U hebt het vast eerder gehoord: online samenwerken met cliënten binnen een platform kent vele voordelen. Gegevens worden automatisch verwerkt, waardoor het aantal menselijke handelingen wordt beperkt en dus fouten worden gereduceerd. Ook zijn rapportages sneller beschikbaar en beschikt u natuurlijk over een altijd en overal te raadplegen online documentenarchief. U krijgt direct inzicht in de cijfers van uw cliënt en kunt deze daardoor sneller met advies bijstaan.
Als u nog weinig ervaring hebt met online samenwerken, kan het lastig zijn om een begin te maken. Er komt nu eenmaal veel kijken bij het opzetten van een digitale samenwerking met uw cliënten. Ik ben van mening dat hierbij twee uitgangspunten gelden: een duidelijk voordeel voor uw cliënt én het efficiënter maken van uw eigen werkzaamheden, zodat u meer kunt doen in minder tijd.
7 tips voor een betere online samenwerking
Gebaseerd op mijn ervaring met het adviseren van accountants bij het realiseren van een online samenwerking, kan ik u 7 belangrijke tips meegeven die de implementatie hiervan eenvoudiger maken. Ook de acceptatie door cliënten zal hiermee vergroot worden.
1. Gebruik tijdens de inrichting van een online cliëntadministratie zoveel mogelijk een standaardrekeningschema.
Koppel aan alle cliëntadministraties de RGS-codes. Voor een verdere automatisering is het heel belangrijk zoveel mogelijk te standaardiseren. En daarbij helpt het enorm als zoveel mogelijk administraties gestandaardiseerd zijn en gebruik maken van hetzelfde schema.
2. Maak zoveel mogelijk gebruik van de geïntegreerde activa administratie om alle inkoop direct te activeren.
Laat het systeem daarna voor u werken om de afschrijvingen geautomatiseerd te laten verlopen.
Dario Castiglione3. Hoe klein uw cliënt ook is of hoe weinig facturen er ook gemaakt worden: laat hem afscheid nemen van Word of Excel en alleen nog factureren met de geïntegreerde factureringssoftware.
De integratie zorgt voor geautomatiseerde verwerking in het verkoopboek. Geen facturen meer per mail heen en weer sturen, geen scans meer maken. Dit reduceert veel fouten, en werkt veel efficiënter voor beide partijen.
4. Directe bankkoppelingen.
Het lijkt misschien een open deur, maar door standaardisatie in combinatie met de bankkoppeling en de geïntegreerde facturering is het proces gestandaardiseerd en geautomatiseerd. De ontvangsten worden geautomatiseerd herkend en gematcht.
5. Start met écht elektronisch factureren.
Een papierloze omgeving waarin cliënten alle informatie in één keer system-to-system aanleveren, maakt een einde aan handmatige invoer. Bij e-factureren verwerkt de software de facturen direct en slaat ze meteen op in de financiële administratie. Dit brengt een enorme foutreductie met zich mee.
6. Schakel voor al uw cliënten een goedkeuringsapp aan.
Met deze app komen factureren elektronisch binnen en u en uw cliënt kunnen deze facturen direct vanuit de app accorderen. Hiermee behouden u en uw cliënt altijd inzicht in de status van inkomende facturen en creëert u een efficiënte workflow met duidelijke acties.
7. Schakel voor al uw cliënten een dashboard aan.
Hiermee biedt u ze een goed inzicht in hun financiële cijfers en geeft u ze direct de juiste stuurinformatie die noodzakelijk is voor uw cliënten om de goede beslissingen en acties te nemen.
Ik begrijp heel goed dat ieders situatie anders is. En zoals gezegd is het best lastig om te bepalen hoe op een juiste manier te starten. Wilt u eens van gedachte wisselen met een expert? Vrijblijvend kennismaken? Maak gerust een afspraak met mij of één van mijn collega’s.
Klik hier en vul het formulier in en wij nemen spoedig contact met u op. U kunt ook altijd even kijken op onze website voor meer informatie over onze accountancysoftware voor kleine en middelgrote accountants- en administratiekantoren.
Dario Castiglione is Accountmanager Accountancy bij Visma
Geef een reactie