Maar liefst 240 administraties runt Esther Evers als eigenaresse van boekhoudkantoor Jazz. Sinds kort gebruikt ze het practicemanagement-systeem AdminPulse. Daarmee heeft ze beter overzicht én weet precies hoeveel tijd ze besteedt aan elke klant. De investering in AdminPulse leverde Evers veel op: ‘Ik maak minder uren, maar zag mijn winst toenemen.’
In België maken ruim 2.000 accountants- en administratiekantoren al jaren dankbaar gebruik van AdminPulse. Vanaf 1 mei van dit jaar kunnen ook Nederlandse kantoren aan de slag met het practicemanagementsysteem. Esther Evers van boekhoudkantoor Jazz in Spijkenisse mocht het al eerder proberen; ze werd benaderd deel te nemen aan de pilotfase. Dat bleek een schot in de roos; Evers is vanaf dag één enthousiaste ambassadeur van Adminpulse.
Netjes en georganiseerd
De 51-jarige Evers begon in 2016 met boekhoudkantoor Jazz. Zes jaar later bedient ze 240 klan-ten. Het werk groeide haar bijna boven het hoofd toen AdminPulse bij haar aanklopte. Volgens Evers was de timing perfect. ‘Ik werkte 75 tot 80 uur per week. Ik was voortdurend bezig overzicht te houden op zoveel klanten. Hoewel ik van nature een georganiseerd persoon ben, was mijn bureau bezaaid met notities om urgente acties niet te vergeten. ’s Avonds rende ik regelmatig naar boven om een geeltje op mijn computer te plakken.’ Sinds Evers met AdminPulse werkt, is dat verleden tijd. ‘Ik werk efficiënter en heb rust in mijn hoofd. Mijn werkweek telt nu 40 uur, mijn bureau is netjes en geeltjes-vrij.’
Eyeopener
AdminPulse ondersteunt allereerst bij een beter doordacht taakbeheer. Ik kan eenvoudig taken aanmaken en wijzigen, het systeem verzekert dat taken worden opgevolgd. ‘Vroeger reageerde ik nog dezelfde dag op alle klantvragen, zelfs ’s avonds beantwoordde ik nog e-mails’, vertelt Evers. ‘Dat doe ik niet meer. Vragen die vijf minuten kosten, beantwoord ik meteen. Ingewikkelde vragen gooi ik in een aparte mailbox waarna AdminPulse er taken van maakt. Die plan ik vervolgens in.’
Evers koos voor deze werkwijze na het lezen van Elke dag om 15.00 uur klaar. ‘Het timemanagementboek was een eyeopener. Dat gaat uit van de OHIO-methode, ofwel Only Handle It Once. Volgens dit principe moet je alle klussen in één keer afhandelen, of op een later tijdstip in één keer afhandelen. Ik ben een groot OHIO-fan. Dankzij AdminPulse kan dat ook. Ik ben niet bang dat ik iets vergeet of deadlines niet haal.’
Complete dossiers
AdminPulse helpt Evers daarnaast bij een efficiënter documentbeheer. ‘Documenten bewaarde ik voorheen op mijn bureaublad, ik was veel tijd kwijt met zoeken naar gegevens. In AdminPulse staan alle documenten per klanten onder een tabblad.’ Ook prettig: Evers hoeft zich niet meer druk te maken of dossiers al dan niet compleet zijn. ‘Als een paspoort niet meer geldig is, krijg ik een melding. Het systeem start een taak op om de klant op de hoogte te stellen en ondersteunt mij dat mijn verzoek ook wordt opgevolgd. Ik hoef niet langer bij te houden of de taak van mijn to do-lijstje afkan.’
Confronterende inzichten
Vooral de tijdregistratie-module van AdminPulse betekende een grote verbetering voor boekhoudkantoor Jazz. Het systeem houdt exact bij hoeveel tijd aan elke klant wordt besteed. ‘Zodra ik een dossier open, loopt er een klok mee. Ik werk met abonnementen, maar wist nooit of mijn uren overeenkwamen met de afgesloten pakketten.’ Dat leidde inmiddels tot confronterende inzichten. ‘Sommige klanten vroegen onbewust zoveel tijd dat mijn uurtarief wel erg laag lag. Met hen ging ik in gesprek. Een aantal stapte over op een duurder abonnement, van een aantal nam ik afscheid. Het is stom dat ik niet eerder mijn uren bijhield. Ik had het simpelweg te druk, maar door er nooit op te letten, hield ik de drukte in stand.’
Esther Evers: ‘Ik ontdekte dat de rentabiliteit van sommige klanten wel erg laag was’
Hogere winstmarge
Evers concludeert dat AdminPulse haar leven een stuk prettiger heeft gemaakt. Dankzij het programma nam ze de stevige beslissing om het aantal administraties terug te brengen naar 175. ‘Dat kan omdat ik mijn winstmarge aanzienlijk heb kunnen verhogen. Met AdminPulse heb ik voortdurend zicht op de rentabiliteit van mijn klanten. Met als gevolg dat ik nu minder werk, maar meer winst maak.’ Volgens Evers kunnen ook andere administratie- en accountantskantoren hun voordeel doen met AdminPulse. ‘Het pakket maakt duidelijk hoeveel tijd de verschillende werkprocessen vergen en waar winst te behalen is. Zo kunnen kantoren met AdminPulse hun werkprocessen meten en op zoek gaan naar passende ICT-oplossingen om bepaalde werkprocessen verder te verbeteren.Voor Evers betekende de investering in AdminPulse vooral meer vrijheid. Dankzij een efficiëntere manier van werken, neem ik tegenwoordig de vrijdagmiddag vrij. Als ik straks minder administraties heb, ben ik zelfs van plan om een hele dag in de week minder te gaan werken. Een jaar geleden had ik dat nooit voor mogelijk gehouden.’
| AdminPulse is een practicemanagementprogramma waarmee ondernemers regie hebben over CRM, taakbeheer, tijdregistratie, facturatie, documentbeheer, klantacceptatieprocedure en rapportage. AdminPulse is van oorsprong een Belgisch softwarebedrijf en is sinds dit jaar onderdeel van Visma. |
Tekst: Ellis Bloembergen
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie