Personeelstekort is een veelvoorkomend probleem in de accountancy. In het laatste kwartaal van 2022 staan er in de accountancybranche bijna 3400 vacatures open, een groei van meer dan 30 procent ten opzichte van een jaar eerder. Tegelijkertijd hebben veel accountants ook moeite om hun huidige werknemers binnenboord te houden, mede door de hoge werkdruk die zij ervaren. Deze werkdruk is niet alleen te wijten aan personeelstekort, maar ontstaat bijvoorbeeld ook doordat klanten hun administratie te laat of onvolledig aanleveren of er onvoldoende taken zijn geautomatiseerd. Met deze 3 tips in dit blog kan je als accountantskantoor blijven groeien zonder dat daar extra personeel voor nodig is.
Tip 1: Bespaar tijd door te standaardiseren
Het standaardiseren van je interne processen is de eerste stap om je accountantskantoor te laten groeien ondanks personeelstekort. Werk je nog steeds met verschillende boekhoudpakketten en softwareoplossingen? Dan is de kans groot dat je personeel onnodig veel extra handelingen moet verrichten, met inefficiënte en lage productiviteit als gevolg.
Door alle administraties van klanten op dezelfde manier te verwerken, maak je het automatiseren van taken mogelijk. Ook in je communicatie met klanten kan standaardiseren veel tijdswinst en een vermindering van de werkdruk opleveren. Denk aan handige how-to-video’s, handleidingen waarmee klanten zelf aan de slag kunnen of standaardmails – bijvoorbeeld om klanten er tijdig aan te herinneren om hun administratie aan te leveren.
Ten slotte kunnen slimme workflows helpen bij het standaardiseren van je bedrijfsprocessen. Van btw-, ib- en vpb-aangiften tot jaarrekeningen en het goedkeuren van documenten door gebruikers: door al dit soort workflows zoveel mogelijk te automatiseren, werk je een stuk efficiënter. Veel softwareprogramma’s bieden standaard workflows aan of de mogelijkheid om er zelf eentje op maat in te richten.
Tip 2: Promoveer jezelf tot digitale CFO
Door je processen te standaardiseren en een automatiseringsslag te maken, heb je meer ruimte voor andere werkzaamheden. Die gewonnen tijd gebruik je natuurlijk het liefst om een nóg betere adviseur voor je klanten te zijn. Promoveer jezelf tot de digitale CFO van de ondernemers in je klantenbestand en help ze verder met de groei van hun bedrijf.
Real-time meekijken met de administratie van je klanten geeft je op elk moment inzicht in hoe het gaat en zorgt ervoor dat je tijdig kan bijsturen, ingrijpen en adviseren. Zo komen jullie beiden minder snel voor verrassingen te staan en kan je je rol pakken als financieel adviseur en sparringpartner. Ook medewerkers die direct klantcontact hebben, kunnen met de juiste ondersteuning in zo’n adviesrol groeien. Grote kans dat ze hierdoor meer voldoening uit hun werk halen.
Tip 3: Zet in op de kracht van samenwerking
Hoe goed je je interne processen ook hebt gestandaardiseerd en hoe graag je ook je rol als digitale CFO wil pakken: alles staat of valt bij een goede samenwerking tussen accountant en ondernemer. Maak daarom duidelijke afspraken en bespreek de verwachtingen die je van elkaar hebt, bijvoorbeeld over het aanleveren van facturen en de frequentie waarop je de administratie verwerkt. Slim gebruikmaken van de nieuwste software maakt het nakomen van afspraken vaak een stuk makkelijker. Heeft de ondernemer hier wat hulp bij nodig? Geef die dan. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je backoffice-medewerker kennis heeft van de software en dat deze gebruiksvriendelijk is ingericht.
Bij goed samenwerken hoort ook het tijdig inschakelen van externe hulp. Heeft je klant specifieke vragen waarvoor je de benodigde expertise (nog) niet in huis hebt? Schakel dan een hulp van een specialist in. Zo voorzie je je klant van het best mogelijke advies, en voorkom je de overbelasting van je team.
Door deze 3 tips op te volgen, kan jij het personeelstekort binnen je accountantskantoor omzeilen en zet je als kantoor een belangrijke eerste stap naar het inrichten van een efficiënte backoffice. Wil je meer informatie over de volgende stappen die je kan zetten? Download dan ons e-book.
Geef een reactie