Deadline Day op het speelveld van de salarisadministrateur

Het was weer spannend op 31 augustus: welke voetballer kiest er op het allerlaatste moment nog voor een andere club? Als grote verrassing was er de overgang van Luuk de Jong naar FC Barcelona. Minstens zo spannend is het aanwijzen van de juiste ‘spelers’ binnen de loonheffing. 

Ook dat is gebonden aan een deadline – die van het fiscale genietingsmoment!

Als werkgever heb je meerdere mogelijkheden om loon in de (salaris)administratie te verwerken, denk aan:

• het belaste loon ‘op de strook’ (de werknemer betaalt de loonheffing middels inhouding op het loon); en/of
• de gerichte vrijstellingen en het loon in de vrije ruimte. Deze beide tezamen kennen wij als de Werkkostenregeling (WKR).

Over de gerichte vrijstellingen is geen loonheffing verschuldigd. Bij overschrijding van de vrije ruimte, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het meerdere. Bekende voorbeelden van belast loon zijn het salaris, het vakantiegeld en de pensioenpremie. Deze premie verlaagt het belastbare loon. Immers, de aanspraak is vrij en de toekomstige uitkering is belast. Voorbeelden van loon binnen de WKR zijn de reiskostenvergoeding tot maximaal 19 cent per gereisde kilometer en arbovoorzieningen, zoals veiligheidsschoenen en de beeldschermbril. Bij loon dat in de vrije ruimte wordt ondergebracht, kun je onder meer denken aan het kerstpakket en de vrijdagmiddagborrel op kosten van de baas in het café om de hoek.

Loon ‘op de strook’ of voor de WKR?

Belangrijk voor iedereen is dan om te weten of er sprake is van loon ‘op de strook’ of loon voor de WKR. Dit stelt de werkgever vast door te selecteren, oftewel aan te wijzen. Per beloningsvorm of arbeidsvoorwaarde zal de werkgever vast moeten stellen hoe het loon wordt belast. De Belastingdienst schrijft daarover in het Handboek Loonheffingen van juli 2021:
“U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. U hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt bijvoorbeeld uit uw administratie, waarin u de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. …….

U kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. Hierop is 1 uitzondering: hebt u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in uw administratie opgenomen, dan mag u deze fout herstellen. Bijvoorbeeld als u een vergoeding als eindheffingsloon hebt behandeld, terwijl u met uw werknemer had afgesproken dat dit loon van de werknemer zou zijn. U herstelt de fout door de aangifte te corrigeren en uw administratie aan te passen” (cursivering: door auteur (JRH)).

Gebruikelijkheidstoets

Wel is het zo dat het gebruikelijk moet zijn om dit loon aan te wijzen als loon binnen de WKR. Voor de toepassing van de gerichte vrijstellingen is dit geen zorg, dat doet – vrijwel – iedereen. Daarbij gaat de Belastingdienst ervan uit dat de werkgever dit loon heeft aangewezen, als is voldaan aan de voorwaarden van de gerichte vrijstellingen én dit ook als zodanig is verwerkt.

Voor de vrije ruimte ligt dit anders. Om dit loon aan te kunnen wijzen als eindheffingsloon, mag dit aangewezen loon niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is om aan te wijzen. Wijkt dit loon wel meer dan 30% af, dan kan het meerdere niet worden aangewezen. Een voorbeeld uit het handboek (4.16.2) is de vergoeding van collegegeld voor een studerend kind. Tot € 3.000 per werknemer zou dit niet ongebruikelijk zijn. Maar helaas wordt hier niet bij vermeld of dit bedrag nu per kind of per werknemer geldt. Er bestaan daarnaast ook andere mogelijkheden om bij te dragen aan de studiekosten van een kind van de werknemer.

