is. Want de cijfers moeten goed zijn. En bij de dienstverlening die we nu voor ogen hebben, willen we eigenlijk helemaal niet meer dat klanten zelf boeken. Er vielen dus twee dingen weg die eerst heel belangrijk voor ons waren. Yuki is dan echt een heel mooi platform waarin alle zaken zitten die een backoffice nodig heeft. Een actuele workflow monitor met inzicht achteraf in wie wat heeft gedaan en inzicht in de kwaliteit van administraties. En daarnaast inzicht in de communicatie via het communicatieplatform.’
Totaal platform
Ook het feit dat in Yuki het hele proces met elkaar in verbinding staat, is reden voor Schipper om voor het online boekhoudplatform te kiezen. Meeuwse: ‘Ik heb een goed beeld van wat andere pakketten kunnen en ik ken hun roadmaps. Als ik dan zie hoe zij tegen online dienstverlening aankijken, vind ik dat niet de beste oplossing. Yuki heeft een duidelijke keuze gemaakt om alle processen samen te laten komen in een totaal platform. Voordeel hierbij is onder andere dat je geen losse scan- en herken oplossing, communicatietool of dashboarding meer nodig hebt. En je kunt alle processen heel goed kunt meten en tijdig bijsturen.’ Hamelink vult aan: ‘Het is heel mooi dat veel pakketten met andere oplossingen koppelen, maar wij merken dat een aantal processen dan net niet optimaal werken. Bij Yuki is alles geïntegreerd, dat bespaart tijd en moeite, en dus geld.’
Gericht op de klant
Schipper begint in het klein aan de nieuwe koers. Met een groep van 8 à 9 mensen, met een gemiddelde leeftijd van 25 jaar en een andere kijk op de bestaande dienstverlening, wordt een intern kantoor gestart. ‘Het idee is dat dit team het gehele administratieve proces gaat doen. Van voor naar achter, dus van de eerste boeking tot aan de jaarrekening. Wat nu nog een eindproduct is, moet straks een tussenproduct worden. De cijfers, de basis waarop je kunt bouwen, moeten goed en efficiënt zijn samengesteld. Uiteindelijk willen we deze cijfers delen met de klant, ze hiermee verrassen en nieuwe inzichten bieden. En zo dus de klant ook helpen nog beter te worden. Dat is het doel van Schipper de komende tijd. Dat we in plaats van aan de achterkant vertellen hoe het was, veel meer actief met de klant bezig gaan.’
Frisse start
Meeuwse en Hamelink hebben veel zin om Schipper NEXT op te zetten. ‘We zien het als een frisse start. Het idee is dat het zo’n succes wordt, dat onze relatiebeheerders zelf al de keuze gaan maken om bij nieuwe en bestaande klanten ook via dit concept te gaan werken’, legt Hamelink uit. ‘Uiteindelijk willen we gewoon dat het een deel van onze eigen dienstverlening gaat overnemen. Dat betekent dat we vrij klein beginnen en vanuit daar gaan kijken naar meer.’ Meeuwse vult aan: ‘We willen ontwikkelingen omarmen, klein beginnen, er goede mensen bij betrekken en zorgen dat het concept groeit. Door initiatieven als Schipper NEXT worden we wendbaar in onze organisatie. We kunnen sneller inspelen op marktontwikkelingen dan wanneer je dat organisatiebreed in zijn volledigheid wil implementeren. En met het platform van Yuki is dit mogelijk. Yuki is er klaar voor en wij ook!’
Geef een reactie