‘Machine learning biedt veel nieuwe mogelijkheden voor accountants’

Boekhoudsoftware is met uitstek geschikt voor machine learning, vertellen Geert Dreschler van MKB Accountants en Nick van Schijndel van Yuki. ‘Het biedt veel nieuwe mogelijkheden, maar dan moet de accountant verder willen kijken dan zijn rol als controleur van de boekhouding.’

Decennialang was de vrees dat automatisering een sombere peridode zou inluiden voor accountants. Veel van hen zouden hun baan verliezen en er zou grote prijsdruk ontstaan. Maar tot dusver is er geen sprake van een doemscenario. De toegenomen regeldruk voor ondernemers zorgt er juist voor dat accountants het drukker hebben dan ooit.

En er is meer. Want is IT wel een bedreiging? Als je mag afgaan op de chief technology officer van Yuki, Nick van Schijndel (32), en op de directeur van MKB Accountants, Geert Dreschler (43), dan luidt de genoemde automatisering een periode in van nieuwe kansen voor de accountant – zeker waar het gaat om middelgrote ondernemingen. Yuki mikt als leverancier van boekhoudsoftware op MKB-ondernemers en hun accountants. MKB Accountants is accountant voor, jawel, middelgrote ondernemingen. Vooral machine learning biedt veel nieuwe mogelijkheden, stellen Van Schijndel en Dreschler – mits de accountant verder wil kijken dan zijn rol als controleur van de boekhouding.

Zou u uw bedrijf kort kunnen pitchen?

Nick van Schijndel: ‘Yuki is een softwarebedrijf dat als doel heeft het leven van ondernemers en hun accountants makkelijker te maken. Dat doen we door software te maken voor een volledig geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk boekhoudsysteem. Dat werkt als volgt: jij als ondernemer stuurt ons via mail, via Google Drive of op nog andere manieren jouw boekhoudstukken. Wij zorgen er vervolgens voor dat alle documenten zo veel mogelijk geautomatiseerd worden verwerkt en dat daar volledig geautomatiseerd aangiftes komen uitrollen. Het doel is een 100 procent gerobotiseerd systeem. We richten ons op bedrijven die te groot zijn om zonder hulp van een accountant de boekhouding te doen, maar die te klein zijn voor een eigen accountantsafdeling. En op hun accountants, want zij moeten nog wel het meest intensief aan de slag met de software.’

Geert Dreschler: ‘MKB Accountants is accountant voor middelgrote bedrijven. Wij geloven niet zo in het belang van jaarrekeningen voor de ondernemer; die jaarrekeningen zijn toch een beetje accountantsgeneuzel. Wij vinden het vooral belangrijk dat ondernemers inzicht hebben in hun cijfers, zodat ze een succesvol bedrijf kunnen hebben. Dat inzicht bieden we door zo veel mogelijk voor onze klanten met de beste software te werken.’

Automatisering is de sleutel tot een goede boekhouding?

Dreschler: ‘De traditionele manier van werken is dat je als ondernemer elk kwartaal of elke maand een map naar de boekhouder brengt. Die gaat dan alles inboeken, maakt

vervolgens btw-aangiftes voor je en als je geluk hebt, hoor je ook nog wel eens wat. Wat het resultaat is op het einde van het jaar, is toch een beetje een verrassing. Met goede software verandert dat totaal. Wij maken het onderscheid ten overstaan van andere accountantskantoren door gebruik te maken van software. Onze klanten hebben altijd inzicht in de laatste cijfers. Die kunnen ze gebruiken om hun bedrijf te runnen. De boekhouding wordt een tool.

‘Yuki gebruik ik trouwens graag. Die software is vrij uniek. Ik geef een voorbeeld. De interface is zo ingericht dat ondernemer en accountant samen aan de boekhouding werken. Als je als accountant iets niet begrijpt, dan stel je een vraag bij het desbetreffende document. De ondernemer krijgt vervolgens een berichtje en geeft antwoord op dezelfde plek. Omgekeerd geldt hetzelfde als de ondernemer een vraag heeft.’

Van Schijndel: ‘Machine learning wordt steeds belangrijker. Als een ondernemer een factuur doorstuurt naar zijn inbox bij Yuki, zorgt Yuki ervoor dat het document automatisch wordt herkend, ingelezen en verwerkt. Bij welk grootboek hoort de factuur? Moet de factuur wel of niet worden geactiveerd? Vaak hoeft de accountant niets te doen. Bij het inlezen van facturen maken we gebruik van een grote pool aan templates van facturen die al eerder waren herkend. En soms moet de accountant eenmaal een bepaalde regel instellen, zoals waar bepaalde kosten te boeken zijn. De eerste keer stelt hij het in, de tweede keer vraagt het systeem nog een bevestiging en de derde keer gaat het volautomatisch.’

‘Voor de ondernemer worden aangiftes klaargezet, jaaraangiftes gecreëerd en zo verder. Ook creëerden we een dashboard – zodat de ondernemer inzicht krijgt in de cijfers. Andere rollen voor de accountant zijn de cijfers helpen doorgronden en de ondernemer helpen efficiënter te werken. Op basis van hoe een boekhouding is opgeleverd, rollen er rapportages uit wat beter kan en ook een kwaliteitsindicatie.’

Waar liggen de grootste uitdagingen? Althans, wat mag de klant nog voor leuks verwachten aan IT-oplossingen?

Dreschler: ‘De robotisering mag nog verdergaan. Ja, software als die van Yuki herkent veel facturen, maar een deel toch ook nog niet. Daarnaast is er werk te verzetten op het gebied van API’s [application programming interfaces, red.]: de protocollen die databases en softwarepakketten met elkaar verbinden. Die werken niet altijd even goed. En het spannendste vind ik zelf hoe de cijfers worden gebruikt om niet alleen analyses te maken maar ook trends te zien. Dat kan op basis van één boekhouding, maar er kunnen natuurlijk op basis van vele geanonimiseerde boekhoudingen trends worden gesignaleerd voor bijvoorbeeld een specifieke branche.’

Van Schijndel: ‘Ons doel is uiteindelijk álle documenten die belangrijk zijn voor de boekhouding, dus ook bijvoorbeeld contracten en loonstroken, volledig geautomatiseerd te verwerken en er iets nuttigs mee te doen. Ook voorspellingen worden belangrijker. Welke kosten zitten er aan te komen? Wat kun je op welke post boeken, en zo verder. Er zijn nog zo veel mogelijkheden – die overigens ook weer de accountant versterken in diens rol als partner van de ondernemer.’

Beveiliging is key

Softwarebedrijf Yuki is een zogeheten cloud native. Sinds de oprichting in 2007 worden alle klantdata opgeslagen in de cloud. Maar hoe veilig is dat? Yuki zorgt ervoor dat elke klant een eigen database heeft, zodat mogelijke beveiligingsproblemen in ieder geval geïsoleerde gevallen zijn. Daarnaast heeft moederbedrijf Visma een gespecialiseerde securityafdeling, met ook enkele hackers in dienst. Die waakt ervoor dat er bij dochterondernemingen als Yuki strenge veiligheidsmaatregelen gelden.

Dit artikel is ook verschenen in het AV-magazine van september 2021.