Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer of manager van de afdeling IT, HR, Applicatiebeheer of Control is het je grootste uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en je organisatie future proof te maken. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt. En nee, deze longread gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Hier kun je vandaag mee aan de slag.
Je wilt er zeker van zijn dat jouw organisatie een geoliede machine is. Dat gestroomlijnde processen zorgen voor tevreden medewerkers en klanten en dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen en op ieder moment beschikbaar zijn zodat jouw team kan doen waar het goed in is. Je wilt arbeidsintensieve processen zo veel mogelijk digitaliseren en verder automatiseren. Want je hebt slagkracht nodig om je concurrenten voor te blijven, je winst te verhogen en je kosten te verlagen. Natuurlijk wil je zo weinig mogelijk tijd verdoen met simpel invoerwerk, en zie je ook je medewerkers liever iets leukers doen. Maak je bedrijf future-proof door te digitaliseren.
Are you digital?
We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Dit merken we op het werk en in ons privéleven.
Denk bijvoorbeeld aan slimme speakers die het overbodig maken om je telefoon erbij te pakken. Je roept gewoon “Route naar huis!” en ontvangt direct de instructies. En wat dacht je van de slimme thermostaat? Vanaf je smartphone stel je een tijdschema in en als je thuiskomt is het lekker warm in huis.
Al je apparatuur wordt aan elkaar gekoppeld en samen zorgen de devices voor rust en controle. Alle e-mailaccounts en agenda’s zijn gesynchroniseerd en je kunt altijd bij je social media accounts.
Even tussendoor: hoe digitaal is jouw bedrijf? Doe de scan!
Best gek dat we de digitalisering in ons privéleven toejuichen en omarmen, terwijl er binnen organisaties de nodige weerstand tegen digitalisering is. Veel organisaties gebruiken verschillende digitale tools en systemen, variërend van Excellijsten tot standalone softwareoplossingen.
De data wordt niet aan elkaar gekoppeld, de processen zijn niet op elkaar afgestemd. Dat is zonde, want het is de bedoeling dat data voor jou werkt en niet andersom. Sterker nog, data verzamelen is niet het doel. Het is een logisch gevolg van je dagelijkse werkzaamheden. Het doel van data verzamelen is dat jij inzicht en controle krijgt over de processen waarmee je uiteindelijk je bedrijf kunt verbeteren.
Archiefkasten en postzegels
Voor startups en jonge bedrijven is digitaal werken de normaalste zaak van de wereld. Natuurlijk doe je de boekhouding zo veel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Maar bedrijven die nog maar een paar jaar bestaan, weten nu eenmaal niet anders. Zij hebben alle mogelijkheden direct binnen handbereik en benutten de nieuwste technologieën. Een veel voorkomende valkuil van jonge bedrijven is dat ze voor allerlei activiteiten een tool hebben, maar dat al die tools niet met elkaar zijn gekoppeld.
Voor veel organisaties die in de analoge tijd zijn begonnen, is het minder vanzelfsprekend om digitaal te werken. Dat hun papieren dossiers in zware archiefkasten nu op een memorycard ter grootte van een postzegel passen, is een bizarre gewaarwording. Terwijl die postzegel waarnaar we zojuist verwezen, niet eens meer nodig is, want door online software kunnen documenten nu rechtsgeldig digitaal ondertekend en verzonden worden. Vanaf je smartphone, als je wilt.
Waarom digitalisering zo belangrijk is
Digitaliseren is eigenlijk niet eens meer een keuze. Bedrijven kunnen niet anders, simpelweg omdat het kostentechnisch niet meer uit kan om sommige processen handmatig of analoog uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen we informatie en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier verwerken. Administratieve processen kunnen zodanig worden geoptimaliseerd dat we een beter inzicht in en overzicht van bedrijfsresultaten en KPI’s hebben.
Software is een belangrijke voorwaarde om de bedrijfsvoering op orde te hebben. Eén geïntegreerde oplossing voor jouw administratieve processen, van projectbeheer tot financieel en CRM. Nu is het implementeren van een softwarepakket op zich nog vrij makkelijk te realiseren. Het wordt vaak lastig als meerdere pakketten en programma’s moeten samenwerken en moeten worden geïntegreerd. Dat vergt echt tijd en geduld.
