Real time up-to-date administratie zorgt ervoor dat de accountant zijn rol als business coach van de ondernemer helemaal waar kan maken. Maar hoe doe je dat in de praktijk? Hoe gaan ondernemer en accountant bijv. om met inkoop- en verkoopfacturen? Vergelijk oude en nieuwe werkwijzen en je ziet meteen waar de winst ligt. Tijd, gemak, minder gedoe en real time inzicht! Je kunt het zo uitrekenen! In dit artikel en de visual zetten we oude en nieuwe manieren van werken direct naast elkaar.
Actuele financiële en operationele kengetallen zijn een prima startpunt voor een goed gesprek met de ondernemer. Het is niet het enige: moderne ICT biedt veel meer. Boekhouden wordt misschien niet leuker, maar wel een stuk eenvoudiger. Dat mes snijdt aan twee kanten. Workflows, gebaseerd op robotic accounting, geautomatiseerde bankkoppelingen, scan-en-herken, bonnetjes inlezen via de Mijn[Kantoor]App, bieden gemak en besparen tijd en geld. Dat geldt voor de ondernemer en voor de accountant.
Strategische opties
Erik Ledeboer Michelle PeschDe accountant moet meer adviseren. Maar komt het er ook echt van? De SRA heeft hier in het verleden al wel eens opmerkingen over gemaakt. Bij SRA-kantoren schommelt de adviesomzet al jaren rond de 10%. De benchmark van NOAB en Fiscount toont recenter een vergelijkbaar beeld. Ondanks alle beloften stijgt de adviesomzet bij MKB-georiënteerde kantoren niet spectaculair.
Moderne ICT ondersteunt wel de bedrijfseconomische adviesrol van de accountant, maar gaat ook over productiviteit en gemak. Daarom kijken we met Erik Ledeboer en Michelle Pesch van Exact gedetailleerd naar hoe inkoop- en verkoopprocessen er concreet uit zien. Wat kun je als accountant doen om de ondernemer echt te ontzorgen en zijn administratie echt op orde te krijgen? Daarvoor hebben we twee administratieve trajecten stevig ontleed. Welke stappen moet je als ondernemer doorlopen om inkoop- en verkoopfacturen de deur uit te krijgen. Hoe verwerkt de accountant deze in de administratie? Hoe vereenvoudig je dat?
De inkoopfactuur
Een factuur komt binnen en moet geautoriseerd worden. Het klinkt als twee eenvoudige handelingen. De enveloppe van de deurmat oprapen of de email openen.
De inkoopfactuur moet worden bekeken en geautoriseerd. Gelukkig wordt de spookfactuur er door de alerte ondernemer er al direct uitgevist. Hierna kan de betaling in gang worden gezet en de transactie – als alles goed gaat en niets wordt vergeten – worden geboekt.
Wanneer de boeking uiteindelijk zijn plek vindt in de administratie is afhankelijk van het moment waarop de ondernemer de bon oppakt en inboekt, of de bon inpakt en opstuurt naar zijn accountant. In beide gevallen weten velen uit ervaring dat er nogal eens wat tijd kan liggen tussen factuur ontvangen, betalen en boeken. Drie keer kans op vertraging en uitstelgedrag.
De kans dat de administratie bij is, is niet nihil, maar zekerheid is er niet! Advies op basis van actuele kengetallen? Een gesprek net de dag voor de verwerking van een grote inkoop- of verkooptransactie en je hebt een grote kans dat je advies en cijfers niet meer actueel zijn. En natuurlijk de kans dat de transactie net niet helemaal goed geboekt is.
De verkoopfactuur
Een verkoopfactuur gaat een vergelijkbaar aantal stappen door. De factuur moet worden aangemaakt en opgesteld. De nummering moet correct zijn. Alle adressen, KVK- en BTW-nummers moeten kloppen en vervolgens kan de factuur – al dan niet digitaal – naar de klant/afnemer worden verstuurd. Waarna het wachten tot de klant betaalt begint.
De accountant krijgt een kopie van de factuur en kan de factuur inboeken en aan de hand van de bankafschriften controleren of de factuur wel of niet is betaald. Wanneer de ondernemer zelf inboekt volgt weer de controle op de juistheid van de boeking en ook weer de check op openstaande posten.
Drie keer kans op vertraging
Wordt de factuur op tijd verstuurd? Op tijd ingeboekt? Wordt de betaling op tijd bijgehouden? Actueel inzicht is niet gegarandeerd. Daarvoor zijn er bij een traditionele verwerking van boekingen – zelfs wanneer die online plaatsvinden – net te veel mogelijke open eindes.
