De stand van de automatisering in vijf trends

De digitalisering van de accountancy neemt een hoge vlucht, zo blijkt uit de jaarlijkse enquête ICT & Kantoor, die Accountancy Vanmorgen in samenwerking met Fiscount uitvoerde. De resultaten geven een inkijkje in de stand van zaken van de automatisering van de accountancy in Nederland. Dit zijn de vijf voornaamste conclusies.

1. Corona heeft veel kantoren positief verrast en sommige kantoren negatief

Er is veel geschreven over de coronacrisis. De eerste schrik, de snelle aanpassing aan het thuiswerken, de noodsteun en het terugbetalen ervan. Nu we ruim een jaar verder zijn, is het mogelijk conclusies te trekken over de impact op de bedrijfsvoering van accountants en administrateurs. Die conclusie is niet eenduidig, zo blijkt uit ons onderzoek. De verwachtingen voor 2020 waren een jaar eerder gemiddeld negatiever dan de prestatie bleek te zijn. Vier op de vijf kantoren hielden vooraf rekening met een enkelcijferig omzetgroeipercentage. Zo’n 14 procent verwachtte dat de omzet met meer dan 10 procent zou toenemen in 2020.

In de praktijk blijkt 2020 voor bijna een kwart (24%) omzetgroei te hebben opgeleverd. Daar staat tegenover dat een op de zeven kantoren de omzet in 2020 juist zag dalen. Een marktverschuiving is het gevolg. Opvallend is dat deze extreme discrepantie tussen verwachtingen en prestatie zich vooral voordeed bij kantoren met minder dan tien werknemers.

2. De ICT-kosten nemen toe en niet iedereen waardeert dat

Voor het merendeel van de kantoren liggen de uitgaven aan ICT tussen 5 en 10 procent van de omzet. Een klein groepje (6%) geeft meer dan 10 procent uit aan software. De automatiseringskosten nemen tegelijk toe – voor slechts 4 procent van de respondenten zijn de ICT-uitgaven in 2020 gedaald. De uitgaven blijven toenemen, zo verwacht de meerderheid van de kantoren. Die verwachting leeft vooral sterk bij kleinere kantoren. Hoewel software niet meer is weg te denken uit de accountancy, is er enige ontevredenheid over de hoogte van de ICT-kosten in de administratieve markt. Bijna de helft van de respondenten vindt de prijs van software ‘hoog in vergelijking met de geleverde kwaliteit’. Die klacht klinkt meer onder lokale MKB-kantoren, dan bij full-servicekantoren.

3. Overstappen van softwareleverancier is een serieuze optie

Accountants die hun software te duur vinden, kunnen besluiten over te stappen op een ander pakket. De markt is bovendien in ontwikkeling – andere software kan aanvullende mogelijkheden bieden, die de moeite waard kunnen zijn voor accountants en administrateurs. We vroegen onze respondenten aan te geven of zij een overstap overwegen. De meerderheid geeft aan tevreden genoeg te zijn voor een overstap, maar bijvoorbeeld voor de rapportage van jaarrekeningen overweegt een op de drie respondenten serieus te wisselen van softwaredienstverlener. Ook workflowbeheersoftware lijkt een product in ontwikkeling – ruim een op de vijf deelnemers overweegt een andere dienstverlener te betrekken. Van meer volwassen producten, zoals software voor btw-aangiften en salarisadministratie, is de behoefte om te wisselen van dienstverlener beduidend kleiner.

4. De efficiency is er dankzij software enorm op vooruitgegaan

Software is niet alleen maar een kostenpost. Als kantoor krijg je voor een softwarepakket veel terug. Het werk verloopt veel efficiënter, bijvoorbeeld. We vroegen onze respondenten hun huidige tijdsbesteding van een aantal terugkerende activiteiten te vergelijken met vijf jaar geleden. Neem het opstellen van de jaarrekening: meer dan de helft van de accountants en administrateurs geeft aan dat dat klusje een tijdwinst heeft opgeleverd van minstens 20 procent. Meer dan een tiende geeft aan zelfs de tijd voor het opstellen van jaarrekeningen te hebben gehalveerd, de afgelopen vijf jaar. Voor repeterend werk als de IB-aangifte en de VPB-aangifte heeft er een soortgelijke efficiencyslag plaatsgevonden. Voor btw- en loonaangiften is de tijdsbesteding voor het merendeel van de deelnemers ook fors gedaald, maar niet zo hard als voor jaarrekeningen of IB- en VPB-aangiften. Een op de drie respondenten geeft aan dat ze vijf jaar geleden nog net zo veel tijd besteedden aan loon- en btw-aangiften als nu. Daar valt nog een efficiencyslag te maken.

5. Dashboards zijn er om de kerncijfers te volgen

Daarmee komen we bij de grote beweging in de accountancy: administrateurs en accountants zijn er niet meer voor de vaste momenten per jaar of kwartaal. Nee, ze zijn er om ondernemers  doorlopend te ondersteunen bij hun werk. Met de juiste dashboards krijgt de ondernemer rechtstreeks inzicht in zijn prestaties. Maar waarvoor worden die dashboards in de praktijk gebruikt? Uit ons onderzoek blijkt dat de helft van de professionals dashboards gebruikt om de financiële kerncijfers te volgen: de gerealiseerde omzet, de kasstroomontwikkeling en de omzetprognose. Minder populair, maar ze komen nog altijd voor, zijn dashboards voor de personeelsbezetting, afschrijvingen en het voorraadbeheer.

Over het onderzoek

De jaarlijkse enquête ICT & Kantoor wordt georganiseerd door Accountancy Vanmorgen, in samenwerking met Fiscount. De enquête is gehouden onder abonnees van Accountancy Vanmorgen
en leden van Fiscount in de eerste maanden van 2021. Meer dan de helft (55%) van de deelnemers werkt in een kantoor van tien of minder werknemers. Van de respondenten is 40 procent eigenaar van een eigen kantoor. Van de deelnemers voert 27 procent de AA-titel en 12 procent de RA-titel. Het merendeel betreft mannen – een op de vijf respondenten is vrouw. Een grote groep deelnemers is vijftiger (41%) of veertiger (30%).

Dit artikel is eerder verschenen in het AV-magazine van september 2021.