Hans Koning: Uw accountantskantoor toekomstproof: de volgende 5 acties

In mijn artikel van 1 november jl. heb ik de 5 demografische ontwikkelingen tot 2020 en bijbehorende kansen voor het accountantskantoor besproken. In het tweede artikel van 11 november jl. kwamen de eerste 5 acties aan de orde om uw accountantskantoor toekomstproof te maken. Nu volgen tenslotte de tweede 5 acties.  Een onderdeel van de warming up voor de AV-dag van 9 december a.s.

1.   Personeelsbestand doorlichten en herstructureren

Het optimaliseren van het personeelsbestand is voor veel kantoren de moeilijkste actie uit de veranderopgave. Het gemiddelde MKB-accountantskantoor in Nederland realiseert zo’n 80% van haar omzet met dataverwerking en daaraan gekoppelde compliance en assurance (administratie, jaarrekening, controle, belastingaangiftes en salarisadministratie) en zo’n 20% met (fiscale) advisering. Mijn voorspelling is dat tussen nu en vijf jaar de dataverwerking inclusief compliance en assurance (bijna) volledig digitaal zal plaatsvinden en er nog nauwelijks mensen aan te pas komen. Vorig jaar voerde het gezaghebbende blad ‘The Economist’ een onderzoek uit naar de kans dat een robot in de komende 20 jaar de werkzaamheden van medewerkers zal overnemen. Na de telemarketeers komen accountants op de tweede plaats met een kans van 94%! Tel hier het verhogen van de controlegrenzen en de komst van de micro-entiteiten met vrijstelling van de jaarrekeningplicht bij op, dan kan de conclusie niet anders zijn dan dat er voor zo’n 80% van de medewerkers tussen nu en vijf jaar geen werk meer is. In ieder geval niet het werk dat zij gewend zijn te doen. Waar wel een dringende behoefte aan is zijn de trusted advisors, marketeers en digitale ‘wonderkinderen’. Veel van de medewerkers in het huidige accountantskantoor hebben niet de competenties om die nieuwe rollen in te vullen. Dat is hen niet te verwijten maar wel een feit. Wat zijn de competenties voor de toekomstbestendige accountant? Op de eerste plaats is hij of zij een creatieve adviseur met een stevige vaktechnische ruggengraad. Deze accountant maakt actief gebruik van digitale hulpmiddelen en benut de kansen van de digitale revolutie. Hij/zij kent de productie-/dienstverleningsprocessen bij de klant en beschikt over kennis van de bedrijfstak. Is een inspirator voor de ondernemer die de cijfers van de klanten kan interpreteren. Flexibel en veelzijdig. Het is essentieel voor de continuïteit van een kantoor om tijdig het personeelsbestand van de organisatie door te lichten en het huidige team te ‘confronteren’ met het gewenste team van de toekomst. En daar vervolgens op te acteren.

2.   Aantrekkelijk werkgeverschap

De instroom in de accountancybranche staat onder druk en voor een aantal functies is nu al een ‘war on talent’ gaande. Voor de toekomst van uw kantoor is een instroom van Millennials/generatie Y van essentieel belang. Zij hebben andere waarden en normen dan de gemiddelde vennoot van een accountantskantoor, die dat over het algemeen is geworden door heel hard te studeren en te werken. En die een flinke inkoopsom ten behoeve van de zittende maten heeft gestort. Competenties waar een Millennial hoog op scoort zijn:

• Ondernemerschap en initiatief; zij denken vooral in kansen en beginnen liever als zzp’er dan te wachten op een passende baan. Zij denken in netwerken en niet in hiërarchieën.
• Klantgerichtheid; zij onderzoeken de wensen en behoeften van klanten en handelen hiernaar. Daarbij maken zij gebruik van het web en social media. Klanttevredenheid is heel belangrijk voor hen.
• Besluitvaardigheid; zij zijn actiegericht en kunnen knopen doorhakken, daarbij volgen zij vaak hun hart en laten zich minder leiden door materiële zaken.
• Omgevingsbewustzijn; zij willen een bijdrage leveren aan een ‘betere wereld,’ zijn goed geïnformeerd over maatschappelijke, politieke en economische ontwikkelingen en benutten die. Ze leven niet om te werken maar werken om te leven.

De Millennials kunnen u helpen bij de noodzakelijke veranderingen van uw kantoor. Zij zijn opgegroeid met de mogelijkheden van de digitale wereld en kunnen het web en social media inzetten voor marketing en communicatie. Gelet op de bovengenoemde competenties hebben zij meer dan gemiddelde adviseurskwaliteiten. Het aantrekken en behouden van Millennials betekent dat u met hen een maatwerk carrièreplanning maakt waarbij zij zich kunnen ontwikkelen en waarbij ook rekening wordt gehouden met persoonlijke wensen. Hun behoefte aan waardering en erkenning is iets anders dan een mooi salaris. Als vader van drie Millennial kinderen en drie Millennial ‘schoonkinderen’ geloof ik er in dat zij organisaties verder kunnen brengen en een bijdrage zullen leveren aan een betere wereld.