Online boekhouden geen garantie voor realtime inzicht, wel voorwaarde
‘Kleine ondernemers sturen minder op kengetallen,’ zo stelt Michelle Pesch. ‘Is ook logisch. Een schilder/éénmansbedrijf weet op basis van zijn agenda al of hij een goede maand heeft. Dat ligt anders wanneer diezelfde schilder doorgroeit en met meer mensen aan meerdere klussen werkt. Achterstand in de administratie betekent dan dat het dagelijkse zicht op wat goed gaat en wat minder goed gaat kan ontbreken. Denk aan achterstanden in betalingen en ontvangsten.’
‘Maar onderschat het gemak niet wat moderne, intelligente afhandeling in beide gevallen kunnen opleveren,’ voegt Erik Ledeboer toe. Dat begint zowel bij in- als verkoopfacturen al bij het opstellen c.q. ontvangen van de factuur.
Gemak
Het handmatig uitvoeren van werkzaamheden ten behoeve van het opstellen, ontvangen, boeken en controleren van facturen kan grotendeels worden geautomatiseerd. Daarbij hoeven we volgens beiden niet alleen te denken in termen van real time inzicht en het versterken c.q. faciliteren van de adviesfunctie. ‘Denk aan die ondernemer die eigenlijk een hekel heeft aan administratie. In plaats van eens in de zoveel tijd alle bonnen en facturen verzamelen – meestal wanneer de BTW weer ingevuld moet worden – bied je die ondernemer gemak.’
Facturen kunnen direct in de Exact Online boekhoudsoftware worden aangemaakt en komen dan al automatisch op de juiste plek in de administratie terecht. Een real time bankkoppeling zorgt ervoor dat betalingen en ontvangsten onmiddellijk en automatisch worden bijgehouden. UBL-koppelingen zorgen ervoor dat facturen geautomatiseerd worden verwerkt. Komt een inkoopfactuur toch nog ouderwets via email of via de brievenbus binnen dan borgen scan-en-herken oplossingen toch een eenvoudige verwerking. De enige discipline die een ondernemer dan nog moet opbrengen is om de bonnetjes en facturen ook daadwerkelijk met de Mijn[Kantoor]App te fotograferen. Doorsturen gaat vanzelf.
Zeker voor de hele kleine ondernemers geldt dat gemak een doorslaggevend argument is. Geen tijdrovende boekingen meer of het secuur doorlopen, opzoeken, verzamelen en doorsturen van bonnetjes en facturen. ‘Gedoe, waar een kleine ondernemer geen baat heeft. Neem het hem of haar uit handen: je bespaart de ondernemer tijd en ergernis en je weet zeker dat de BTW-aangifte nooit te laat is,’ zo geeft Erik aan.
En die grotere ondernemer?
‘Die biedt je hetzelfde en daarbovenop nog eens keer realtime inzicht in de financiële aspecten van zijn bedrijfsvoering. En dat zijn dan weer de prima uitgangspunten voor adviestrajecten en voor je rol als adviseur.’
En binnen het accountantskantoor?
‘Wat de ondernemer gemak oplevert levert de accountant ook gemak op,’ zo stelt Michelle. Goede koppelingen en inrichting van de administratie zorgen ervoor dat het gros van de boekingen automatisch worden verwerkt. Spookfacturen worden slim afgevangen. Omdat het iedere transactie vanaf het prille begin al in de accountingsoftware wordt opgenomen hoeft nergens dubbel werk te worden gedaan. Dat zorgt bij iedereen voor een enorme efficiencyslag.’
Efficiënte workflows binnen je kantoor
In deze visual zetten we old style verwerking van inkoop- en verkoopfacturen naast de moderne geautomatiseerde verwerking. Uitgangspunten daarbij zijn UBL-koppelingen, scan-en-herkenoplossingen, realtime bankkoppelingen en gebruik van de Mijn[Kantoor]App waarmee facturen en bonnetjes gescand en verzonden kunnen worden en betalingen kunnen worden geautoriseerd. De realtime bankkoppeling zorgt ervoor dat de financiële cijfers altijd actueel zijn. Je kunt zo per transactie uitrekenen hoeveel tijd je de ondernemer bespaart, maar ook hoeveel schaarse tijd je kunt besparen op je kantoor. Doe de invuloefening.
———————–
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy.
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie