Veel zorginstellingen en hun accountants vinden het elk jaar toch weer een hele klus om de jaarrekening voor zorginstellingen met een WTZi-vergunning (Wet toelating zorginstellingen) tijdig en correct te deponeren via DigiMV. Waar komt dit toch door?
Is het een ‘verplichte randzaak’ waar niemand op zit te wachten? Of ligt het aan complexe regelgeving en de vele actualiteiten?
Per 1 juni jl. hadden de jaarrekeningen van zorginstellingen met een Wet toelating zorginstellingen WTZi-toekenning inmiddels ingediend moeten zijn bij de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Met dien verstande dat voor de jaarverantwoording 2020 uitstel is verleend tot 1 oktober. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de diverse zorginstellingen, die te maken hebben met de grote gevolgen van de COVID-19-uitbraak. Gelukkig hebben we dus nog even tijd!
Verplichte randzaak?
Om met het eerste te beginnen: de jaarverantwoording wordt wellicht wel deels als een ‘verplichte randzaak’ ervaren. Zorginstellingen zijn zich echter terdege bewust van de voorwaarden die bij hen gelden. Ik merk in de praktijk dan ook niet vaak dat dit de hoofdoorzaak is – ook niet bij relatief kleine zorginstellingen.
Stof trekt op
Gelukkig wordt het inmiddels wat rustiger in de ziekenhuizen, maar welke impact heeft de pandemie gehad op de kleine(re) zorginstellingen? Het beeld wat ik over het algemeen teruggekoppeld krijg van zorginstellingen is dat de zorg – al vrij snel na de schrikreactie die de pandemie in maart 2020 teweegbracht – in alle vormen de overhand weer heeft gekregen. Alle activiteiten zijn weer opgepakt, eventueel in aangepaste vorm.
Natuurlijk heeft dit impact gehad, maar we zitten inmiddels in juni 2021 en de situatie is verbeterd. Toch worden we hier in de jaarverantwoording wel degelijk mee geconfronteerd. Hoe verwerken we deze aanpassingen in de cijfers en welke aanpassingen zijn er dan geweest? Achteraf is dat lastiger te bepalen. Hebben we de informatie goed vastgelegd, om deze nu nog te kunnen herleiden en hierover verantwoording af te leggen? Naar mijn idee hebben we van deze pandemische overrompeling veel geleerd, waardoor we er in het vervolg beter op voorbereid zijn.
Complexiteit regelgeving
Zou het dan toch aan de complexiteit van de regelgeving liggen dat de jaarrekening een jaarlijkse worsteling wordt? Wanneer je naar de website voor de jaarverantwoordingen zorg gaat, word je als ‘verstandige leek’ direct overspoeld met vele termen uit de zorgwereld. De professional die dit voor de eerste keer oppakt, zal zich even achter de oren krabben: ‘Nu dacht ik toch echt dat ik mijn cliënt best goed kende.’ Vanuit accountantsoogpunt is dat ook nog gerelateerd aan de verplichtingen die er gelden vanuit haar kwaliteitssysteem en de geldende regelgeving (om ‘kennis van de cliënt’ te hebben).
Maar dit geldt ook voor iedere andere professional. Om mee te kunnen praten en te adviseren over de risico’s en kansen die er spelen bij je cliënt, moet je bewust nagaan of je de cliënt en haar branche wel afdoende in beeld hebt. Heb je voldoende inzage in de wijze waarop je cliënt (zorginstelling) haar interne processen beheerst? De basis dient ‘bekend’ en goed vastgelegd te zijn door de zorginstelling zelf, maar die verantwoordelijkheid heb je ook als adviseur van een zorginstelling.
Bedrijfsverkenning en soorten verklaringen
In het kader van de bedrijfsverkenning dien je bijvoorbeeld alleen al na te denken of de jaarrekening moet voldoen aan BW 2 Titel 9, wanneer de zorginstelling hier als rechtspersoon toe verplicht is. Daarnaast kunnen volgens de RJ nog aanvullende vereisten gelden volgens afdeling C bijzondere kleine rechtspersonen. En is een bestuursverslag verplicht – of mogelijk niet verplicht, maar wel wenselijk? Als je cliënt de WTZi-vergunning heeft, wordt een separaat jaarrekeningformat ter beschikking gesteld.
