Wat houdt de opleidingsverplichting uit artikel 35 Wwft in?

Dirk Kolkman (senior toezichthouder Wwft bij het BFT) licht in dit artikel enkele aspecten van de opleidingsverplichting toe. Jan Mooren (Fiscount) duidt de consequenties hiervan voor de praktijk binnen de kantoormuren.

Een Wwft-instelling is op grond van artikel 35 Wwft verplicht om ervoor te zorgen dat haar medewerkers en dagelijks beleidsbepalers bekend zijn met de bepalingen van de Wwft. Een Wwft-instelling moet er ook voor zorgen dat medewerkers en dagelijks beleidsbepalers periodieke opleidingen genieten, die hen in staat stellen een ongebruikelijke transactie te herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren. Met de opleidingsverplichting wordt bewerkstelligd dat binnen de Wwft-instelling voldoende kennis en vaardigheden zijn geborgd om de vereisten van de Wwft te kunnen naleven. Aangezien de risico’s op het gebied van witwassen en terrorismefinanciering voortdurend in beweging zijn, is en blijft het van belang om de aanwezige kennis op peil en actueel te houden.

Opleidingsverplichting

De opleidingsverplichting betreft deels een open norm. De manier waarop een Wwft-instelling ervoor zorgt dat haar medewerkers en dagelijks beleidsbepalers bekend zijn met de bepalingen van de Wwft en periodieke opleidingen genieten, is vormvrij. Dit kan bijvoorbeeld worden ingevuld door een combinatie van (online) cursussen, vaktechnisch overleg en bestudering van leidraden en richtsnoeren. Het BFT adviseert een Wwft-instelling om de concrete invulling vast te leggen in de interne procedures. Artikel 35 Wwft geeft ook een aantal handvatten waaraan de opleidingsverplichting moet voldoen. De opleidingsverplichting:

• is risicogebaseerd. Dit betekent dat de frequentie en diepgang afgestemd moeten zijn op de risico’s, aard en omvang van de Wwft-instelling. Te denken valt bijvoorbeeld aan de aangeboden dienstverlening en risico-inschatting van de cliëntenportefeuille. Dit betekent ook dat de te volgen opleidingen binnen een instelling kunnen variëren per medewerker. Van belang is dat de opleiding aansluit bij de werkzaamheden die iemand uitvoert. Van een partner die eindverantwoordelijk is voor de cliënt wordt verwacht dat deze bekend is met het herkennen van ongebruikelijke transacties, het vaststellen en het monitoren van het risicoprofiel van een cliënt en het uitvoeren van een verscherpt cliëntenonderzoek. Van een receptioniste die meer betrokken is bij het feitelijke cliëntenonderzoek (bijvoorbeeld het opvragen van de stukken en/of het maken van een kopie van ID-bewijzen) worden dergelijke eisen niet verwacht;
• moet medewerkers en dagelijks beleidsbepalers in staat stellen om een ongebruikelijke transactie te herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren. Het melden van ongebruikelijke transacties en het uitvoeren van een cliëntenonderzoek vormen twee belangrijke verplichtingen voor Wwft-instellingen. In diverse cursussen komen daarnaast ook andere Wwft-verplichtingen aan bod.
• is een periodieke verplichting. Er is geen urennorm of andersoortig minimum vastgesteld, maar wel een inhoudelijke norm. Het BFT is van oordeel dat in ieder geval minimaal na elke (belangrijke) wijziging van de wet- en regelgeving over de Wwft een specifieke Wwft-opleiding moet worden gevolgd. Zo blijven medewerkers en dagelijks beleidsbepalers op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en wordt de bewustwording hiervan onder hen bevorderd.

Het BFT benadrukt dat het volgen van een (interne of externe) Wwft-cursus geen doel op zich is. Het gaat erom dat de medewerkers en dagelijks beleidsbepalers zich bewust zijn van de Wwft-verplichtingen en weten hoe zij praktisch kunnen en moeten handelen indien zij bijvoorbeeld bij de uitoefening van hun werkzaamheden op een ongebruikelijke transactie stuiten.

Naleven periodieke opleidingsverplichting

Een juiste invulling en opvolging van de opleidingsverplichting leidt ertoe dat een organisatie een gedegen Wwft-risicobeleid en risicoanalyse heeft, en ook beschikt over adequate kantoorprocedures met betrekking tot de Wwft. In het algemeen zal een Wwft-instelling eerder aan de opleidingsverplichting voldoen als deze processen op orde zijn. Het BFT neemt dergelijke zaken mee bij de beoordeling van de opleidingsverplichting. De toezichter kan een sanctie opleggen bij niet-naleving van de periodieke opleidingsverplichting. Dit kan een bestuurlijke boete of een aanwijzing zijn. Bij een aanwijzing valt bijvoorbeeld te denken aan de verplichting dat er binnen een bepaalde termijn een Wwft-cursus moet zijn gevolgd.

Hoe kan mkb het beste omgaan met opleidingsverplichting Wwft?

