Als administratie- en accountantskantoor is het belangrijk om te weten met wie je zaken doet. In beginsel om ervoor te zorgen dat je de werkzaamheden naar behoren kan uitvoeren, maar ook vanwege de steeds strenger wordende wet- en regelgeving. Maar hoe voer je ID-verificatie naar behoren uit en werk je volledig compliant?
Het antwoord is: stap over naar slimme tooling en werk met een digitaal, geautomatiseerd verificatieproces voor identiteitsgegevens. Daarmee zorg je ervoor dat je alle klantdata veilig beheert. Minimale gegevensverwerking is hierbij key.
Hoe ga je om met klantgegevens?
Een groot onderdeel van het identificatieproces bestaat uit het opvragen van een paspoort of identiteitskaart. Regelmatig is in het nieuws dat er identiteitsgegevens worden gestolen. Privacyorganisaties roepen consumenten daarom op om minder gegevens uit te wisselen. Dit raakt ook accountants en andere financieel dienstverleners. Want hoewel die een identiteitskaart of paspoort mogen opvragen om de identiteit van een klant vast te stellen, mogen ze niet alle gegevens opslaan. Maar hoe ga je als financieel dienstverlener goed om met de gegevens van je klant?
Hindernissen
Eigenlijk is dat simpeler te beantwoorden dan je zou vermoeden. Financieel dienstverleners mogen een onbewerkt identiteitsbewijs opvragen, vanwege de essentiële echtheidskenmerken die daarop aanwezig zijn. Maar nadat de controle achter de rug is, moet de dienstverlener voldoen aan de Wwft- en AVG-richtlijnen die omschrijven dat enkel ‘minimale gegevensverwerking’ geoorloofd is. En dat betekent dat de kopie van het identiteitsbewijs die wordt opgeslagen, bewerkt moet zijn: de foto moet niet-herkenbaar worden gemaakt en er moet een watermerk worden toegevoegd.
Die tegenstelling, een onbewerkt document opvragen maar een bewerkte versie opslaan, maakt de route naar een efficiënt identificatieproces er eentje vol hindernissen. Het zorgt ervoor dat een groot deel van de klantacceptatie wordt vertraagd of zelfs geweigerd. Digitale identificatie is hierin dé oplossing. Daarmee kan niet-essentiële informatie namelijk automatisch onleesbaar worden gemaakt.
Een KYC-proces dat loopt als een zonnetje
Digitale identificatie maakt het ook makkelijker om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving wanneer deze verandert. Zo oordeelde klachteninstituut Kifid onlangs dat banken wel degelijk een onbewerkte kopie van een identiteitsdocument mogen bewaren. Wat de praktische gevolgen zijn van deze uitspraak, is nu nog onduidelijk. Het betrof hier de casus van een bank. Geldt dit dan ook automatisch voor accountants? En meer in het algemeen: moet je iedere keer dat wet- en regelgeving verandert, al je processen overhoop gooien?
Voordelen van automatisering in onboarding
Als je in je proces van digitale identificatie op de trend vooruit kan lopen, ben je niet langer overgeleverd aan de grillen van een toezichthouder. Want waar regelgeving golfbewegingen kan laten zien, is de algemene trend naar dataminimalisatie onomkeerbaar. Een volledig geautomatiseerd systeem zorgt er dan voor dat je het risico op witwassen, terrorismefinanciering en identiteitsfraude aanzienlijk verkleint. Hierdoor voorkom je hoge kosten voor je klanten, ben je in staat om een eersteklas dienstverlening te leveren en speel je waardevolle tijd vrij door je werknemers repetitieve taken uit handen te nemen.
Auke Dirkmaat is Chief Commercial Officer bij Hyarchis
Dit is een bewerkte versie van het artikel “Het belang van ID-verificatie in accountancy” in het Accountancy Magazine van Hyarchis, dat op 8 maart verschijnt. Geïnteresseerd? Meld je dan hier aan om het magazine te ontvangen.
Geef een reactie