Op 1 augustus 2008 werd de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van kracht, die voortkomt uit de samenvoeging van de Wet identificatie bij dienstverlening en de Wet melding ongebruikelijke transacties op diezelfde dag. De Wwft vraagt om maatregelen op kantoorniveau én op opdrachtniveau. Wat is dan bijvoorbeeld de beste manier om een Wwft-cliëntenonderzoek te doen?
Sinds juli 2018 is de ‘Implementatiewet vierde anti witwasrichtlijn’ in werking getreden. Vanaf dat moment zijn dit de ‘spelregels’:
- Melden van ongebruikelijke transactie op basis van objectieve indicatoren is verplicht. De grens van de objectieve indicator voor contante betalingen is per juli 2018 verlaagd van € 15.000 naar € 10.000.
- Ook in Nederland wonende personen met een Nederlandse nationaliteit vallen onder de definitie van een PEP.
- Voor elke rechtspersoon of vennootschap dient een UBO van een cliënt te worden vastgesteld.
- Op grond van risicomanagement dient elke instelling een risicobeleid en risicoanalyse Wwft op te stellen.
- Vereenvoudigd cliëntenonderzoek is nog maar zeer beperkt toepasbaar.
- Bij de uitvoering van cliëntenonderzoek is een risicogebaseerde benadering nog belangrijker geworden.
- De compliance- en auditfuncties zijn geïntroduceerd. Deze gelden voor bepaalde kantoren, afhankelijk van hun aard en omvang.
Met name in de afgelopen jaren is door diverse instanties (vooral door het BFT en de NBA) veel aandacht besteed aan de (praktische) opzet en de uitvoering van de Wwft. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen maatregelen op kantoorniveau (een kwaliteitshandboek en het opstellen van een risicobeleid en risicoanalyse Wwft) en maatregelen op opdrachtniveau. Hierna worden de maatregelen op opdrachtniveau besproken.
Maatregelen op opdrachtniveau
Bij maatregelen op opdrachtniveau gaat het om werkzaamheden die als een rode draad door het betreffende dossier lopen. Hierbij zijn – ervan uitgaande dat er een samenstellingsopdracht wordt uitgevoerd – de volgende zaken van belang:
Cliënt- en opdrachtacceptatie
Deze fase bestaat voornamelijk uit het verkrijgen van inzicht over de betreffende potentiële cliënt. Door deze werkzaamheden ontstaat er een goed beeld van de cliënt en de bijbehorende risico’s. De werkzaamheden bestaan met name uit:
- identificatie en verificatie van de cliënt (natuurlijk persoon en/of rechtspersoon);
- vastleggen waarom de cliënt bij het betreffende kantoor klant wil worden;
- vaststellen van het risicoprofiel en overige bijzonderheden;
- vastleggen van aandachtspunten vanuit de branche waarin de cliënt werkzaam is voor wat betreft de integriteit;
- verzamelen en vastleggen van (permanente) stukken;
- eventueel opvragen van gegevens bij derden;
- voeren van vaktechnisch overleg;
- opstellen van de bedrijfsverkenning;
- vragen beantwoorden omtrent de fundamentele beginselen, inclusief het formuleren van de conclusie hieromtrent;
- signaleren van eventuele bedreigingen die de aanvaarding van de opdracht in de weg staan;
- nemen en vastleggen van waarborgen om geconstateerde bedreigingen weg te nemen of te reduceren tot een aanvaardbaar niveau;
- collegiaal overleg indien de aangeboden opdracht eerder werd uitgevoerd door een andere accountant van buiten de eigen organisatie.
Opdrachtcontinuatie
Bij de fase komen ook bovenstaande vragen aan de orde, waarbij het monitoren en updaten van deze stappen meer de kern vormt.
Afsluitende checklist
In deze checklist komt de Wwft opnieuw aan bod. Het gaat er wat betreft het onderdeel Wwft met name om of er indicaties zijn geconstateerd, die wijzen op het bestaan van ongebruikelijke transacties met betrekking tot de Wwft. Verder moet er worden vastgesteld of tijdens de uitvoering van de opdracht is gebleken dat relevante wet- en regelgeving niet is nageleefd.
Review
Accountants voeren samenstellingsopdrachten uit op basis van standaard 4410. De Handreiking bij deze standaard (1136) van de NBA onderkent 11 aspecten die altijd uit het dossier moeten blijken, en de 10 aspecten die uit het dossier moeten blijken als de betreffende omstandigheid zich voordoet. Na verdere analyse van deze aspecten, komen we uiteindelijk tot 4 aspecten rondom de Wwft die uitgevoerd dienen te zijn. Het gaat hierbij om:
- Het nagaan van de integriteit van de cliënt en inzicht verkrijgen in het risico op witwassen en terrorismefinanciering. Hierbij geeft de toelichting op de VGBA nog aan dat het bij niet-integer gedrag kan gaan om het gedrag van een cliënt, de eigen organisatie of een willekeurige derde.
- Het verkrijgen van inzicht in de activiteiten van de onderneming.
- Bij opdrachtcontinuatie: het beoordelen van de integriteit van de cliënt, het Wwft-risico en overige zaken die leiden tot beëindiging of wijziging van de opdracht.
- Bepalen of er sprake is van een bedreiging van de fundamentele beginselen. Zo ja, dan moet de bedreiging – inclusief de beoordeling hiervan, de toegepaste maatregel en de conclusie – worden vastgelegd.
