Onderzoeksbureau GBNED heeft voor het derde achtereenvolgende jaar het aanbod van salaris- en HRM-software in beeld gebracht. De belangrijkste conclusie is dat de AVG en beveiliging van persoonsgegevens een stempel drukken op innovaties. Leveranciers van salaris- en HRM-software hebben hun handen vol gehad aan het AVG-compliant maken van hun softwaresystemen.

Een belangrijke functie in verband met de AVG is dataportabiliteit, oftewel de overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit laatste geeft betrokkenen het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Organisaties zijn wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te verstrekken. Omdat er nog nauwelijks tot geen ervaring en jurisprudentie is wat betreft de formaten van overdraagbaarheid van persoonsgegevens is het aan de softwareleveranciers om dit zelf in te vullen.

Op de vraag van GBNED “In welk data-formaat is de overdraagbaarheid van persoonsgegevens geregeld?” wordt dan ook geen een duidend antwoord gegeven. Een aantal maal worden formaten genoemd als: Excel, XML, CSV en PDF. Dit laatste formaat PDF is volgens ons niet direct machine leesbaar. Een van de leveranciers noemt in zijn antwoord het ontbreken van een standaard en een aantal leveranciers geven wel aan de overdraagbaarheid te ondersteunen, maar zonder specificatie van een standaard waarin. Enkele malen is ook genoemd dat de persoonsgegevens via een dashboard of portaalfunctie opgevraagd kunnen worden, echter zonder aanduiding van een standaard. Ook het automatisch verwijderen van persoonsgegevens blijkt een puntje van aandacht. Enerzijds moet rekening gehouden worden met de AVG en anderzijds met de wettelijke bewaarplicht van bepaalde persoonsgegevens. We vermoeden dat ook de komende paar jaar de AVG nog invloed zal hebben op salaris- en HRM-software.

Als uitvloeisel van het AVG-compliant maken ziet GBNED een groeiend aanbod van functies op het gebied van Employee Self Services (ESS). Met als basale functie binnen salarissoftware het online opvragen van de salarisspecificatie en jaaropgave op een mobile device, zoals een Smartphone of Tablet-PC. Dit laatste heeft, mede in het kader van de AVG, het versturen van een salarisspecificatie per email grotendeels van het toneel doen verdwijnen.

De “Gids Salaris- en HRM-software 2018/2019” is gratis beschikbaar via directe link of via www.softwarepakketten.nl.