De accountants en adviseurs van Koenen en Co gingen begin dit jaar in één klap met hun hele organisatie over naar een nieuw softwarepakket. Dat werd een succes, dankzij de bijzonder grondige voorbereiding. “We waren vooraf gewaarschuwd: onderschat het niet! Nou, dat hebben we niet gedaan. En daar ben ik nog steeds blij om. Want daardoor hebben we nú al de ruimte om serieuze efficiëntieslagen te maken.”
Keuze voor één systeem
Door dat brede scala aan werkzaamheden had Koenen en Co in de loop der jaren ook een scala aan softwarepakketten opgebouwd. Nico van Knippenberg, voorzitter van het dagelijks bestuur: “We kozen altijd voor best of breed. Vanuit de gedachte: dan hebben we het op alle onderdelen uitstekend voor elkaar. Dat klopte wel, maar we knoopten daardoor ook allerlei losse systeempjes aan elkaar. Dat is arbeidsintensief in het onderhoud, en het is een risico. Tel daarbij op dat de eisen voor privacy en security steeds strenger worden, en je snapt waarom we besloten de overstap te maken naar best of suite.”
Dat werd AFAS. “Daar ging geen enorme selectieprocedure aan vooraf, eigenlijk. We gebruikten AFAS Fiscaal al, dus kenden we de look en feel. Maar de doorslag gaven onze collega’s. We hebben ons oor te luister gelegd bij verschillende kantoren in onze branche, en hebben gewoon gevraagd: joh, hoe doen jullie dat, en hoe bevalt ‘t? Daar kwam AFAS veruit als beste uit.”
Heldere doelen, grote impact
Die keuze maakte Koenen en Co in het derde kwartaal van 2018. En daarna ging het snel. Van Knippenberg: “Dat de impact groot zou zijn, wisten we vooraf. Daar waren we ook uitgebreid voor gewaarschuwd. Collega’s zeiden: onderschat dit niet! Je kunt met AFAS grote stappen zetten in je efficiency, maar dan moet het wel eerst echt goed staan. En we wisten wel waar we naar toe wilden, maar niet wat er in de tussentijd op ons af zou komen. Dus hebben we daar flink capaciteit voor vrijgemaakt. Vanuit de gedachte: het is belangrijk, dus moet je ’t goed doen.”
Daar hoorde volgens Van Knippenberg ook een externe projectleider bij. “Wij kunnen prima organiseren, maar dan moeten we wel de inhoudelijke kennis en ervaring hebben. Die hadden wij niet, en Reindert wel.” Die Reindert, dat is Reindert Doorn. Interim-projectmanager bij DOCCO, dat gespecialiseerd is in IT en verandermanagement. Doorn: “Ik heb een jaar lang meerdere dagen per week bij Koenen en Co gewerkt. En met veel plezier, ik heb echt deel kunnen uitmaken van het kantoor. Ik sta voor een bepaalde aanpak bij dit soort implementaties, en kreeg veel steun en ruimte om die in de praktijk te brengen.”
Die aanpak draait om de samenhang tussen techniek, mens en organisatie. Doorn: “Als alle vinkjes in het systeem goed staan, wil dat nog niet zeggen dat een inrichting geslaagd is. Dat is pas zo als je processen goed werken. En dat lukt weer alleen als je de mensen mee weet te krijgen en mee laat denken. Dat is bij Koenen en Co goed gelukt. Ik denk dat vooral komt door hun grondige, integrale aanpak, en het enthousiasme.”
DE AANPAK
De eerste stap was het voorkomen van verrassingen. Van Knippenberg: “Zodra we voor AFAS kozen, wisten we dat we er op onderdelen op achteruit zouden gaan. Dat kon niet anders, daar moesten we mee dealen. Daarom hebben we een impactonderzoek laten doen. Waar zitten de bottlenecks? Waar gaan we zeker tegenaanlopen?” Doorn: “Daardoor waren er functioneel geen grote verrassingen meer, en konden we tijdig gaan werken aan workarounds.”
Uitgebreide projectstructuur
Doorn: “Belangrijk was ook de uitgebreide projectstructuur. Ik denk dat er in totaal wel vijftig man op enige wijze bij betrokken waren. Op strategisch niveau was er een stuurgroep, die de balans tussen tijd, middelen en kwaliteit in de gaten hield. Vanuit het bestuur had Nico daar zitting in. Op operationeel niveau was er de projectgroep, die bestond uit de voormannen van allerlei werkgroepen. In die werkgroepen hielden mensen zich bezig met verschillende onderdelen, zoals het CRM, het fiscale deel, het intranet, enzovoort. En in de projectgroep zorgden de voormannen voor de onderlinge afstemming. Er waren ook groepen die zich bezighielden met het testen, met de interne communicatie, met opleiding, met de overgang … noem maar op. Dat heeft flink uren gekost, en daar blijkt het commitment ook wel uit. Het zorgde er wel voor dat dingen grondig gebeuren én dat veel mensen al meteen ervaring opdoen met het systeem.”