Het is en blijft belangrijk dat je je cliënt en diens specifieke omstandigheden kent en maatregelen neemt op het moment dat er sprake is van niet-integer handelen. Maar hoe ga je nu te werk om signalen op te vangen van niet-integer handelen van je cliënt of je eigen organisatie? En hoe is dit ongewenste gedrag te voorkomen?
Onderzoeksmethodes naar niet-integer handelen cliënt
Er zijn twee mogelijkheden om eventueel niet-integer handelen van je cliënt te onderzoeken. Bij beide mogelijkheden is het belangrijk om de gegevens inzake de Wwft vanuit de uitvoering vast te leggen en zelf een conclusie te trekken omtrent de uitgevoerde werkzaamheden. Deze conclusie moet je vastleggen in het dossier.
Mogelijkheid 1: onderzoek op internet
Deze eenvoudige zoekopdracht houdt in dat je jouw cliënt (zowel de natuurlijke persoon als de rechtspersoon) als volgt ‘googelt’: naast de naam van zowel de natuurlijke persoon als de rechtspersoon geef je ook een aantal zoektermen in, zoals fraude, verdachte, witwassen en integriteit. De verschillende zoekresultaten onderzoek je en als deze aanwijzingen opleveren voor niet-integer gedrag, neem je deze informatie (bijvoorbeeld een schermafdruk van de diverse resultaten) op in het jaardossier van je cliënt (of in het permanente dossier bij cliëntacceptatie).
Daarnaast kunnen er nog meer Wwft-kwesties spelen die niet naar voren komen uit de Google-zoekopdracht, zoals informatie vanuit derden (bijvoorbeeld door deelname aan een netwerkbijeenkomst), uit nieuwsberichten (bijvoorbeeld radio/tv) of vanuit overige informatiebronnen. Het is dus belangrijk om je niet alleen blind te staren op gegevens die je vindt op internet, maar om ook overige informatiebronnen te raadplegen. Dit levert overigens ook nog een kostenvoordeel op, omdat je geen licentie hoeft aan te schaffen voor een compliancetool. Nadeel is uiteraard wel dat het zoeken en opslaan extra tijd vergt, die zeker met de huidige krapte op de arbeidsmarkt kostbaar is.
Mogelijkheid 2: gebruikmaken van een compliancetool
De tweede mogelijkheid is gebruikmaken van een compliancetool. Daarbij leg je het cliëntacceptatieproces niet vast in de ‘checklist cliëntacceptatie’, maar voer je de gegevens in een (online) platform in, inclusief de identificatie en verificatie van de cliënt. Nadat de gegevens juist en volledig zijn ingevoerd, vindt een geautomatiseerde Wwft-check (inclusief PEP-check) over het internet plaats. Aan de hand van deze uitkomsten, in combinatie met de bedrijfsactiviteiten, landen en aard van de cliëntrelatie, genereert de tool een Wwft-monitoringsrapport.
Het grootste voordeel van het gebruik van een dergelijke compliancetool is de tijdwinst. Het zelf zoeken en opslaan van de Google-zoekresultaten is immers verleden tijd. Uiteraard moet je nog wel een uitdraai van het rapport monitoring (natuurlijk persoon en rechtspersoon) opslaan in het betreffende jaardossier of permanente dossier. Een ander voordeel is dat bepaalde compliancetools inmiddels geïntegreerd zijn of kunnen worden in bestaande softwarepakketten. Hierdoor ontstaat zeker een efficiencyvoordeel.
Het nadeel van het gebruik van de compliancetools zijn de additionele kosten die het gebruik van deze software met zich meebrengt. Met name bij beperkte budgetten en relatief kleine cliënten kan dit behoorlijk drukken op het budget. Daarnaast zijn deze online tools afhankelijk van de gegevens die vindbaar zijn op internet. Uiteraard kunnen er ook andere signalen binnen komen, die wijzen op het ontstaan van een Wwft-risico. Hiermee houdt een compliancetool geen rekening op het moment dat deze informatie niet op internet staat.
Tot slot dient de samensteller, accountant en/of administrateur zowel bij het gebruik van de Google-zoekopdracht als bij het gebruik van de compliancetool altijd een conclusie te trekken omtrent de Wwft. Het komt immers voor dat namen van vennootschappen en/of cliënten gelijkenis kunnen vertonen met andere namen waarbij een Wwft-issue speelt, maar die totaal niets te maken hebben met jouw cliënt.
Wat moet ik als kantoor nu kiezen?
Bij onze contacten met diverse accountants- en administratiekantoren stellen zij ons vaak de vraag welke mogelijkheid zij het beste kunnen kiezen. Die keuze is en blijft lastig. Elk kantoor zal altijd zijn eigen afweging moeten maken tussen extra werkzaamheden (met name het zoeken en opslaan in verband met de Google-zoekopdracht), de additionele kosten bij het gebruik van een compliancetool en de eventuele koppeling van bestaande pakketten met een compliancemodule. Let wel, het is en blijft altijd een ongedeelde verantwoordelijkheid van het kantoor zelf om te voldoen aan de Wwft – ongeacht de gekozen methode om niet-integer gedrag van cliënten op te sporen.
Jan Mooren, Accountant en compliance adviseur bij Fiscount
Geef een reactie