Als je tussen alle ‘Excel’-mogelijkheden via jaarverantwoordingzorg.nl de juiste versie hebt gevonden, dan dien je deze ook nog zodanig in te vullen dat dit tot een net en leesbaar jaarverslag leidt. Een arbeidsintensieve klus, die wel wat verbetering vanuit de NZa behoeft, als je het mij vraagt. De grootte van de organisatie brengt ook aanvullende verplichtingen met zich mee: is een samenstellingsverklaring afdoende, of is een beoordelingsverklaring noodzakelijk of zelfs een controleverklaring? Dit nog even los van de vraag hoe je cliënt moet voldoen aan de WNT (Wet normering topinkomens) met de daarbij horende (losse) controleverklaring. In de bedrijfsverkenning leg je ook vast welke zorgsoorten en soorten vergoedingen er bij je cliënt spelen.
Verschillende zorgsoorten en vergoedingen
Het feit dat er vele soorten zorginstellingen zijn, draagt ook voor een groot deel bij aan de complexiteit. En dan hebben we daarbinnen ook nog de verschillende zorgsoorten: specialistische patiëntenzorg, jeugdzorg, volwassenenzorg (WMO), WLZ (Wet langdurige zorg) en combinaties daarvan, met verschillende activiteiten (behandelingen via alle soorten diagnose-behandelcombinaties (DBC’s), (crisis)opvang, dagbehandeling en ondersteuning, begeleiding, etc.) en de vele wijzen waarop de financiering hiervan wordt bekostigd (persoonsgebonden budget (PGB) veelal via SVB, zorg in natura (ZIN) vooral via gemeenten voor Jeugdzorg en WMO, zorgkantoren WLZ, etc.). De (kleine) wijzigingen die jaarlijks worden doorgevoerd in de regelgeving, zoals aanvullende vragen in de jaarverantwoording DigiMV, verlangen jaarlijks een scherp oog om de documentatie op de juiste wijze(n) aan te leveren.
Wat te doen?
Hoe klein de zorginstelling ook is…zorg ervoor dat de administratieve processen op orde zijn! Diverse systemen kunnen hierbij ook ondersteuning bieden. De administratie wordt regelmatig gezien als een randzaak. Toch is de administratie wel degelijk een belangrijk aspect dat gewoon continu op orde moet zijn. Zie het als basishygiëne. Hierdoor kan de zorginstelling zich richten op haar kerntaak: zorg verlenen. Met een administratie die op orde is, kun je ook ‘tegenslagen’, zoals wijzigingen in regelgeving en veranderingen die zich plotseling voordoen, als organisatie beter opvangen.
Advies
Wanneer ik me tot de ondernemer zou richten, zou ik willen zeggen: neem de tijd om hierover met je adviseur te sparren. Tegen de adviseur zou ik willen zeggen: overweeg de mogelijkheden om een adviesbudget mee te nemen in een jaarabonnement en dit aan je cliënten aan te bieden. Op die manier voelen ze de pijn van hogere kosten niet direct, maar krijgen ze maandelijks eenzelfde bedrag om te betalen. En gaan ze de meerwaarde van het eens per periode sparren met de adviseur gedurende de tijd inzien. Neem gerust wat tijd om warm te draaien: start met enkele cliënten uit je portefeuille en probeer het uit. Voor alle partijen is het belangrijk om hierin te leren en zaken te evalueren. Verdiep je in de specifieke situatie van je cliënt en let op de kleine verschillen en overeenkomsten tussen je cliënten. Dan weet je de weg te vinden in zorgland!
En anders weet je hopelijk je weg naar mij, Jacqueline Speet, en naar Fiscount te vinden om hier gezamenlijk over te sparren!
Jacqueline Speet RA MSc is als controlerend accountant en adviseur verbonden aan Fiscount
Weten hoe je beoordelingsverklaringen het beste kunt vastleggen? En welke werkzaamheden en inhoud van de rapportage hierbij aan de orde zijn? Volg de cursus Waar moet je op letten bij beoordelingsverklaringen?
Geef een antwoord