Het afgelopen jaar zagen we een gemiddelde omzetgroei van 7% bij accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren, aangesloten bij NOAB en Fiscount. Deze omzetgroei zorgt er mede voor dat nog niet alle kantoren de noodzaak zien om te digitaliseren. Toch is mijn advies om hier de komende tijd meer aandacht aan te besteden. Kantoren die zich wel richten op digitaliseren laten namelijk een omzetgroei zien die veel hoger ligt dan die 7%. Gevallen waarbij de omzetgroei hoger ligt dan 30% zijn inmiddels geen uitzondering meer.

Bij verbeteren door digitalisering wordt al snel gedacht aan Scan & Herken of elektronisch factureren en bankieren. Deze ontwikkelingen dragen zeker bij, maar bieden vaak niet de gewenste efficiëntie en tijdwinst. Graag belicht ik daarom drie herkenbare situaties, waarin je vaak veel meer ICT-winst kunt behalen. Hoe, dat lees je daarna.

1. Klantcommunicatie en tijdverlies

Je wilt graag aan de slag met de verwerking van de administratie van een klant, of je bent bezig met de jaarrekening. Er blijken stukken te missen, doordat de klant dit niet heeft aangeleverd. Daarom stuur je de klant een mail of bel je de klant na. Vaak blijkt dat de klant denkt het al aangeleverd te hebben of niet precies weet wat er aangeleverd moest worden. Komt er na dagen of langer wachten nog geen reactie, dan wordt er nogmaals gebeld of gemaild.

Op vrijdagavond geniet je van je vrije weekend en krijg je om 23.00 uur ineens een WhatsAppberichtje van een klant met een vraag. Als je het berichtjes leest, krijgt de klant een blauw vinkje te zien en verwacht hij/zij een reactie. Lees je het bericht niet, dan is de kans groot dat je het vergeet. Je besluit daarom een herinnering in je agenda te zetten.

Een andere situatie betreft een specifiek document van een klant dat je nodig hebt, maar je weet niet meer zeker of jouw collega dit nu al heeft opgevraagd. Jouw collega is een dag vrij, dus je mailt de klant toch maar even. De klant krijgt twee keer dezelfde mail en vraagt zich af wat er misgaat.

Bovenstaande voorbeelden zijn vast heel herkenbaar. Deze situaties leveren niet alleen veel tijdverlies op, maar zorgen ook voor frustraties bij zowel medewerkers als klanten.

2. Mobiel en alles binnen handbereik

De klant centraal stellen is een begrip dat steeds vaker genoemd wordt. Maar we zijn allemaal klanten en we hebben onszelf allang centraal gesteld. Bestellingen via Bol.com en Coolblue worden desgewenst dezelfde dag nog geleverd. Bankieren doen we steeds vaker via de app en door middel van chatfuncties in Facebook, Instagram en op Marktplaats communiceren we steeds vaker en sneller.

Klanten verwachten van hun accountant ook dat ze eenvoudig te bereiken zijn. Ze willen dat gegevens via een app aangeleverd worden en als er vragen zijn, willen ze graag snel antwoord. Dit geldt niet alleen voor jouw kantoor en jouw klanten, maar ook wij als Fiscount zien dat informatie steeds sneller beschikbaar moet zijn voor onze leden.

3. Best of breed?

De afgelopen periode ben je op kantoor waarschijnlijk weer overspoeld met telefoontjes van softwareleveranciers. Traditioneel gezien is 1 januari namelijk de datum waarop accountantskantoren hun nieuwe software-oplossingen geïmplementeerd willen hebben. Daarnaast zijn er steeds meer aanbieders die met een specifiek stukje software een oplossing bieden. Dit biedt het kantoor de mogelijkheid om de beste oplossingen te kiezen.

Het beste stukje software per onderdeel klinkt goed. Daarnaast ben je niet meer afhankelijk van één softwareleverancier en wordt daarmee de afhankelijkheid kleiner. Het zorgt er alleen ook voor dat de samenhang tussen de verschillende pakketten steeds belangrijker wordt.

Maximale bewegingsvrijheid

De missie van Fiscount is om jou en jouw accountants-, administratie- of (belasting)advieskantoor maximale bewegingsvrijheid te bieden. Zo kan jij je vak als accountant en adviseur zo optimaal mogelijk uitvoeren én kun je ondernemen op de manier waarbij jouw eigen kwaliteiten het beste tot hun recht komen. Dat willen wij bereiken door als gespecialiseerd kennis- en adviescentrum de complexe juridische, fiscale en accountancy-technische regelgeving, inclusief bijbehorend gereedschap en benodigde vaardigheden, op zoveel mogelijk verschillende manieren voor jou te ontsluiten en toegankelijk te maken.