Digitalisering privé en zakelijk
Een digitale verandering doorvoeren in je privéleven is makkelijk. Je downloadt een app, tweakt de instellingen en je bent klaar om je smart-tv te bedienen vanaf je smartphone. Je had het niet nodig, want je had namelijk gewoon een afstandsbediening, maar het maakt je leven wel makkelijker en leuker.
Als je het zwart-wit bekijkt, werkt het binnen je organisatie net zo. Neem de urenregistratie. Die gaat bij veel organisaties nog handmatig. Aan het eind van de werkweek worden de urenbriefjes ingeleverd, waarna een administratief medewerker de uren in een Excellijst of ander systeem invoert. Dat werkt prima, maar een digitaal systeem verlaagt de werkdruk significant, minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de efficiency. Een digitaal systeem maakt je leven makkelijker. Net als die app, die je in je privéleven zonder blikken of blozen implementeert.
Lees ook: salarisadministratie uitbesteden of zelf doen? Alle voor- en nadelen op een rij
Het verschil met nieuwe software in een organisatie is dat het niet om jou als individu draait. In je eentje download je de software en ga je aan de slag. In een organisatie moeten alle processen waarmee mensen soms al vele jaren werken, ineens over de kop. Mensen moeten hun gebaande paden verlaten en moeten helemaal anders gaan denken. En daar houden mensen nu eenmaal niet van. Ze houden van veilig, vertrouwd en makkelijk, en verandering is dus bedreigend.
Er ontstaat dan ook weerstand als je besluit om je bestaande processen open te breken en te digitaliseren. Afgezien van de algemene angst voor verandering zullen sommige medewerkers zich aangevallen voelen of bang zijn dat hun baan wordt overgenomen door een computer. Andere medewerkers zullen bang zijn dat ze het niet begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen. Gelukkig zijn er ook gegarandeerd mensen bij die de verandering omarmen. Ze verheugen zich op verbetering van het bedrijfsproces en zijn blij met elke ontwikkeling in de vorm van software. En die laatste groep ga je gebruiken om succesvol te veranderen.
Hoe ga je om met weerstand tegen digitalisering en automatisering?
Hoe krijg je alle neuzen dezelfde kant uit en hoe zorg je ervoor dat het digitaliseringstraject voorspoedig verloopt? Hoe houd je de moed erin als er bij het integreren van meerdere pakketten en programma’s vertraging ontstaat en de weerstand ineens weer toeneemt?
Mike Myatt heeft een artikel geschreven over drie stappen die je kunt nemen om een verandertraject te starten en met succes te implementeren. De onderstaande stappen zijn gebaseerd op zijn theorie.
Stap 1: De noodzaak van verandering bepalen
Allereerst wil je vaststellen waarom er iets moet veranderen. Daarbij ga je niet uit van aantrekkelijke software ‘die iedereen heeft’ of het veranderen om het veranderen, maar van je eigen organisatie. Je kijkt naar drie dingen:
- de huidige klanten (wat moet er veranderen om onze klanten nog beter van dienst te zijn?)
- de potentiële klanten (wat moet er veranderen om nieuwe klanten binnen te halen?)
- de organisatiecultuur (wat moet er veranderen zodat we onze medewerkers beter faciliteren en hen beter in staat stellen om goed te presteren bij bestaande en potentiële klanten?)
Dit betekent niet dat elke verandering beslist tot betere service, meer nieuwe klanten én een nieuwe organisatiecultuur moet leiden, maar in de praktijk zorgt een goed georganiseerde verandering wel degelijk voor verbeteringen op meerdere fronten en tot tevreden medewerkers.
Stap 2: Leiding geven aan verandering
Bij elke verandering is er een grote behoefte aan leiderschap. Bereid je voor op een verandering door goed om je heen te kijken in de organisatie en veel te praten met de leidinggevenden. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen verandering aan? Er zijn een paar stereotypen aan te wijzen.
