Optimaal online: gebruikers en rollen in Twinfield

Daarom zit jij als accountant in Twinfield altijd zelf aan de knoppen dankzij het kunnen aanmaken van meerdere gebruikers, het kunnen toekennen van rollen én de mogelijkheid om binnen een rol functies uit te vinken. Vooral dat laatste is niet altijd bekend bij onze klanten, daarom meer daarover in deze blog over gebruikers en rollen in Twinfield.

Enerzijds wil je je klant optimaal bedienen in de wensen die er zijn. Anderzijds weet je uit ervaring dat complete toegang tot een administratie niet altijd de beste keuze is voor alle klanten. En niet voor iedereen binnen een klantorganisatie. Nog los van het feit dat voor sommige gebruikers bepaalde functies binnen Twinfield alleen maar voor ruis zorgen als zij er niet mee hoeven werken, wil je vooral bepaalde instellingen veiligstellen en voorkomen dat mensen ongemerkt dingen doen die niet of lastig terug te draaien zijn. Een wildgroei aan grootboekrekeningen bijvoorbeeld. Ook ben je er misschien niet altijd gerust op als iemand definitieve boekingen kan maken. Uiteindelijk is het in de praktijk vaak verstandiger om bepaalde algemene instellingen, de grootboekrekeningen en de definitieve boekingen zelf in de hand te houden.

Rechten en autorisaties

Binnen Twinfield hebben we maximaal rekening gehouden met de wensen van onze klanten als het gaat om rechten en autorisaties. Niet alleen op basis van persoonlijke voorkeuren van een klant, bijvoorbeeld als het gaat om de gewenste taakverdeling en type rapportages e.d., maar ook afhankelijk van de omvang van de klantorganisatie die een grote rol speelt in de keuzes die je maakt. De omvang bepaalt immers veelal het aantal mensen dat je toegang geeft tot een administratie

Per administratie of per organisatie kun je daarom meerdere gebruikers aanmaken en heb je keuze uit 15 rollen die je aan een gebruiker kunt toekennen. Iedere rol bevat een set aan functies en bepaalt het uiteindelijke abonnementstarief voor je klant. Afhankelijk van wat de persoon in kwestie gaat doen in Twinfield, kun je vervolgens binnen een rol bepaalde functies aangevinkt laten staan of juist tijdelijk of permanent uitvinken. Zo kun je in Twinfield voor iedere medewerker die toegang krijgt de set functies naar beneden bijstellen, afgestemd op zijn of haar beschikbare boekhoudkennis.

Bekijk het uitgebreide overzicht van alle functies die je per rol kunt toekennen én weer kunt uitvinken.

Rollen en abonnementen

In totaal zijn er binnen Twinfield 15 verschillende rollen voor klanten van accountants verdeeld over 11 verschillende abonnementen. Aan de naam van een rol is vaak al te herkennen wat de betreffende gebruiker in de kern in Twinfield kan doen.

Zo zijn er abonnementen voor klanten die:

• alles zelf willen kunnen doen en voor wie jij als accountant alleen de controle uitvoert (abonnement Compleet boekhouden);
• zelf helemaal niets met de boekhouding willen doen, maar wel graag willen kunnen factureren en via Basecone. Bijvoorbeeld inkoopfacturen willen kunnen opvoeren omdat ze dat veel tijd bespaart (abonnement Twinfield GO);
• heel specifieke wensen hebben waarvoor een abonnement nog verder afgestemd kan worden door eventueel functies binnen een rol uit te vinken.

Voordelen als functiescheiding en doorgroeimogelijkheden

Een groot voordeel van de diverse rollen en het binnen een rol kunnen uitvinken van functies, is dat je de bevoegdheden volledig naar je hand kunt zetten. Bepaalde collega’s binnen de klantorganisatie wil je in Twinfield bijvoorbeeld alleen uren laten schrijven. Managers laat je in de administratie alleen meekijken. De systeembeheerder krijgt het recht om instellingen te kunnen wijzigen en de debiteurenadministratie van je klantorganisatie laat je alle administratieve taken uitvoeren. Net wat je afspreekt.

Een ander groot voordeel is, dat je met het uitvinken van bepaalde functies niet alleen op functieniveau, maar ook op persoonsniveau functies kunt scheiden. Bijvoorbeeld afhankelijk van het administratieve kennisniveau of het type werkzaamheden. Tot slot kun je door het aanmaken van gebruikers medewerkers heel specifiek binnen Twinfield op functieniveau laten doorgroeien binnen zijn of haar administratieve rol, zowel binnen je kantoor als bij je klantorganisatie.

Advies op locatie

Om precies te weten welke functies bij welke rol horen en welke implicaties die hebben binnen de administratie, krijgen accountants bij het afsluiten van hun accountantsabonnement bezoek van een accountants adviseur. Hij biedt advies en ondersteuning bij de inrichting van Twinfield online boekhouden.

Mark Harmsma is product marketeer bij Wolters Kluwer Tax & Accounting 

Wil je op de hoogte worden gebracht van nieuwe productblogs? Meld je aan voor de blog ‘De online accountant‘.