Als Fiscount zien wij ook dat ICT hierbij een steeds belangrijkere rol inneemt en kansen biedt. Dit is de reden dat we Mijn kantoorapp als platform hebben omarmd, zodat we samen kantoren ondersteunen om onze missie te behalen.

Daarnaast willen we onze diensten ook steeds verder ontsluiten via Mijn kantoorapp. Nieuws, standaard workflows, adviestools en ondersteuning worden onderdeel van het platform en daarmee direct beschikbaar voor de bij ons aangesloten kantoren.

Waar staan we nu?

In de basis is Mijn kantoorapp een communicatie- en integratieplatform. Dit houdt in dat klantcommunicatie gestroomlijnd en inzichtelijk wordt. Je krijgt hiermee inzicht in alle communicatie met klanten. Klanten en medewerkers weten welke taken ze nog moeten uitvoeren of welke stukken ze nog moeten aanleveren. Ook krijgen klanten automatisch herinneringen en worden uitgevraagde documenten op de juiste plaats in het dossier geplaatst. Goedkeuring van documenten kan op verschillende niveaus plaatsvinden. Voor btw-aangiftes voldoet een akkoord met een vinkje. Terwijl de integratie met Ondertekenen.nl ook voorziet in een handtekening met beroepscertificaat. Dankzij standaard- en zelf in te richten workflows automatiseer je eenvoudig processen, zoals het samenstellen van de jaarrekening of het onboarden van nieuwe klanten inclusief Wwft-identificatie.

Het platform is zowel via het web als via een mobiele app beschikbaar. Hierdoor hebben klanten altijd en overal toegang, wel zo prettig aangezien 80% van al het dataverkeer inmiddels op onze mobiele telefoons plaatsvindt. Uiteraard is het mogelijk de verwachtingen van klanten te managen door bijvoorbeeld aan te geven dat vragen op werkdagen binnen een bepaald aantal uren worden behandeld. Een vrije vrijdagavond is wel zo prettig.

Mijn kantoorapp is een onafhankelijk platform en de eerste integraties zijn inmiddels gerealiseerd. CRM-data kunnen worden uitgewisseld met bijvoorbeeld Afas, Fiscaal Gemak, Simplicate en Exact Online. Daarnaast is de single sign on integratie van SecureLogin beschikbaar in het platform, waardoor alle applicaties in SecureLogin ook via Mijn kantoorapp beschikbaar zijn. Dankzij deze integraties wordt Mijn kantoorapp de centrale plaats, waar je zelf bepaalt met welke applicaties je werkt.

Vooruitziende blik

Naast de uitbreiding van het aantal integraties richten we ons voor de toekomst op de integratie van de Fiscount dienstverlening in het platform. Zo worden de nieuwsberichten die we aanbieden via de Fiscourant en de verschillende Fiscasus beschikbaar op het platform. Deze berichten zijn het meest effectief als ze bij de juiste klanten terechtkomen, zodat klanten niet zelf naar relevante berichten hoeven te zoeken. Daarom bieden we de optie om bepaalde kenmerken aan klanten te koppelen. Deze kenmerken worden ook gekoppeld aan de nieuwsberichten. Vervolgens bepaal je als kantoor zelf of je de nieuwsberichten doorzet naar alle klanten met het betreffende kenmerk. Zo wordt het bijvoorbeeld erg eenvoudig om alle klanten met een leaseauto te bereiken als er een fiscale wijziging plaatsvindt in de bijtelling.

Ook gaan we standaard workflows bieden voor processen die we vaak in de praktijk zien. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het samenstellen van de jaarrekening.  Maar ook specifieke adviesprocessen zijn op te delen in standaard workflows.

Mijn kantoorapp is niet alleen een platform voor klanten en medewerkers, maar ook voor derden. Hierdoor wordt het mogelijk om de adviseurs van Fiscount te betrekken in een specifieke klantcase. De dossierstukken die je beschikbaar wilt stellen, worden inzichtelijk gemaakt voor de adviseur. Advies wordt daardoor sneller beschikbaar voor jou en jouw klanten.

Met Mijn kantoorapp biedt Fiscount kantoren de kans om optimaal te profiteren van de mogelijkheden die ICT biedt. Processen die veel tijd kosten worden gedigitaliseerd en er wordt daadwerkelijk waarde toegevoegd voor klanten en medewerkers. Je werkt daardoor niet meer met ICT, maar ICT werkt voor jou.

Mark ter Steege is adviseur Fiscount ICT-service