De accountant gebruikt iedere dag allerlei softwarepakketten, afkomstig van verschillende leveranciers. Helaas werken die pakketten niet áltijd even goed samen. Hierdoor is de accountant nóg langer bezig met simpele, administratieve werkzaamheden. Terwijl deze taken juist overgenomen zouden moeten worden door slimme software, vinden Acuity, Hix en Like-IT.
Of het nu gaat om het samenstellen, beoordelen of controleren van de jaarrekening, btw-aangifte of loonadministratie, tijdens het werkproces gebruikt de accountant verschillende applicaties. Softwarepakketten die afzonderlijk prima doen wat ze moeten doen, maar die samen nog wel eens wat te wensen overlaten. Vincent Heijckmann, directeur van Like-IT zegt hierover: “Wat wij zien is dat die pakketten niet goed samenwerken. Accountants moeten documenten op verschillende plekken opslaan, klantgegevens handmatig overtypen en stukken heen en weer mailen. Dat is voor een kantoor buitengewoon inefficiënt.”
Naadloze integratie
Om de zogenaamde best-of-breed-toepassingen goed met elkaar te integreren bieden ontwikkelaars koppelingen aan. Maar dat lost het probleem niet helemaal op. “Voor accountantskantoren is het laten maken en onderhouden van die koppelingen kostbaar en onvoorspelbaar. Bovendien doet bijna iedere ontwikkelaar het iedere keer opnieuw. Dat vinden wij niet meer van deze tijd”, legt Vincent uit.
Dat kon slimmer, vonden Hix, Acuity en Like-IT. En dus bedachten de softwarebedrijven een oplossing waarmee ieder accountantskantoor direct kan werken. De ruggengraat van deze oplossing wordt gevormd door het Relatiebeheer en Practice Managementsysteem Tess van Acuity te koppelen aan Hix Docs van Hix. Dit werkt vervolgens naadloos samen met het documentmanagementsysteem (DMS) DailyDrive van Like-IT.
Hix Docs koppelt als het ware het CRM- en DMS-systeem aan elkaar, waardoor gegevens en formulieren automatisch in jouw SharePoint-omgeving verschijnen. De totaaloplossing integreert alle software binnen accountantskantoren en zorgt dat alles gesynchroniseerd blijft.
Compliance
Ronald Dekkers
Technisch directeur Acuity
Acuity biedt met Tess een best of breed relatiebeheer en pratice mangement oplossing dat kantoren realtime inzicht geeft in klanten, projecten en facturatie.
Ronald Dekkers, technisch directeur: “In Tess worden nieuwe klanten één keer ingevoerd. Met behulp van DailyDrive wordt er automatisch een mappenstructuur aangemaakt in SharePoint. De gegevens worden automatisch overgenomen en de documenten krijgen de juiste metadata. Stukken komen hierdoor altijd in de juiste folder. Worden klantgegevens aangepast in het ene pakket, dan veranderen ze automatisch ook in het andere.”
Een ander groot voordeel is dat het accountantskantoor goede stappen kan zetten qua compliance. DailyDrive, Tess en Hix Docs zorgen dat iedereen met de juiste rechten toegang heeft tot de juiste bestanden. Gaat een medewerker bijvoorbeeld uit dienst, dan kan hij ook niet meer bij de inhoud van de mappen. Bovendien is het makkelijker om aan wettelijke bewaartermijnen te voldoen omdat precies duidelijk is waar documenten worden opgeslagen en gearchiveerd.
Controle over werkprocessen
De IT-bedrijven bieden de accountantskantoren grip op hun werkprocessen in een vertrouwde Microsoft-omgeving. Vincent: “Met DailyDrive maken we het gebruik van Microsoft 365 en SharePoint makkelijk. De koppeling met Tess op basis van Salesforce zorgt dat alle informatie overzichtelijk wordt opgeslagen en altijd up-to-date is.” Welk project een accountant ook uitvoert het gehele proces is inzichtelijk en data wordt veilig in de cloud opgeslagen. Kantoren kunnen efficiënter werken en hoeven minder uren te schrijven voor overbodige administratieve taken.
Toegevoegde waarde voor de klant
Niet alleen de accountantskantoren profiteren, ook voor de klant zijn er de nodige pluspunten. Het accountantskantoor kan een klant toegang geven tot geselecteerde mappen binnen het DMS en veilig documenten aanleveren. Arjan van Brakel, managing director van Hix, vertelt: “Hix is de missing link tussen Tess en DailyDrive. Met Hix Docs stuur je automatisch aangiftes naar klanten, die zij met een klik op de knop ondertekenen. Door de koppeling met DailyDrive komen deze gegevens automatisch terecht in de juiste SharePoint-map.”
In het geautomatiseerde proces werken accountant en klant altijd aan de meest recente documenten en is de kans op fouten geminimaliseerd. De applicatie biedt bovendien de mogelijkheid om de klant meteen te laten betalen. Arjan: “In plaats van moeilijk te doen met IBAN-nummers, betalen de klanten direct via een iDEAL-link. Bijvoorbeeld om de btw- of loonaangiftes over te boeken. Betalingskenmerken en bedragen overtikken? Dat hoeft dus niet meer. Dat scheelt zowel de accountant als zijn klant een hoop administratiefrustratie.”
Arjan van Brakel
Managing director Hix
Accountantsproces verder verbeteren
De gezamenlijke ambitie van Acuity, Hix en Like-IT maakt het werk van de accountant makkelijker en leuker. De accountant houdt tijd over voor advies en dat vergroot zijn toegevoegde waarde voor de klant. Daarvoor leveren ze niet zomaar een softwarepakket waar de accountant het mee moet doen. Ronald: “We zijn allemaal bereid om onze software aan te passen en oplossingen te bedenken om het werkproces verder te verbeteren.” Wensen uit de markt worden dan ook snel vertaald naar praktische oplossingen. Arjan vult aan: “We staan altijd open voor feedback vanuit klanten. Hebben zij een goed idee? Dan gaan we samen rond de tafel zitten om te kijken hoe we dat kunnen doorvoeren in onze oplossingen.”
Ontdek het zelf tijdens een demo
Wil jij ontdekken hoe DailyDrive jouw kantoor structuur kan bieden? En wil jij werkprocessen ook standaardiseren en eenvoudiger maken? Bekijk dan onze website en lees meer over het gebruik van DailyDrive / Microsoft 365 als documentmanagementsysteem.
Geef een reactie