Zo zijn er de slachtoffers die elke verandering zien als een persoonlijke aanval, en de toekijkers die niet voor of tegen verandering zijn, maar alles lijdzaam ondergaan. De critici vormen de derde groep die je goed in beeld moet hebben. En let op, want niet alle critici zijn uitgesproken! Er zijn mensen die zeggen dat ze geen problemen hebben met een verandering, of die helemaal niets zeggen, maar die in werkelijkheid alles in het werk stellen om de verandering te saboteren. Tot slot is daar de groep waarmee je kunt werken: de voorstanders. Dit zijn de mensen die het belang van verandering begrijpen, die enthousiast zijn over je plannen en die een positieve vibe kunnen verspreiden in de organisatie.
Als je wat tijd investeert om deze mensen goed te informeren en aan je kant te krijgen, kunnen zij goed werk verrichten onder hun minder blije collega’s.
Stap 3: Veranderingsmanagement
Tot slot is het belangrijk dat verandering die je wilt doorvoeren, duurzaam is. Je investeert niet een berg tijd en geld in een verandering die binnen een paar maanden weer is verdampt.
In de eerste plaats moet je er natuurlijk voor zorgen dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt. Daarvoor zet je de voorstanders in, maar gaat ook je hele managementteam aan het werk om alle medewerkers mee te krijgen of in elk geval hun verzet te neutraliseren. Verder is het essentieel dat je managers voldoende verantwoordelijkheden krijgen om de gewenste resultaten te realiseren. Ze moeten uiteraard verantwoording afleggen voor hun werk en resultaten. Geef ze de juiste tools, talenten, middelen en bevoegdheden om die resultaten te behalen!
Lees ook: Omgaan met weerstand tegen technologie in je organisatie - 5 tips
Goede begeleiding
Hoe simpel dat ook lijkt, de praktijk is soms weerbarstig. Grote veranderingstrajecten vragen enerzijds om een ferme leider en anderzijds om veel kennis en het nodige inlevingsvermogen. Heb je grote plannen met je organisatie en overweeg je een ingrijpende verandering? Zoek dan een ervaren consultant om de operatie te begeleiden. Het is zeker niet zo dat jij dan je handen vrij hebt, maar de consultant kan je wel een hoop werk uit handen nemen en beschikt over veel inhoudelijke kennis. Hij of zij kan de slachtoffers, toekijkers en critici extra uitleg geven en de voorstanders ondersteunen. Omdat de consultant een externe partij is en andere belangen heeft dan je medewerkers, kan hij/zij hen open en eerlijk tegemoet treden. Als leider van je organisatie kun jij je richten op datgene waar jij goed in bent: vol vuur leiding geven aan dat mooie bedrijf dat volop in ontwikkeling is.
Doorontwikkeling van je digitale organisatie
Na een digitaliseringstraject zijn de mogelijkheden oneindig. Door de processen digitaal te maken, maak je de weg vrij voor automatisering. Vooral HR– en Finance-gerelateerde processen kunnen snel worden geautomatiseerd. Neem het afdragen van loonbelasting: het is een standaardhandeling. Als je alle gegevens van een medewerker op de juiste manier invult, kun je het proces volledig automatiseren.
Nog een laatste vraag: wat doe je met de medewerker die voorheen alle data handmatig moest inkloppen? Denk je dat die baan verdwijnt na het digitaliseren en automatiseren van je bedrijfsprocessen? Zijn je medewerkers misschien bang hun baan te verliezen? We kunnen je geruststellen. Juist in een groeiend bedrijf dat zich voortdurend ontwikkelt, ontstaan steeds nieuwe kansen en werkzaamheden waarvoor je mensen nodig hebt. In plaats van angstig zijn over de toekomst, kunnen je medewerkers zich beter verheugen op hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Je hebt hen hard nodig om het werk te doen waarvoor ze écht zijn opgeleid. Het simpele invoeren van gegevens kan de programmatuur voor hen doen. Zij kunnen eindelijk hun talenten optimaal inzetten voor de organisatie.
Bron: https://www.afas.nl/blog/digitalisering-automatisering-klaar-voor-de-toekomst
Geef een antwoord