Dashboarding is de toekomst van accountancy’
Een ondernemer is maar in één ding geïnteresseerd: hoe staat mijn bedrijf ervoor en hoe kan ik snel bijsturen als de situatie daarom vraagt? Overzichtelijke dashboards zijn daarom de toekomst van de accountancy. ‘Dit is echt geen rocket science.’
De jaarrekening? Die is ‘zo dood als een pier’, zegt Hans Guijt van Accent Accountancy. ‘Die rekening zegt niets over de situatie van nu. En als ik een saldibalans uitdraai, kunnen 9 van de 10 ondernemers zo’n ding niet lezen. Klanten zijn maar geïnteresseerd in één ding: hoe staat mijn bedrijf ervoor en hoe kan ik snel bijsturen als de situatie daarom vraagt?’
Guijt heeft daarom alle losse Excel-lijstjes uit zijn Noordwijkse kantoor verbannen. Het hele proces in zijn bedrijf is nu ingericht volgens zogeheten workflows, waarbij software de taken registreert en bijhoudt en voor iedereen de voortgang inzichtelijk maakt. ‘Klanten checken nu hun aangifte gewoon op hun telefoon’, zegt hij.
Het grote voordeel van die flows zit hem niet alleen in de geboekte tijdswinst, maar vooral in de inzichtelijkheid, zowel voor klanten als voor het kantoor zelf. ‘Zo is er een dashboard dat de debiteurenstand in beeld brengt. Daarop kun je heel makkelijk doorklikken. Voorheen moest je altijd je eigen analyses maken en dat was – om eerlijk te zijn – toch altijd vrij bewerkelijk. Nu heb je elke dag een overzicht van je gegevens. Je kunt eenvoudig dingen selecteren op branche, per jaar of per maand, naar behoefte.’
‘Wat we konden digitaliseren, hebben we gedigitaliseerd’
Digitalisering centraal
Accent Accountancy is ruim 7 jaar geleden begonnen door drie mannen, die eerst bij een middelgroot kantoor zaten. Eenmaal op eigen benen besloten ze het anders aan te pakken. Voortaan zou voor hen niet alleen laagdrempeligheid en een sterke lokale oriëntatie centraal staan, maar ook digitalisering van het proces.
‘Wat we konden digitaliseren, hebben we gedigitaliseerd’, vertelt Hans Guijt, sinds 3 jaar belastingadviseur bij het ongeveer 10 man sterke kantoor, dat zichzelf graag als ‘accountancyfabriek’ afficheert. Die digitalisering begon met het schrappen van Excel-lijstjes, zegt hij. ‘We hebben eerst alle processen die in Excel-lijsten stonden en die in onze hoofden zat gevat in flows.’
Daarna is via software het hele proces digitaal gemaakt. ‘Hun tools maken het mogelijk dat je dat zelf kunt inrichten; dat is echt geen rocket science. Zo kun je dus zelf bepalen wie welke stukken op afgesproken momenten hoort te ontvangen en welke taken op moment x, y of z moeten worden uitgevoerd. We kunnen nu ook direct zien welke collega aan welke taak heeft gewerkt. Zo hebben we niet alleen onze interne processen stuk voor stuk structureel verbeterd, maar zitten we er ook veel dichter bovenop als er iets speelt bij de klant.’
Werken met flows
Het dashboard geeft dus inzicht en maakt het werk efficiënter, aldus Guijt. Dankzij de workflowsoftware worden taken nu secuur en in de juiste volgorde afgewerkt. ‘Binnen onze accountancyfabriek leggen we de verantwoordelijkheid van iedere medewerker voor bepaalde taken duidelijk vast. Denk bijvoorbeeld aan de voorgeschreven werkzaamheden bij btw-aangiftes. Wordt een bepaalde taak niet opgepakt, dan krijgt de betreffende collega een signaal dat hij of zij ermee aan de slag moet. De software laat zo duidelijk zien welke taken openstaan bij klanten en wie deze onder handen heeft.’
Ook het jaarrekeningproces is in zijn geheel vastgelegd in zo’n flow, legt Guijt uit. ‘Dat is een lang proces, waarbij heel duidelijke stappen ingebakken zijn als: wie vraagt gegevens op, bij wie komt het in zijn ‘to do-list’ te staan, en zo verder.’
De helft op de portal
Het Noordwijkse kantoor werkt net als veel andere accountants ook met een klantenportal. Guijt: ‘Als klanten via de portal hun administratie uploaden, dan staat daar scan- en herkensoftware die alles herkent. Er is zoveel mogelijk gedigitaliseerd. Aanvankelijk leek het nog even dat veel klanten niet enthousiast hierover waren, maar dat klopte gelukkig niet. Meer dan de helft van onze klanten zit inmiddels met zijn aangifte op de portal. Klanten accorderen hun aangifte hier veel sneller dan als wij hen hierover zouden benaderen per post. ‘Even de aangifte checken’ op hun mobiele telefoon of iPad levert zo tijdwinst op aan beide kanten.’
Accent Accountancy focust zich op de in de regio actieve ondernemers in bloemen, het brede MKB en vermogende particulieren. Volgens Hans Guijt zit de kracht van het kantoor vooral in de laagdrempeligheid. Geen afstandelijke balie, waar je je als klant moet melden, maar de mogelijkheid om direct door te lopen naar je vaste contactpersoon. Het kantoor wortelt in de lokale gemeenschap en draagt daaraan een steentje bij waar nodig. Dit geeft volgens hem aan bestaande en nieuwe klanten het signaal af dat het kantoor niet alleen maar ‘komt halen’.
‘Wij proberen het proces voor onze klanten makkelijker te maken, daardoor wordt het voor hen ook goedkoper’, aldus Guijt. ‘Zo begeleiden we klanten ook als zij overgaan op een online pakket. We zetten er dan vaak een assistent naast die laat zien hoe het werkt. Onze ervaring leert dat het alleen omarmd wordt als je klant echt zelf ervaart hoe makkelijk bepaalde software werkt, wat het hem of haar aan tijd bespaart en welk inzicht zo’n dashboard oplevert.’
Bron: AFAS Software: Inspireertbeterondernemen.nl
Geef een antwoord