Er wordt gewerkt met verschillende portalen, documenten raken verspreid, en de juridische zekerheid is niet altijd helder. Hoe pak je het aan zonder hoofdpijn? De ervaringen van drie kantoren op een rij.
Eén kanaal in plaats van een portalenjungle
Bij Stolwijk Kennisnetwerk (SKN) groeide het ongenoegen over de veelheid aan tools en klantportalen. “We willen geen portalenjungle, maar duidelijke communicatie via één veilig kanaal,” vertelt het kantoor. Daarom kozen ze voor PKIsigning, dat zich direct koppelt aan hun bestaande systemen zoals AFAS en M-Files. Medewerkers hoeven niet meer na te denken via welk portaal iets moet worden verzonden en klanten krijgen per transactie een duidelijke melding.
“PKIsigning is geen leverancier die alleen software levert,” zegt SKN. “Het is een partner die meedenkt over wetgeving, veiligheid en innovaties.” Het resultaat: overzicht, tijdwinst en zekerheid over de rechtsgeldigheid van handtekeningen.
Geen discussie over de handtekening
Bij Bol Adviseurs lag de uitdaging elders. Het kantoor wilde discussies over de juridische status van digitale handtekeningen voorkomen. “We willen geen discussie hebben over de handtekening; interne handtekeningen zijn altijd gekwalificeerd,” aldus Ruud Hofmans van Bol. Het kantoor had één duidelijke eis: privacy en veiligheid moesten vanaf het ontwerp gegarandeerd zijn. PKIsigning bleek daarin de juiste partner. Bol koppelde het platform via API’s rechtstreeks aan hun eigen dossiersysteem iManage. Daardoor vloeien ondertekende documenten automatisch terug, zonder extra handwerk.
De implementatie verliep soepel en de samenwerking wordt omschreven als praktisch en deskundig. Hofmans: “Er is veel kennis van zaken en een no-nonsense aanpak. Dat werkt gewoon prettig.”
Onderdeel van de digitale strategie
Ook RS Finance zag digitaal ondertekenen niet als losse tool, maar als onderdeel van hun digitale strategie. Het kantoor werkt al jaren met geïntegreerde cloudplatformen en wilde dat ook het ondertekenproces daarin naadloos past. “Geweldig om dan een oplossing te vinden die dit snel en efficiënt regelt,” zegt Arjan Schipperus. Dankzij de integratie met Silverfin konden documenten als opdrachtbevestigingen, LOR’s en notulen direct in één stroom worden afgehandeld.
De adoptie verliep soepel, ook bij klanten. “Het werkte gewoon en ze snapten het snel.” Bovendien waardeert RS Finance de betrokkenheid van PKIsigning: “Er is binnen een uur contact. Dat werkt fijn en geeft vertrouwen.”
De rode draad: eenvoud en betrouwbaarheid
De verhalen van SKN, Bol Adviseurs en RS Finance tonen dat veilig ondertekenen zonder hoofdpijn mogelijk is — als het maar goed wordt ingebed in bestaande processen. Het draait overigens niet alleen om technologie en integraties, maar ook om betrouwbaarheid en duidelijkheid. Misschien ligt de sleutel wel in eenvoud: maak het voor klanten helder, voor medewerkers logisch, en voor je organisatie aantoonbaar veilig. Wie dat goed regelt, wint tijd, rust, zekerheid en vertrouwen — precies wat digitaal ondertekenen had moeten brengen.
Wil jij ook ondertekenen zonder zorgen, net als deze kantoren? Download de gids met praktische tips en voorbeelden.
Geef een reactie