Met name tijdens de jaarlijkse evaluaties van kantoren en tijdens onze recente vaktechnische actualiteiten kregen wij veelvuldig de vraag hoe de opleidingsnorm nu precies geïnterpreteerd moet worden. Volgens Dirk Kolkman van het BFT is er sprake van een gedeeltelijk open norm, die afhankelijk is van de risico’s en de aard/omvang van het accountants- of administratiekantoor. Het uiteindelijk doel is dat op ieders eigen niveau binnen de organisatie voldoende kennis over de Wwft aanwezig is en dat deze kennis actueel is en op peil gehouden wordt. Accountants en administrateurs zien graag dat de opleidingsverplichting gebaseerd wordt op vaste normen. Helaas biedt deze opleidingsverplichting geen geheel vastomlijnd kader. Desalniettemin geven met name onderstaande punten toch het nodige houvast binnen het onderwerp opleidingsverplichting Wwft.

Risicobeleid- en risicoanalyse Wwft

De basis voor het voldoen aan de opleidingsverplichting Wwft is het opstellen van een document met een gedegen risicobeleid en risicoanalyse Wwft. In dit document dienen ook onderstaande punten inzake de kennis van Wwft opgenomen te worden:

• hoe aan de opleidingsverplichting Wwft wordt voldaan;
• een handleiding ongebruikelijke transacties;
• hoe wordt stilgestaan bij de actualiteiten omtrent de Wwft.

Onderwerpen opleidingsverplichting Wwft

Bij de opleidingsverplichting Wwft moet worden nagegaan of onderstaande onderwerpen zijn opgenomen:

• het herkennen van ongebruikelijke transacties door medewerkers;
• het juist en volledig uitvoeren van cliëntenonderzoek (cliëntacceptatie, -continuatie en -monitoring).

Inhoud opleidingsverplichting Wwft

Bij de inhoud van de opleidingsverplichting Wwft moet er zorg voor worden gedragen dat deze gebaseerd is op de risico’s en de aard/omvang van het kantoor. De cursussen Wwft die gevolgd worden moeten worden afgestemd op de functie van de medewerker. Leg ook in het onderdeel opleidingsverplichting van het risicobeleid en risicoanalyse Wwft vast hoe een en ander binnen het kantoor ingericht is.

Mogelijke vormen opleidingsverplichting Wwft

Voor het voldoen aan de opleidingsverplichting Wwft zijn er verschillende vormen of combinaties van vormen mogelijk. Deze bestaan uit:

• het volgen van (online) cursussen om met name het niveau van de Wwft-kennis op peil te brengen en te houden. Vanuit het BFT is de eis dat elke 2-3 jaar een relevante opleiding Wwft wordt gevolgd;
• intern of extern vaktechnisch overleg om zo op de hoogte te blijven van de actualiteiten omtrent de Wwft;
• het bestuderen van leidraden en richtsnoeren.

Ook hierbij zijn de aard en de vorm van de opleiding en/of het vaktechnische overleg afhankelijk van de functie van de medewerker.

Praktijkvoorbeelden

• Een secretaresse houdt zich alleen bezig met het opslaan van gegevens inzake de cliëntacceptatie. Voor de secretaresse zou een document met een interne instructie voldoende zijn.
• Een medewerker die zich bezighoudt met het verwerken van administraties zal met name op de hoogte moeten zijn van ongebruikelijke transacties in het kader van de Wwft. Een specifieke opleiding die alleen hierop gericht is, is hierbij voldoende. Op het moment dat de kennis over ongebruikelijke transacties reeds ruimschoots aanwezig is binnen het kantoor, kan ook de betreffende medewerker intern geschoold worden. Let er hierbij op dat de gevolgde interne of externe opleiding wel in voldoende mate blijkt uit de administratie.
• Een relatiebeheerder die zich ook bezighoudt met het aannameproces van nieuwe cliënten zal, naast de interne of externe opleiding ‘Ongebruikelijke transacties Wwft’, ook de opleiding ‘Cliëntacceptatie, -continuatie en monitoring’ moeten volgen. Ook hierbij gaat het er (opnieuw) om dat deze medewerker uiteindelijk over voldoende kennis beschikt over het aannameproces. De vorm waarin hij/zij zichzelf op de hoogte brengt van deze kennis is vrij.
• Een manager binnen het kantoor of de kantooreigenaar zelf zal ook op de hoogte moeten zijn van het risicobeleid en de risicoanalyse Wwft. Hij/zij zal daarom met betrekking tot alle Wwft-onderwerpen over voldoende (actuele) kennis moeten beschikken. Hierbij is een combinatie van een externe opleiding, intern of extern vaktechnisch overleg en het bijhouden van vakliteratuur omtrent de Wwft prima.
• Voor alle bovenstaande functies is het van belang dat er bij wijzigingen jaarlijks of vaker vaktechnisch overleg plaatsvindt, waar iedereen bij aanwezig is die te maken heeft met de Wwft. Let op: zorg ervoor dat hiervan zowel notulen worden gemaakt als een presentielijst.

POP- en PE-verplichting

Uiteraard is het opdoen en het bijhouden van de kennis omtrent de Wwft een activiteit die volstaat voor de POP-verplichting (accountantskantoren) en de PE-verplichting voor onder andere NOAB-kantoren. Hiermee is tegelijkertijd ook voldaan de verantwoordingseis inzake de Wwft.

Dirk Kolkman is senior toezichthouder Wwft bij het BFT, Jan Mooren is accountant en compliance adviseur bij Fiscount.