3.   Front office/back office organisatie

Om goed te kunnen inspelen op kansen in de markt is het van belang dat er in het accountantskantoor een onderscheid wordt gemaakt tussen een frontoffice en een backoffice. De frontoffice wordt bemenst door de trusted advisors waarbij er een bewuste keuze is gemaakt voor een aantal adviesgebieden, markten en niches waar het kantoor zich op wil richten. Daarbij moet dan ook nog een keuze worden gemaakt voor ‘product leadership’ = de allerbeste willen zijn in iets specifieks of ‘customer intimacy’ = optimaal willen inspelen op de wensen van de klant. In de backoffice, die steeds meer wordt ‘weg geautomatiseerd’ vindt de dataprocessing plaats op een zo efficiënt mogelijke manier. Hier is sprake van ‘operational excellence’. Voor meer uitleg over de begrippen ‘product leadership’, ‘customer intimacy’ en ‘operational excellence’ verwijs ik naar de blogs van Maurice Lander op AV. Er kan ook de keuze worden gemaakt om de back office uit te besteden aan een organisatie die zich hierin heeft gespecialiseerd en daarbij expertise en schaalvoordelen kan creëren waar u als afnemer ook van kunt meeprofiteren. Uw klant hoeft hier niets van te merken omdat de communicatie met uw klant in de ‘look and feel’ van uw kantoor wordt uitgevoerd. Een voorbeeld van een partij waaraan u uw backoffice kunt uitbesteden is de AdministratieHUB.

Hoewel hij het niet zo vaak expliciet over een front office en een back office heeft, vind ik de blogs van Marcel Spoelstra vaak hele praktische tips bevatten die het MKB accountantskantoor kunnen helpen  om effectiever en efficiënter te werken. Met name op het gebied van dataprocessing, maar ook met het ontwikkelen van adviesdiensten die heel dicht tegen de huidige praktijk aan liggen.

4.   Volg de digitale ontwikkelingen

Digitale ontwikkelingen gaan exponentieel en niet lineair. Degenen die blijven zeggen dat het allemaal wel meevalt gaan geen gelijk krijgen. In onze branche kom ik nog (te)veel ontkenning tegen en dat is jammer en ook zorgelijk. Lees de blogs van onze ‘digitale trendwatcher’ Fou-Khan Tsjang en doe er iets mee. Niet als haantje de eerste misschien maar wel als haantje de tweede. De disruptie in de economie wordt met name veroorzaakt door de digitale ontwikkelingen. Het menselijk brein wordt steeds meer ingehaald door de zelflerende computer. Blockchain vormt een bedreiging voor de gevestigde orde van ‘zekerheidsverschaffers’ als accountants, banken en notarissen. ING heeft dat inmiddels begrepen en zich aangesloten bij een groep van internationale banken die de mogelijkheden van deze technologie onderzoekt. Ik heb nog niet gelezen dat er ook zo’n initiatief is voor accountantskantoren. Is dit misschien typerend voor de beroepsgroep? Als kantooreigenaar kunt u zich niet verschuilen achter de beroepsgroep maar heeft u de verantwoordelijkheid voor de toekomst van uw klanten, medewerkers en mede-eigenaren.

5.   Schakel deskundigheid in bij het veranderingsproces

Veel vennoten zeggen dat zij de trusted advisor zijn van de ondernemer. Wat mij opvalt is dat accountantskantoren relatief weinig deskundigheid inschakelen bij de noodzakelijke veranderingsprocessen en daarbij zelf geen trusted advisor hebben. Dus wat je wilt zijn voor een ander heb je zelf niet nodig. Ik word regelmatig (te) laat bij complexe situaties ingeschakeld, meestal als er een samenwerkingsissue is tussen de partners. Als ik eerder was ingeschakeld had het proces professioneler kunnen verlopen met minder financiële schade  en met minder pijn in relaties tussen mensen. Er is een gezegde ‘een goede voorbereiding is 90% van het succes’ en dat geldt zeker ook voor een complex veranderingsproces. Een succesvol veranderingsproces kent drie fasen:

1. Een scherpe analyse van de problematiek,
2. Een creatief organisatie-(her)ontwerp,
3. Daadkrachtige implementatie.

De eerste twee fasen lukken meestal nog wel. 80% van de veranderingen mislukt echter en dat zit meestal in de derde fase. Er wordt wel begonnen aan de implementatie maar die wordt niet volgens plan afgerond. Als het spannend wordt bij een verandering lopen ratio en emotie bij de kantooreigenaren vaak door elkaar en dat komt de effectieve besluitvorming niet ten goede. Een ‘beroepsveranderaar’ heeft veel situaties al eens eerder meegemaakt en weet wat effectieve stappen zijn in een bepaalde fase. Hij hanteert analyse instrumenten en –technieken en heeft het nodige inlevingsvermogen, oog voor emoties en de menselijke maat. Bij een toewijding voor een bepaalde branche kent hij ook de strategische uitdagingen waar de vennoten voor staan en de economische belangen die hiermee zijn gemoeid.

Tot slot

In de serie van drie artikelen zijn vijf demografische ontwikkelingen besproken, voorzien van de kansen die deze bieden voor accountantskantoren. Vervolgens kwamen de tien noodzakelijke acties aan bod om uw accountantskantoor toekomstproof te maken. Aan u de verantwoordelijkheid om hiermee aan de slag te gaan! Ik wens u daarbij veel succes.

Drs. S.J. (Hans) Koning, directeur Koning Business Solutions Veranderkracht! en bestuursadviseur/verandercoach/interim-manager bij accountantsorganisaties.

hans@koningbs.nl tel. 0653-649775