Koudwatervrees afschudden en gewoon in het diepe springen. Eventueel met ‘zwembandjes’. Dat geeft Dario Castiglione, Senior Accountmanager Accountancy van Visma, kantoren mee die een volgende stap willen zetten in automatisering. Tijdens de AV-dag 2017 gaf hij zijn toehoorders een serie #hoedanprecies-tips mee over slimmer werken. Voor de een houdt dat iets anders in dan voor de ander, drukte hij ze op het hart.
Visma zet zelf ook een stap voorwaarts. Het softwarehuis krijgt volgens Castiglione binnenkort ‘gezinsuitbreiding’. Visma Advisor wordt de ‘familienaam’ van alle nieuwe specifieke online oplossingen voor de accountancy, Accounting Offices. Momenteel wordt Visma Advisor gebruikt als praktijkmanagementsysteem en voor servicemanagement, wat inhoudt dat een kantoor online administraties kan aanbieden aan zijn klanten en online met hen kan samenwerken. Zweden en Noorwegen hebben op 4 oktober 2017 de primeur met enkele uitbreidingen, Nederland zal ijs en weder dienende snel volgen. Onder meer met tooling die opmerkelijke uitzonderingen in administraties signaleert. Daarna komen oplossingen voor continuous monitoring/auditing, en programma’s voor online samenstellen en jaarverslaglegging beschikbaar. Visma investeert veel in cloud-ontwikkelingen. Castiglione: ‘Om aan te geven: 66% van al onze R&D gaat naar ontwikkeling van cloudoplossingen’.
Eigen tempo kiezen
De rode draad in Castigliones #hoedanprecies betoog is, dat kantoren zich niet gek moeten laten maken, en hun eigen tempo moeten kiezen. En wat voor de een klopt als een zere vinger, kan voor een andere kantoor wel eens een suboptimale oplossing zijn. Castiglione adviseert kantoren eerst te onderzoeken wie ze zijn en hoe ze willen werken, alvorens te investeren in nieuwe software. ‘Wat heet slim? Die vraag kun je alleen beantwoorden als je weet wie je wilt zijn als kantoor en hoe je je dienstverlening naar je klanten wilt vormgeven’, zo hield hij zijn gehoor voor tijdens een volgeboekte sessie tijdens de AV-dag 2017 in Bussum.
Blind typen
Visma is niet van plan z’n klanten met zachte dwang naar hogere automatiseringsgraad, of naar compleet ‘online’ te manoeuvreren. Voor sommige klanten is het volgens hem nog niet opportuun grote stappen te zetten: ‘Stel je hebt een kantoor waar mensen werken die nog maar vijf jaar moeten tot aan hun pensioen en die al heel lang blind typend bankafschriften kunnen verwerken. Met klanten die elk kwartaal de spulletjes netjes geordend aan in mappen aanleveren en bereid zijn daarvoor te betalen. Waarom zou deze accountant, als hij zijn kantoor niet wil verkopen, op een andere manier gaan werken? Die is voor zichzelf al heel slim bezig en gaat ongelukkig worden als we hem naar een andere manier van werken proberen te duwen. Sommige mensen moet je gewoon even laten, en dat geldt voor zowel voor klanten als voor medewerkers.’
Blijven hangen
Dat neemt niet weg dat er volgens Castiglione kantoren zijn die naar zijn idee onnodig ‘blijven hangen’, omdat ze onvoldoende prioriteit geven aan het stroomlijnen van hun processen, of simpelweg lijden aan koudwatervrees. ‘Het is ook een kwestie van doen’. Een pilot samen met een aantal early adopters, zowel medewerkers als klanten, is volgens hem aan te raden. ‘Gaat elke slimme stap die je gaat zetten altijd van een leien dakje?’, vraagt Castiglione zich hardop af. Het antwoord: ‘Nee, helemaal niet. Maar slimme mensen, die slim bezig zijn, die volharden en zetten door. Waar je je naar op zoek moet, als je in het water springt, zijn zwembandjes. Als je weet dat je die hebt, in de vorm van een persoon of een proces om op terug te vallen, dan durf je.’ Met andere woorden, volgens Castiglione: ‘Automatiseren is vooral een kwestie van doen. Ga nou niet denken: het kan allemaal niet. Slimme softwareoplossingen volgen jouw keuze.’
Goede voornemens
De realiteit is volgens hem weerbarstig. Regelmatig spreekt hij kantoren en medewerkers die na een masterclass als op de AV-dag geïnspireerd en vol goede voornemens op weg naar huis gaan. Bankgegevens automatisch binnenhalen met een directe bankkoppeling, purchase to pay-processen zo organiseren dat er geen mensenwerk meer aan te pas komt, facturen en bonnetjes digitaliseren. Het kan allemaal vandaag al. Komt hij diezelfde medewerkers dan weer tegen tijdens een volgende sessie, dan is van die plannen weinig terechtgekomen; ‘Sterker nog: 99% verandert tot aan het eind van het jaar en het volgende jaar helemaal niets. Zeg nou eerlijk, want heb je nou sinds de laatste keer dat je hier was significant anders gedaan, op kantoor of met je klant? Terwijl je wel plannen had om het te doen’.
Big bang hoeft niet
Het is volgens Castiglione een misvatting te denken dat alles in één keer moet. ‘Ik ken heel wat kantoren die tegen het hele digitale aanleveren zitten aan te hikken. Maar dat komt vaak doordat ze het te groot maken. Zowel voor medewerkers als klanten. Ze denken dat het moet beginnen met een quantum leap en een big bang’. Niet nodig, beter niet zelfs, volgens hem. ‘Maak het klein. Een mogelijke route is om te kiezen voor hybride’. Klanten kunnen dan ook hun eigen tempo kiezen. ‘Pak bij iedereen, klanten of medewerkers, de stap die ze kunnen behappen’. Met een voorbehoud: ‘Vraag het ze niet. Niet vragen, maar opvoeden. Wat je beslist wél moet doen, is ze meenemen in je verhaal.’
Geef een reactie