Adviesbureau DOCCO heeft vandaag een gids uitgebracht rondom digitaal ondertekenen. Het rapport bevat een toelichting op de juridische en organisatorische aspecten, een begrippenlijst en een toepassingsscenario voor administratie- en accountantskantoren. Aan het rapport is ook een index gehecht met een vergelijkingsoverzicht waar ruim 20 ondertekenoplossingen aan hebben meegewerkt.
Veel onduidelijkheden
‘De werking van de digitale handtekening is voor veel accountants een ongrijpbare materie’, licht DOCCO het initiatief toe. ‘Vooral omdat er veel methoden zijn, verschillende richtlijnen binnen en buiten Europa en omdat er onduidelijkheid is over de verschillende rechtsgevolgen. Juist dit maakt het ongrijpbaar: het is niet zo klip-en-klaar als verondersteld en gehoopt wordt. Bij het kiezen van de juiste ondertekenmethode dient gekeken te worden naar bijvoorbeeld de omstandigheden. Het vraagt om professionele afwegingen, kijkende naar omstandigheden. De complexiteit resulteert in de praktijk in nonchalance rond het onderwerp. De veelgehoorde uitspraak “ik mag er toch vanuit gaan dat het goed geregeld is en/of mijn leverancier hier aan denkt”, toont (te) weinig verantwoordelijkheidsbesef. Een zorgvuldige weging en toepassing van digitaal ondertekenen binnen het accountantskantoor is van groot belang, omdat een ondertekening een rechtshandeling is. Niet zondermeer zonder gevolgen.’
Groot deel ondertekeningen houden geen stand bij een rechter
Reindert Doorn, auteur van het rapport en adviseur bij DOCCO, verwacht dat een overgroot deel van de ondertekeningen die zich voltrekken binnen de branche omkleed zijn met onvoldoende waarborgen. Ze zullen niet of moeilijk standhouden bij de rechter. ‘We zien dagelijks, dat secretaresses afbeeldingen inplakken (gescande handgeschreven handtekening), uit hoofde van bijvoorbeeld de tekenend accountant. Of slechts een vinkje zetten. Het is ondoenlijk om vervolgens aan te tonen, dat je als accountant een wilsbesluit hebt genomen om zo’n document of verklaring te ondertekenen.’ Enig compliance-besef is hier op zijn plaats. Hoe kleiner het kantoor, des te minder knowhow en aandacht er in de praktijk vaak voor is.
De gids is gratis op te vragen via www.ondertekenenvooraccountants.nl
Geef een reactie