Investeren of uitbesteden?
“We konden het niet aan’” zegt Luca Book-oprichter Hans Bracke terugblikkend. “Het was tijd om processen anders in te richten en meer te automatiseren.” Tot dat moment werkt hij weliswaar met een uitgebreid boekhoudpakket, maar moeten hij en zijn collega’s toch nog gegevens handmatig invoeren. “Automatisch inlezen van facturen gebeurde niet. Dat moesten we handmatig doen en vervolgens weer koppelen aan een ander systeem. Niet ideaal natuurlijk.”
“Veel IT-onderdelen hebben we in die periode zelf opgetuigd”, vervolgt hij. “Zo hadden we een eigen app waarmee onze klanten bonnen konden inscannen. Maar het kostte geld om dat te onderhouden. Ik dacht: ik kan meer gaan investeren in het bedrijf om dat allemaal zelf te kunnen blijven doen, óf ik ga het uitbesteden. Ik maakte de rekensom en kwam er al snel achter dat het voordeliger is om met een goed softwarepakket te gaan werken.”
Voordelen van AFAS SB
Na een selectietraject koos hij voor AFAS SB vanwege de bedrijfscultuur en moderne benadering van de software. “AFAS is een familiebedrijf, dat spreekt me aan. Naast dat het pakket er heel modern uitziet, stond ik echt te kijken van de voordelen. Wat ik meteen heel tof vond, is dat het systeem van AFAS je niet toestaat om boekhouding te doen zoals je het niet zou moeten doen. Waar je dat bij andere pakketten wel zou kunnen doen, is dat bij AFAS dichtgetimmerd.”
“Een bon toevoegen zonder een adres gaat niet, want dan kan het systeem niet controleren of het klopt. En dat is fijn. Je wil niet kunnen sjoemelen. Het systeem moet juist waarschuwen dat je iets doet wat niet kan. AFAS doet dat. De software herkent fouten en maakt daar melding van. Dat scheelt een hoop tijd, want je hoeft ze niet achteraf te herstellen.”
“Het werk is nu over het hele jaar verspreid, in plaats van alles in vier maanden te proppen, wat ons meer lucht geeft in de piekperiodes” – Hans Bracke
Tijdswinst en kostenbesparing
Efficiëntere administratieverwerking en tijdwinst: dat is wat AFAS SB het boekhoudkantoor van Hans moest brengen. En zo pakt het ook uit, is zijn ervaring nu hij ruim een jaar met de software werkt en het gros van zijn klanten is overgestapt naar het nieuwe systeem. “Het gaat allemaal veel sneller. Dat is de kracht van automatisering. Ik geloof daar sterk in. In onze organisatie is het zelfs een regel: als er processen zijn die we door software kunnen laten doen, dan gaan we ervoor. Want dat is pure kostenbesparing.”
Piekdrukte? Het is voor de boekhouders van Luca Book iets uit het verleden. “Natuurlijk is het nog steeds druk in de maanden dat we btw-aangiftes moeten afronden. Maar de piek is redelijk afgetopt. We krijgen nu bijna dagelijks bonnen binnen en vaak nog automatisch ook. We zijn daardoor meer geleidelijk bezig; verspreid over het hele jaar in plaats van heel veel werk in vier maanden. Het geeft ons meer lucht in die periodes. Sterker nog: we hadden in onze personeelscontracten staan dat we geen vakantie konden opnemen in de btw-maanden. Maar sinds dit jaar is dat wel toegestaan. Dat is leuk voor onze medewerkers natuurlijk.”
Facturen en bonnen snel en automatisch verwerken
Een belangrijke rol in de efficiëntere werkwijze is weggelegd voor AFAS Link, de scan & herken app. Hans Bracke: “Daarmee verwerken onze klanten facturen en bonnen snel en automatisch in hun administratie. Dat scheelt enorm veel werk. We hebben klanten die honderden bonnen per maand opstuurden. Als je het goed instelt gaat er tachtig procent vanaf. Dat levert een enorme tijdsbesparing op.”
Hij geeft nog een voorbeeld van de meerwaarde van de app. “Het komt weleens voor dat we geen bon kunnen vinden bij een openstaande transactie. Dan vragen we de klant: kun je dit verantwoorden? Dan zoeken ze de bon op en scannen ze die in. Dat soort communicatie verliep voorheen via e-mail. Nu gaat het vrijwel automatisch, met een paar klikken in de app zijn we er.”
“Klanten zijn enthousiast over de scan & herken app van AFAS” – Hans Bracke
Meer tijd voor communicatie
De klanten van Luca Book ontvangen hun btw-aangifte sneller sinds het boekhoudkantoor met AFAS SB werkt. Wat ook sneller gaat, is de communicatie met klanten. “Dat was altijd een van onze kritieke punten. Als druk boekhoudkantoor hadden we weinig tijd voor extra vragen en kon het even duren voordat klanten een reactie kregen. Nu we met AFAS werken hebben we daar meer tijd voor. Dat zorgt voor betere klantrelaties.”
Verandering stuit nog weleens op weerstand. Hoe heeft Luca Book haar klanten meegenomen in het nieuwe werken met AFAS SB? “We hebben er veel nieuwsbrieven over uitgestuurd. Daarin hebben we de veranderingen stap voor stap uitgelegd. Bij nieuwe klanten leggen we de manier van werken direct bij het intakegesprek uit: zo pak je het aan, zo scan je nieuwe bonnen in. Dat heeft gewerkt, want we krijgen alleen maar positieve feedback.”
“Nu we met AFAS werken hebben we meer tijd voor de klant, dat zorgt voor betere klantrelaties” – Hans Bracke
Nog meer halen uit automatisering
Nu hij succesvol onderweg is met AFAS SB deelt hij graag zijn tips met collega-boekhouders. “Een inkopper, maar het is essentieel dat je weet hoe de software werkt, zodat je zo goed mogelijk kunt gebruikmaken van de functionaliteiten die er zijn. Ook belangrijk: verplicht klanten om handelingen binnen het proces van je bedrijf uit te voeren. Wij hebben nog steeds wel eens klanten die foto’s maken van bonnen, om ze vervolgens te versturen naar ons zakelijke Whatsapp-account. Dat laten we niet meer toe. Er is een AFAS-app, scan daarmee in. Daar moet je streng op zijn.”
Benieuwd of AFAS SB geschikt is voor jouw kantoor? Bekijk een demo of probeer vrijblijvend een gratis proefmaand.
Luca Book is sinds 2020 een betrouwbare partner die financiële zorgen wegneemt. Financieel manager Hans Bracke en zijn medewerkers zorgen voor tijdige en nauwkeurige voorbereiding en indiening van alle benodigde belastingdocumenten, waaronder aangiften en jaarrekeningen, bij de belastingdiensten.
Ook kunnen klanten rekenen op jaarlijkse overlegmomenten om de financiële gezondheid van hun bedrijf te bespreken. Luca Book analyseert de cijfers en biedt financieel advies om de organisatie te optimaliseren. Met proactief advies over investeringen, kostenbeheersing en financiële strategieën staat het boekhoudkantoor klaar om bedrijven te helpen groeien.
Geef een reactie