Hoe je indicatoren gebruikt om afwijkingen automatisch te signaleren

Indicatoren in een boekhoudprogramma maken het leven voor jou als boekhouder of accountant een stuk makkelijker. Ze helpen om de financiële gegevens voor je klanten snel en foutloos te verwerken. Met enkele voorbeelden laten we zien hoe Continuous Monitoring helpt om veranderingen en onjuistheden in de administratie automatisch te signaleren.

Handmatig de administratie controleren, kost de nodige tijd. Bovendien is er altijd nog kans dat je iets over het hoofd ziet. Indicatoren zijn geautomatiseerde checks die een klantenadministratie controleren op nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid. Je stelt vooraf criteria in en de indicatoren controleren dagelijks of meerdere keren per dag verwerkingen en ontwikkelingen in de boekhouding. Naast het controleren van de juistheid en betrouwbaarheid van de klantenadministratie, helpen indicatoren je ook bij het toetsen van boekingsregimes en het checken van de financiële consistentie. Met de signalen van de indicatoren krijg je extra grip op de verwerkingen en ontwikkelingen van je klant. Dat levert een betere en nauwkeurigere administratie op.

Voorbeelden van indicatoren

Je kunt zo veel indicatoren instellen als je wilt. Hoe ingewikkelder de administratie is, hoe efficiënter het is om meer indicatoren in te stellen. Dit scheelt jou namelijk tijd op handmatige controles. In het Overzicht signalen houd je alle signalen in de gaten en ga je direct naar het juiste scherm om het signaal af te handelen.

Er zijn verschillende processen die je met indicatoren eenvoudiger maakt:

• De grootboeken van materiële en immateriële vaste activa controleren en signaleren of alle assets zijn afgeschreven en of deze boven een bepaalde waarde liggen. Denk hierbij aan 450 euro voor de materiele vaste activa (fiscale wetgeving).
• Signaleren of tussenrekeningen een saldo hebben van 0 euro.
• Signaleren of een bepaald bedrag, bijvoorbeeld de betaalde huur, met maximaal een bepaald percentage afwijkt van de vorige periode. Of signaleren of de omzet of specifieke kosten percentueel sterk afwijken van de vorige periode of vorig jaar.
• Controleren en signaleren of er openstaande posten zijn voor verkopen die vanuit bank, kas en memoriaal dagboek zijn geboekt. Hierdoor check je ontbrekende facturen of onterechte boekingen.
• Controleren of de gebruikte btw-code in de transactie aansluit bij de landcode van de leverancier of klant.
• Signaleren of het btw-nummer van leveranciers en klanten van binnen de Europese Unie (met wie een transactie heeft plaatsgevonden) is ingevuld en correct is volgens de VIES-check.
• Controleren of de grootboeken bij bijvoorbeeld een dienstverlener omzet met 21% en geen 9% bevatten.
• Instellen dat een bepaalde btw-code alleen voor specifieke grootboeken kan worden gebruikt, bijvoorbeeld assurantiekosten die geen voorbelasting hebben.

Extra meerwaarde via Smart Closing

Dit zijn maar een paar voorbeelden van het gebruik van indicatoren voor een snellere en betere administratie. Er zijn nog tal van andere zaken die je op deze manier snel kunt monitoren en corrigeren.

Exact wil de kracht van indicatoren maximaal benutten. Daarom gaan we deze functie ook inzetten bij Smart Closing. Dat betekent dat je als accountant of boekhouder zo min mogelijk handmatige checks hoeft te doen bij het afsluiten van een periode. Hoe? Via de combinatie van Continuous Monitoring en de Prepare by Client-functionaliteit. Concreet zal Exact een checklist creëren van een combinatie van indicatoren, automatische checks en handmatige checks. De checklist is als template naar eigen wens aan te passen en je kunt deze over meerdere klantenadministraties uitvoeren om zo jouw controletaken efficiënt én doelgericht uit te voeren.

Meer informatie over indicatoren

Ben je benieuwd naar de werking van indicatoren binnen Exact Online Boekhouden? In dit blog lees je wat indicatoren zijn en wat je er precies mee kunt. In onderstaande video zie je hoe je indicatoren instelt binnen Exact Online.