Van Knippenberg: “Daarom hebben we ook drie mensen een traineeship laten volgen bij AFAS. Het is prettig om die kennis zelf in huis te hebben. Tijdens de implementatie, maar vooral ook daarna. Zij zijn nu verantwoordelijk voor het functioneel beheer, en hebben de vrijheid en de vaardigheden om zelf verbeteringen door te voeren.”
Stevige communicatie
Voor de communicatie over de veranderingen liet de projectgroep geen middel onbenut. Doorn: “We hebben natuurlijk veel nieuwsberichten gestuurd, en vooraf bij veel mensen hun wensen en verwachtingen uitgevraagd. We hebben op veel manieren geprobeerd om de motivatie van een aantal sleutelspelers uit te lichten, en we hebben laten zien dat de meeste mensen deze veranderingen toch echt heel waardevol vonden. Inhoudelijk hebben we samen met HR uitgebreide e-learnings voor alle medewerkers ontwikkeld, en op alle vestigingen hebben we lunch & learn sessies gehouden. Op iedere vestiging hing ook een grote aftelklok naar de livegang. Alles om maar te zorgen dat het ging leven.”
Van Knippenberg: “We wisten vooraf dat verandering altijd ook vervelende kanten heeft, maar we wilden die niet de boventoon laten voeren. Daarom hebben we als partners van het bedrijf al heel vroeg afgesproken: wij zijn de ambassadeurs. Wij hebben deze strategische keuze gemaakt, daar zitten we jaren aan vast, dus gaan we er ook voor staan. Klagen over kleine dingen mag, maar alleen tegen elkaar. Daardoor kregen we het management mee, en uiteindelijk ook de rest van de organisatie.”
Big bang van de livegang
Op 1 januari 2020 stond de livegang gepland. Voor vrijwel het hele systeem. Van Knippenberg: “Ja, we wilden in één keer over. Natuurlijk moesten er na 1 januari nog wel puntjes op de i gezet worden, maar we wilden het proces niet langer uitrekken dan strikt noodzakelijk.” Doorn: “En bovendien: je moet er tóch door. Hoe langer je alternatieve systemen in de lucht houdt, hoe langer die appel zuur blijft. Dan kun je beter doorpakken.”
Voor de livegang hadden Doorn en Van Knippenberg op iedere locatie een control room ingericht, waar medewerkers met vragen terecht konden. Van Knippenberg: “Door de scope van de veranderingen was het wel echt een big bang. Natuurlijk gaat dan niet alles vlekkeloos, hoe goed en grondig je voorbereiding ook was. Daarom hebben we actief feedback opgehaald, en alles meteen verbeterd in AFAS. We hadden een workflow ingericht voor AFAS-vragen en dat kwam meteen goed van pas. We zaten er echt strak bovenop, volgens mij hebben we in een paar weken tijd meer dan 2000 vragen en suggesties opgepakt en beantwoord.”
HET RESULTAAT
De implementatie is geslaagd. Iedereen werkt met de nieuwe software. Doorn: “Het is allemaal gelukt in het tijdsbestek dat we vooraf bedacht hadden. En er wordt niet over fundamentele zaken geklaagd. Dus ja, dat is een succes.”
Van Knippenberg: “Zeker. En ik vind het nog steeds goed dat we het zo grondig aangepakt hebben, want dit mag nu eenmaal niet mislukken. Al kun je achteraf ook best nog dingen aanwijzen die we beter net iets anders hadden kunnen doen, vooral in de inrichting zelf. Juist daarom ben ik ook blij dat ik zelf zo nauw betrokken was. Iemand moet op cruciale momenten zeggen: zo gaan we het doen. En die iemand ben ik geweest. Ik kan dus niemand iets kwalijk nemen behalve mezelf, en dat is prettig.”
Nu is het zaak om door te pakken. Van Knippenberg: “De milestones voor de implementatie hadden we voor 1 januari 2020 op de kalender staan, en die hebben we gehaald. Maar het echte doel van de operatie was natuurlijk om beter, zekerder en efficiënter te kunnen werken. Daar hebben we ook concrete doelen voor gesteld. Het is nu nog te vroeg om daar iets zinnigs over te zeggen, maar op 1 januari 2021 willen we die doelen gehaald hebben. Nu we deze eerste grote stap gezet hebben, is dat realistisch. De processen moeten we aanscherpen, maar het fundament ligt er. Ik heb het volste vertrouwen dat ook dat gaat lukken.”
Over Koenen en Co
Bij Koenen en Co werken zo’n 270 mensen. Het is een puur Limburgs bedrijf, met vestigingen in Roermond, Venlo en Maastricht. Accountants van oorsprong, maar inmiddels breed ontwikkelde adviseurs én doeners. Ze ondersteunen ondernemers waar ze kunnen. Dat varieert van een salarisservice, coaching en werving en selectie, tot advies over financiën, subsidies of IT. Alles om ondernemers te helpen succesvol te zijn.
Bron: Afas
Geef een reactie