Duidelijkheid geboden

Welke conclusie mag je hieruit trekken voor de praktijk? Uiterlijk op het fiscale genietingsmoment moet duidelijk zijn dat er sprake is van loon ‘op de strook’ of van eindheffingsloon, waarbij de aanwijzing niet ongebruikelijk mag zijn. Herstel (na het fiscale genietingsmoment) is niet mogelijk, tenzij sprake is van een fout. Alhoewel dit heel logisch klinkt, is de praktijk soms ‘wat anders’, zoals blijkt uit de volgende casus.

Maaltijd als belast loon ‘op de strook’ een fout?

De casus is als volgt: de salarisadministrateur van een werkgever heeft jarenlang (2011 – 2018) de waarde van verstrekte maaltijden als belastbaar loon ‘op de strook’ vermeld. En zo geen rekening gehouden met de gerichte vrijstelling. Bij constatering van deze fout, die de werkgever serieus geld heeft gekost, maakt de werkgever ambtshalve bezwaar bij de Belastingdienst. De werkgever zegt dat er sprake is van een fout – het is per ongeluk als belastbaar loon opgenomen – en wijst op de tekst in het Handboek Loonheffingen.

Het verzoek van de werkgever belandt vervolgens bij de Commissie voor de Verzoekschriften en de Burgerinitiatieven van de Tweede Kamer. Bij de behandeling door de commissie benoemt de staatssecretaris dat er sprake is van een verkeerd uitgepakte keuze – en niet van een fout, zoals beschreven in het handboek. Ook licht hij de hiervoor genoemde versoepeling toe. De voorziening dient te voldoen aan de voorwaarden van de gerichte vrijstellingen én de voorziening moet niet tot het individuele loon van de werknemer zijn gerekend. De commissie is het daarmee eens. Hierdoor blijft dit een dure misser van de salarisadministrateur.

Leerpunt

Deze casus leert ons dat het heel belangrijk is om – ruim – voor het fiscale genietingsmoment vast te stellen welk loon de werkgever aanwijst als eindheffingsloon. Daarbij gaat het niet alleen om het loon dat de vrije ruimte vult, maar ook om de gerichte vrijstellingen. De rest is dan loon ‘op de strook’. Dit aanwijzen kan blijken uit de vastlegging in een personeelshandboek, andere uitingen aan de werknemer en – heel belangrijk – uit de verwerking in de loon- en financiële administratie. De Modellenbank van Fiscount bevat een model om dit loon aan te wijzen. Daarmee geldt een soort vrije bewijsleer. Maar hieruit moet wel voldoende blijken dat áls er een fout gemaakt wordt, deze berust op een onjuiste uitvoering. In dat geval kan die fout namelijk worden hersteld. Zoals blijkt uit de casus van de maaltijden, is herkwalificatie van loon niet mogelijk.

Bij naheffing

Over de toepassing van de vrije ruimte bij een eventuele naheffing is in het handboek het volgende vermeld: “Als bij een controle van uw administratie door ons blijkt dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet hebt opgenomen als eindheffingsloon en ook niet als loon van de werknemer, dan gaan wij ervan uit dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling:

• loon van de werknemer is als deze is gegeven in een vorig kalenderjaar;
• eindheffingsloon is als deze is gegeven in het lopende kalenderjaar en als is voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.” (cursivering: door auteur (JRH)).

Naar mijn mening stelt de Belastingdienst zich hier dus op het standpunt dat het betreffende loon niet is aangewezen. Dat hoeft natuurlijk niet het geval te zijn; het kan ook om een fout gaan.

Tip

De tip van de dag is dan ook: voorkom discussie met de Belastingdienst en zorg voor tijdige en juiste aanwijzing van het eindheffingsloon. Niet aanwijzen betekent dat de Belastingdienst bij een eventuele naheffing vrijwel zeker zal uitgaan van loon ‘op de strook’. Dit onderwerp wordt samen met nog veel meer actualiteiten behandeld tijdens de komende sessies van de cursus Arbeid en Recht.

Remko Hesse is adviseur loonheffingen bij Fiscount.