Toch blijkt in de praktijk dat kantoren tegen dezelfde obstakels aanlopen. De gids ‘De 10 meest voorkomende uitdagingen en oplossingen’ laat zien hoe divers die vraagstukken zijn en hoe groot de impact kan worden wanneer ondertekenen niet goed is ingebed in het werkproces of verkeerd wordt aangepakt.
Hieronder staan de belangrijkste uitdagingen kort opgesomd.
1. De valkuil van printen, tekenen en inscannen
Veel organisaties denken dat een akkoord of scan van een handtekening goed genoeg is. In werkelijkheid ontbreekt elke zekerheid rond identiteit, tijdstip en documentintegriteit. Het is een plaatje, geen elektronische handtekening, en daarmee juridisch onzeker.
2. Onzekerheid over rechtsgeldigheid
Het verschil tussen eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen is cruciaal, maar wordt vaak verkeerd uitgelegd of onvoldoende begrepen. Daardoor worden regelmatig te zwakke methoden ingezet voor documenten met een hoog risico.
3. Bewijslast die vaak niet compleet is
Een digitaal ondertekend document bestaat uit het (verzegelde) document én de audittrail. Hashwaarden, tijdstempels en procesinformatie zijn essentieel om later te bewijzen wat er is ondertekend. Toch worden ze nog te vaak vergeten of los opgeslagen.
4. Vragen over datalocatie en opslag buiten de EU
Accountants werken met gevoelige informatie. Wanneer software afkomstig is van Amerikaanse partijen, ontstaat onzekerheid over privacy, wetgeving en datatoegang. Organisaties willen daarom steeds vaker zekerheid dat gegevens binnen de EU blijven.
5. Matige integratie met Microsoft Word, Teams en SharePoint
Omdat vrijwel alle accountantskantoren gebruikmaken van Microsoft 365, leidt het ontbreken van een goede ondertekenintegratie tot veel handwerk, rommelige dossiervorming, fouten en dubbele versies van documenten.
6. Onduidelijkheid over welk betrouwbaarheidsniveau passend is
Bij elk documenttype hoort een type handtekening, maar dat beleid ontbreekt vaak. Daardoor worden opdrachtbevestigingen soms op een te laag niveau ondertekend, of worden gekwalificeerde handtekeningen ingezet waar dat niet nodig is.
7. Klanten die het proces of portalen niet begrijpen
Vertraging kan ontstaan als klanten onzeker zijn over digitale ondertekeningen. Ingewikkelde portals, generieke mails en onduidelijke uitleg leiden tot vragen of afwijzingen. Eenvoudige software en duidelijke communicatie voorkomen dit.
8. Onzorgvuldige omgang met bijlagen
Voorwaarden en bijlagen vormen vaak onderdeel van een overeenkomst of verklaring. Als niet juridisch kan worden aangetoond dat de klant ze heeft gezien, ontstaat kwetsbaarheid. Een audittrail moet dus ook informatie over bijlagen bevatten.
9. Integraties met CRM, DMS, rapportage- en aangiftesoftware
Ingebouwde standaard “onderteken”-functies in softwarepakketten voldoen niet altijd aan eisen voor betrouwbare handtekeningen. Een goed ingerichte koppeling met een extern ondertekenplatform zorgt ervoor dat het hele proces automatisch verloopt.
10. Digitale handtekeningen te moeilijk ingeschat
Dankzij remote identificatie en cloudcertificaten is een gekwalificeerde handtekening makkelijker dan ooit. Toch wordt dit niveau nog vaak gezien als ingewikkeld, terwijl het juist de beste zekerheid biedt voor door accountants opgestelde documenten.
Plus: de werkelijkheid van XBRL-ondertekening
Met de aanstaande verplichtstelling van XBRL voor grote ondernemingen ontstaan er -net als bij eerdere verplichtstellingen- weer nieuwe uitdagingen. XBRL is gestructureerde data. De handtekening moet zien op het XBRL-bestand, maar heeft geen visuele presentatie. Accountants moeten kunnen bewijzen welk XBRL-bestand is ondertekend en dat de inhoud identiek is aan wat gepresenteerd wordt.
Digitaal ondertekenen voor accountants blijkt niet een tooltje, maar een samenspel van juridische zekerheid, proceskwaliteit en dataveiligheid. Voor accountants, die vertrouwen leveren als dienst, wordt professioneel ondertekenen daarmee een onmisbare bouwsteen van het kwaliteitsstelsel. Een goed ingericht proces voorkomt risico’s, versnelt dossierafhandeling en maakt kantoren klaar voor de nieuwe datagedreven toekomst.
Download gratis de complete gids met cases, oplossingen en tips: Gids digitaal ondertekenen
Geef een reactie