Welke ontwikkelingen met invloed op software mogen niet aan u voorbij gaan?

De vraag welke ontwikkelingen relevant zijn is beslist niet altijd eenvoudig te beantwoorden en daarbij speelt ook nog vaak het tijdsbestek waarbinnen bepaalde ontwikkelingen tot bloei komen een rol. Begin december 2006 stuurde de overheid (KvK, CBS en Belastingdienst) een mailing naar ruim 450.000 ondernemers om hun te wijzen op de voordelen van XBRL. Een citaat uit deze mailing aan ondernemers luidde: ‘U besteedt kostbare tijd aan uw administratie. Niet alleen voor uzelf, maar ook voor de overheid. Zo bent u bijvoorbeeld verplicht uw jaarrekening te deponeren, belastingaangifte te doen en statistische gegevens te verstrekken. Vanaf 2007 wordt het steeds beter mogelijk om vanuit uw bestaande administratie sneller, efficiënter en veelal goedkoper aan deze verplichtingen te voldoen.’

Aanlevering in SBR

Het is inmiddels december 2014. Is door de intrede van XBRL de tijd die aan administraties wordt besteed daadwerkelijk verminderd? Bovenstaand is beslist niet bedoeld als kwaliteitsoordeel over XBRL, dat tegenwoordig als SBR door het leven gaat en afgelopen weken lees ik alweer over SBR+. Ook ik geloof dat het in 2017 afgelopen is met het op papier deponeren van de jaarrekening bij de Kamers van Koophandel en dat SBR de standaard is. Maar gaat deze verwachting echt uitkomen of is er straks sprake van uitstel? En hoe zit het eigenlijk met de jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen die bij de AFM ingediend worden? De KvK ontvangt alweer een aantal jaren op vrijwillige basis elektronische jaarrekeningen via SBR. Maar is de AFM eigenlijk al zover dat zij op SBR is aangesloten? Interessant om te weten als u een of meer beursgenoteerde bedrijven als klant heeft.

Elektronisch factureren

Een ander voorbeeld is elektronisch factureren. Persoonlijk had ik een paar jaar geleden al een echte doorbraak verwacht van elektronisch factureren in Nederland. En dan niet op basis van PDF, maar factuurherkenning op basis van de standaard UBL (Denemarken loopt sinds 2005 voorop met het gebruik van UBL. Landen als Noorwegen, Zweden en IJsland maken eveneens gebruik van UBL). Dat eerst ‘scannen en herkennen’ zo massaal nog steeds aan het doorbreken is als voorloper van elektronisch factureren had ik een paar jaar geleden niet durven voorspellen. Positief is wel dat inmiddels steeds meer boekhoudpakketten en andere softwaresystemen ondersteuning bieden voor elektronisch factureren – of dit voornemens zijn – op basis van UBL. De UBL Ketentest faciliteert softwareleveranciers die UBL inbouwen. Zie www.ublketentest.nl.’’

Als laatste voorbeeld de Werkkostenregeling die van invloed is op financiële software. Na uitstel dan toch verplicht per 2015. Heeft u uw boekhouding hier al op ingericht of gaat u extracomptabel gegevens vastleggen via de salarisadministratie?

Relevantie

Kortom: welke ontwikkelingen op welk moment relevant zijn is vaak lastig te voorspellen en wat een bepaalde ontwikkeling dan vraagt van uw software (en uw organisatie natuurlijk – maar daar is dit artikel niet op gericht), is niet altijd eenvoudig te beantwoorden.

Is het voorgaande een vrijbrief om dan maar niets te doen totdat u gedwongen wordt door een verplichtstelling vanuit de overheid, of omdat de oude versie van uw software inmiddels niet meer ondersteund wordt? Dat digitalisering alleen maar toeneemt is een zekerheid, waarbij steeds meer handelingen worden geautomatiseerd (of boekt u de bankafschriften voor uw klant nog handmatig?). Een intermediair zonder internet is ondenkbaar vandaag de dag.

UBL
UBL (Universal Business Language) is een internationale standaard voor het elektronisch uitwisselen van (bedrijfs)documenten, zoals inkooporders en facturen. Een uitgebreid overzicht van landen en segmenten waar UBL wordt toegepast is terug te vinden op Oasis-open.org.

Belangrijke ontwikkelingen

De volgende ontwikkelingen (met invloed op software) mogen in elk geval niet aan u voorbijgaan:

• Het Referentie grootboekschema (RGS); een uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft om rapportages vanuit de financiële administratie te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS en anderzijds door rapportages te ontlenen aan RGS.
• Elektronisch factureren; het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier, tezamen met het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van die facturen door een afnemer. Eerder is UBL al genoemd als berichtenstandaard voor elektronisch factureren.
• VoorIngevulde aangifte (VIA); volgens de ‘Roadmap SBR op weg naar 2020’, uitgegeven door het SBR-programma, d.d. 2 juli 2014, is in de loop van 2015 de Vooringevulde Aangifte (VIA) voor becon’s, via commerciële aangiftesoftware, gepland.
• Online software; het aanbod van online boekhouden overtreft nu al ruimschoots het aanbod van lokale boekhoudsoftware. Bij een relatief nieuwe ontwikkeling als ‘management dashboards’ heeft online al direct de overhand. Fiscale aangiftesoftware via een online variant is aan een opmars begonnen. Bij online software is steeds meer sprake van het automatisch onderling uitwisselen van gegevens (vaktechnisch aangeduid als ‘webservices’) zonder dat de gebruiker daarvoor handmatig gegevens hoeft te exporteren en weer importeren. Zo kan een journaalpost van een loonverdeelstaat automatisch in het online boekhoudpakket terechtkomen en daar geboekt worden.
• Online samenwerken; online samenwerken met cliënten via een klantportaal, al dan niet als onderdeel van online boekhouden en een functie als employee self services (ESS) komt steeds meer aan bod. Gerelateerd aan de adviesfunctie worden online  management dashboards aangeboden om uw cliënten ‘op meer continue basis’ te informeren.
• Uitbreiding SBR (verplichtstelling); eerder is al opgemerkt dat het in 2017 afgelopen is met het op papier deponeren van de jaarrekening bij de Kamers van Koophandel en SBR de standaard is. Bent u op vrijwillige basis al bezig met het elektronisch indienen van jaarrekeningen voor uw cliënten bij de KvK of wacht u tot handmatig deponeren niet meer mogelijk is? Als u nog jaarrekeningen opstelt met Word of Excel is het aan te raden in elk geval op een rij te zetten wat de overgang naar SBR betekent.       

Besef goed dat het voorgaande geen limitatieve opsomming is. Stel u regelmatig op de hoogte van ontwikkelingen. Laat u informeren door uw brancheorganisatie en ga na welke ontwikkelingen uw softwareleverancier(s) op de ontwikkelagenda heeft c.q. hebben staan.

Het rapport ‘ICT Accountancy 2020: accountantspraktijk op weg naar de toekomst’  biedt u een handvat als het gaat om relevante ICT ontwikkelingen. Dit rapport is gratis op te vragen via www.ictaccountancy.nl.