Zo aan het begin van het jaar zit iedereen vol goede voornemens, ook op zakelijk gebied. Als accountant zijn de eerste maanden van het jaar vaak druk en kom je handen te kort. Daarom is het belangrijk om jouw processen nóg efficiënter in te richten met slimme software. We geven vijf tips.
Tip 1: Maak taken en agendabeheer inzichtelijk
Heb je niet direct helder welke werkzaamheden opgepakt moeten worden? Maak dit dan inzichtelijk met uitgebreid taakbeheer. Zo krijgen jij en je collega’s een helder overzicht van openstaande taken inclusief deadlines. Wijs taken (automatisch) toe aan teams zodat, bij afwezigheid, collega’s moeiteloos elkaars werkzaamheden overnemen.
Ook werk je op een intuïtieve manier met terugkerende en automatische taken. Koppel een automatische taak aan bepaalde handelingen en zorg voor structuur en efficiency in je workflow.
Drukke agenda’s? Met een handige Outlookkoppeling voorkom je dubbele afspraken omdat afspraken uit je Outlook in je CRM staan en vice versa. Hetzelfde geldt voor e-mails van en aan klanten. Deze koppel je met twee klikken aan de juiste relatie, contactpersoon of project.
Tip 2: Bespaar tijd en richt processen efficiënt in
Als accountant is het een van je speerpunten om processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Het begin van het jaar is dan ook een perfect moment om de balans op te maken. Zijn er nog mogelijkheden om processen te optimaliseren en zo ja welke? Denk hierbij bijvoorbeeld aan je documentenbeheer. Regel je dit goed met de juiste software dan maak je in een handomdraai documenten op basis van handige templates én je bewaart documenten centraal op de juiste plek. Zo zorg je direct voor inzicht, overzicht en werkgemak.
Tip 3: Krijg grip en inzicht op je marges
Automatiseren van bepaalde zaken draagt bij aan het behalen van doelen zoals, bijvoorbeeld, omzet per FTE en het behalen van bepaalde (winst)marges. Door gebruik te maken van een goede urenregistratie weet je precies hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden kosten. Als accountant wil je dit ook duidelijk gerapporteerd hebben. Dit doe je door gebruik te maken van automatische rapportdeling. Stel eenmalig een rapport in en verstuur deze automatisch naar belanghebbenden. Zo krijg je inzicht zonder dat het je extra tijd kost.
Naast dat je inzicht krijgt loop je ook geen omzet mis, je weet immers direct wat je moet factureren. Tevens krijg je met diverse rapporten ook inzicht in de declarabiliteit en productiviteit.
Tip 4: Factureer in een handomdraai
Factureren zonder dat je er omkijken naar hebt? Ook daar is slimme software voor. Zodra je uren, bedragen of aantallen (bijvoorbeeld kilometers) hebt geregistreerd en geaccordeerd belast je deze door met 1 druk op de knop. Met volledige facturatiesoftware belast je niet alleen uren door, ook factureer je eenvoudig en snel abonnementen of losse producten door.
Tip 5: Zorg voor gemak voor alle medewerkers
Meer tijd overhouden voor werkzaamheden die je declarabel houden? Zorg dan dat, naast de facturatie en urenregistratie, je andere basisprocessen voor medewerkers volledig op orde zijn door gebruik te maken van slimme software voor verlof- en onkostenregistratie.
Verlof wordt automatisch berekend en toegekend en medewerkers hebben altijd inzicht in het juiste verlofsaldo. Zo heb je de processen bedrijfsmatig goed op orde, bespaar je waardevolle tijd én biedt je gemak aan alle medewerkers. Verlofaanvragen en onkostenregistraties regel je binnen een minuut met een handige app.
Neem je processen onder de loep
Voor je met deze tips aan de slag gaat is het belangrijk om je bedrijfsprocessen kritisch onder de loep te nemen. Maak hier, ondanks de drukte, dan ook tijd voor vrij. Als er tijd te besparen valt dan levert het je tenslotte direct winst op.
Niet overtuigd dat onze tips waardevolle tijd besparen? Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.
Geef een reactie