Cloud-accounting heeft een enorme vlucht genomen en wordt inmiddels door zo’n 85 procent van de accountants- en administratiekantoren ingezet. En daar zijn verschillende redenen voor. Zo groeit de afhankelijkheid van technologie als gevolg van digitalisering en is de cloud een essentieel onderdeel van datagedreven werken en realtime inzicht krijgen. Bovendien biedt werken in de cloud serieuze kansen om de financiële dienstverlening richting de klant te verbeteren en naar een hoger niveau te tillen.
Cloud-services zijn de nieuwe norm. Niet alleen professioneel, maar ook privé is cloud-ontwikkeling in volle gang. Van fotoalbums tot aan muziekplatforms; alles staat ergens op een cloud-server. Ook accountants en hun klanten raken steeds meer gewend aan cloud-accounting. Dat is niet verrassend want je administratie in de cloud ten opzichte van offline accounting biedt ontzettend veel voordelen. Hoewel steeds meer accountants kiezen om te werken in de cloud, is er een aanzienlijke groep ondernemers die hun financiële administratie nog steeds liever op de ouderwetse manier verwerken. Dit zal naar verwachting blijven bestaan als een niche. De moderne accountant investeert uiteraard wel in cloud-accounting en zo’n beetje alle grote aanbieders van boekhoudpakketten werken toe naar een honderd procent cloud-based aanbod. De verwachting is dat binnen vijf tot tien jaar het traditionele boekhouden vrijwel compleet zal zijn vervangen voor cloud-accounting.
Werkplek onafhankelijk
Zeker met het oog op de verschuiving naar thuiswerken, groeide de afhankelijkheid van technologie. Accountants- en administratiekantoren waren ineens noodgedwongen om over te gaan op cloud-accounting en zich te focussen op het thuiswerken van kantoormedewerkers. Hoewel dit de nodige uitdagingen creëerden, biedt werken in de cloud talloze voordelen. Zo ben je niet meer gebonden aan één werkplek en werk je eenvoudig, samen, op afstand en heb je via elk apparaat 24/7 toegang tot je bestanden. Hierdoor kunnen bedrijven hun medewerkers flexibiliteit bieden wat weer resulteert in een betere werk-privébalans.
Transparentie
Naast een betere werk-privébalans biedt cloud-accounting ook meer transparantie. Zo zorgt de cloud voor een betere en transparante samenwerking met de klant en collega’s, maar ook de kosten van cloud-accounting zijn transparant. Omdat de facturering op abonnementsbasis is, is het vooraf helder wat de kosten zijn. Ook zijn de ICT-kosten van cloudsoftware een stuk lager. Leveranciers van cloudpakketten dragen namelijk zelf zorg voor up to date en veilig houden van de software. Accountants hoeven bovendien geen grote investeringen meer te doen in hardware omdat cloudsoftware gemakkelijk integreerbaar is met andere online pakketten.
Flexibel en schaalbaar
Cloud-accounting is flexibel en schaalbaar: gebruikers en modules kunnen periodiek toegevoegd of verwijderd worden. Wanneer je cloud behoeften fluctueren, past je servercapaciteit zich hieraan aan. Zo betaal je altijd alleen voor wat je echt nodig hebt. Breidt het aantal medewerkers binnen jouw kantoor uit, of neemt het juist af, dan kan je dit eenvoudig aanpassen.
Extra service en advieswerk
Werken in de cloud levert operationele en financiële voordelen op. De tijd die ermee wordt bespaard kan worden gebruikt voor extra service en advieswerk. Vragen jouw klanten bijvoorbeeld om uitgebreidere rapportages of meer inzicht op basis van data? Of wil je gemakkelijk financiële dashboards delen met klanten? Via de cloud is het simpeler dan ooit om gegevens te bewerken en te delen. Omdat elke wijziging aan een dossier meteen online wordt opgeslagen, beschikt zowel jouw team als de desbetreffende klant altijd over up-to-date data. Bovendien ben je als accountant minder tijd kwijt aan het verwerken van data. Hierdoor blijft er meer tijd over om strategisch advies te geven aan de klant. In plaats van te kijken wat er in het verleden is gebeurd, kan je nu gericht op de toekomst sturen.
Data-beveiliging
Het verzamelen en toepassen van data is voor steeds meer accountants- en administratiekantoren een fundamenteel onderdeel van de bedrijfsvoering. De inzet van data levert ontelbaar veel mogelijkheden op. Maar de medaille heeft ook een keerzijde: veiligheid. Cloud-accounting zorgt er namelijk voor dat data-beveiliging een steeds belangrijker onderwerp wordt. Belangrijk is dus om je kantoor eens goed onder de loep te nemen om op een verantwoorde en veilige manier met cloudsoftware te werken.
Ook goed voor het milieu
Terwijl de bovenstaande punten ingaan op de voordelen van cloud-accounting voor je kantoor, is het overstappen naar de cloud ook nog eens goed voor het milieu. Hosting in de cloud is namelijk een stuk milieuvriendelijker en resulteert in minder CO2-voetafdruk. Omdat je voortaan werkt met virtuele diensten is het niet langer nodig om te investeren in fysieke producten en hardware. Papierverspilling kan tegengegaan worden en de energie-efficiëntie verbeterd omdat werknemers vanaf iedere omgeving kunnen werken. Dit resulteert weer in vermindering in uitstoot van het woon-werkverkeer.
Genoeg voordelen dus! Werkt jouw kantoor nog met traditionele IT-diensten, zijn jullie in de beginfase van het overstappen naar de cloud of wil je een flinke digitaliseringsslag maken? Lees dan ook ons e-book over dé accountancytrends van dit moment en laat je inspireren door hoe technologie jouw kantoor naar een hoger niveau kan tillen.
Hoe kan ik: “Hosting in de cloud is namelijk een stuk milieuvriendelijker en resulteert in minder CO2-voetafdruk.” begrijpen als de daarvoor benodigde datacentra, waarvan een deel nog te bouwen zelfs, zo’n onvoorstelbare hoeveelheid elektriciteit slobberen dat de infrastructuur het niet aan kan en de (afval) warmte niet wordt (her)gebruikt? Als de overheid uiteindelijk ooit eens de klimaatadaptatie, de energie- en warmtetransitie heeft gerealiseerd kan het niet anders zijn dan dat de datacentra, zoals ze nu zijn, moeten worden verboden.