Gerard Bottemanne (GBNED): ‘Realistische verwachtingen en samenwerking belangrijkste succesfactoren voor UBL’

SBR lijkt door de verplichtstelling na tien jaar eindelijk door te breken. De reden van dit lange aanlooptraject is dat iedereen op iedereen zat te wachten. Softwareleveranciers zouden niet bereid zijn om de software geschikt te maken. Dat argument ging er bij Gerard Bottemanne niet in. Hij wist dat softwareleveranciers over het algemeen zeker technische ontwikkelingen over het algemeen snel omarmen. Hij nam vorig jaar de proef op de som en nodigde zeven softwareleveranciers uit om mee te doen aan de zogenaamde UBL Ketentest. Die hield in dat de softwareleveranciers vanuit hun boekhoudsoftware elkaar facturen gingen sturen via de UBL standaard om te zien of deze automatisch konden worden ingelezen in de boekhoudsoftware van de geadresseerde. Zes leveranciers, waaronder Unit4, deden mee. Tijdens de testen bleek dat de uitwisseling van facturen best goed ging.

Live demonstratie

‘Er waren wel wat interpretatieverschillen maar die waren snel opgelost’, aldus Bottemanne. ‘Wat me opviel, was dat de deelnemende leveranciers echt bereid waren om samen te werken in dit project. Ze willen van UBL echt een succes maken. Op onder meer het Jaarcongres ECP hebben de deelnemende leveranciers live gedemonstreerd dat elektronisch factureren via UBL werkt. De factuur werd in het ene pakket aangemaakt en binnen drie seconden ontving het andere boekhoudpakket de factuur. Aanwezigen waren onder de indruk, waaronder medewerkers van het ministerie van Economische Zaken. Ze vroegen aan mij: hoe heb je dit voor elkaar gekregen?’

Gerard Bottemanne gaf aan dat hij gewoon is begonnen in plaats van lijvige rapporten over de kans op succes te schrijven. ‘Het belangrijkste dat ik heb aangetoond is dat softwareleveranciers bereid zijn om samen te werken aan een standaard voor elektronisch factureren. De bottleneck van de vertraging inzake SBR/XBRL ligt dus niet bij de leveranciers.’

Bewijzen

Als zes leveranciers al wilden meewerken aan de UBL ketentest, hoe zou de bereidheid zijn van andere leveranciers?, dacht Bottemanne. Hij zocht samenwerking met Friso de Jong van het Platform Elektronisch factureren voor een vervolg op de UBL Ketentest en zij plaatsten beiden een oproep op hun websites. In een twee maanden tijd waren er zestig aanmeldingen. Die bereidheidsverklaring is mooi maar de eigenaar van GBNED wil bewijzen zien. ‘Leveranciers komen op de site van UBL Ketentest te staan als ze of een UBL-factuur hebben aangeleverd aan andere partijen en eventuele fouten hebben opgelost, of als een partij facturen ontvangt, denk aan leveranciers van scan- & herkensoftware. