Verzuimadministratie en de AVG-regels

Vanwege de privacy mogen werkgevers bij ziekmeldingen niet vragen waarvan medewerkers last hebben. Als accountant kunt u uw klanten helpen een boete te voorkomen. In dit artikel gaan wij in op de AVG-regels en verzuim en geven wij tips voor het voeren van effectieve ziekmeldingsgesprekken.

Ziekmeldingen

Een medewerker belt om te melden dat hij of zij ziek is. De werkgever mag vervolgens niet vragen waar de medewerker last van heeft. Vanwege de privacywetgeving (AVG) is het namelijk niet toegestaan dat de werkgever naar de medische achtergrond van de ziekte vraagt. Iedereen heeft het recht om gezondheidsgegevens zo veel mogelijk voor zichzelf te houden. Ook mag de werkgever de oorzaak van de ziekmelding niet vastleggen. Doet hij of zij dit wel, dan kan een boete volgen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Het is voor de werkgever dus zaak om geen klachten, geen pijnaanduidingen, en ook geen namen van ziektes te noteren. Let er als werkgever tenslotte op dat de verzuimregistratie niet zomaar online toegankelijk is. De privacywetgeving heeft als doel dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens in het kader van verzuim.

Onderzoek naar AVG-regels bij verzuim

Dankzij de AVG is het bewustzijn voor een goede omgang met privacy en persoonsgegevens versterkt. Er wordt door werkgevers beter op gelet welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te registreren. Wel hebben werkgevers aangegeven dat de beleidsregels van de privacywetgeving niet makkelijk in de praktijk zijn toe te passen. De regels kunnen juist een goede en tijdige verzuimbegeleiding beperken. Dit blijkt uit onderzoek dat in opdracht van de overheid is gehouden naar de praktische toepasbaarheid van de AVG bij arbodiensten en ondernemingen. Enkele conclusies uit het onderzoek:

– Soms wordt er wel gevraagd naar de reden voor de ziekmelding
Uit het onderzoek blijkt dat werkgevers zich niet altijd aan de regels houden. Nog steeds wordt er door sommige werkgevers gevraagd naar de medische achtergrond van de ziekte.

– Positief effect van de AVG-wetgeving
Door de AVG-wetgeving is er binnen bedrijven meer aandacht voor persoonsgegevens. Er wordt kritischer gekeken welke gegevens wel en welke niet mogen worden verwerkt. Gebleken is dat bedrijven hun processen en risicomanagement hebben aangepast naar de nieuwe wetgeving.

– Werkgever alerter bij gezondheidsgegevens van medewerkers
Uit het onderzoek blijkt ook dat werkgevers minder verzuimoorzaken registreren en dat medische termen worden tegengehouden in de administratie. Wel wordt ervaren dat de communicatie ingewikkelder lijkt, juist omdat medische gegevens geen rol meer spelen in het gesprek tussen de werkgever en medewerker.

– Ervaringen met beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens
Het onderzoek somt negatieve én positieve ervaringen op. Positief is dat de beleidsregels meer duidelijkheid bieden over hoe de werkgever om moet gaan met de zieke medewerker in het kader van de privacywetgeving. Negatief is dat de beleidsregels niet eenvoudig zijn toe te passen in de praktijk. Daardoor zouden sommige werkgevers soms nog steeds vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte, terwijl dit juist niet mag.

– Ervaringen in de eerste zes weken na de ziekmelding
Tot slot concludeert het onderzoek dat werkgevers nu minder snel aan hun medewerkers vragen wat er aan de hand is omdat zij bang zijn om fouten te maken. Daarom worden de beleidsregels ook wel als lastig ervaren.

Naar aanleiding van het onderzoek heeft het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid toegezegd dat zij de uitleg van de beleidsregels praktischer en toegankelijker zal maken. Dit doet zij samen met de sociale partners. Het is de bedoeling dat de regels straks meer toegevoegde waarde hebben in de praktijk.

Wat mag wel?

De werkgever mag wel om informatie vragen die nodig is om een inschatting te maken hoelang de afwezigheid wegens ziekte gaat duren. Ook kan de werkgever vragen naar lopende werkzaamheden en afspraken daarover. Er moeten namelijk werkzaamheden overgenomen worden. Verder kan de werkgever vragen op welk telefoonnummer of (verpleeg)adres de medewerker te bereiken is. Bij langer verzuim stelt de arbodienst of bedrijfsarts de werkgever op de hoogte.

Tips voor werkgevers voor een effectief ziekmeldingsgesprek

Het ziekmeldingsgesprek is de eerste mogelijkheid om samen afspraken te maken die bijdragen aan (gedeeltelijk) terugkeren op de werkvloer. Als duidelijk wordt welke werkzaamheden de medewerker nog wel kan doen, en welke niet, dan hebben zowel de werkgever als de medewerker daar baat bij. Het is belangrijk dat een werkgever interesse toont in de medewerker en zijn of haar situatie serieus neemt. Dit helpt de medewerker om snel en op een verantwoorde manier weer aan de slag te gaan. Nog even de tips voor werkgevers op een rij:

• Neem de medewerker en de situatie altijd serieus.
• Toon interesse.
• Vraag of er werkzaamheden overgenomen moeten worden.
• Vraag wanneer de medewerker denkt terug te komen.
• Maak duidelijke afspraken over het volgende contact. Zorg er daarbij voor dat de tijd tussen het contact niet te lang is.
• Vraag op welk adres de medewerker bereikbaar is/verblijft.
• Maak na elke afspraak een vervolgafspraak.
• Sluit het gesprek positief af en wens de medewerker beterschap.

Bron: Sazas

---

Meer weten?
Als accountant kunt u uw klanten informeren over praktische zaken rond verzuimbeleid. Sazas kan als verzuimspecialist u en uw klanten professioneel ondersteunen op het gebied van verzuim én verzuimpreventie. Neem een kijkje in de Sazas Kennisbank, met veel praktische informatie over verzuim, of bekijk met welke verzuimdiensten Sazas u en uw klanten op het gebied van verzuim kan ondersteunen.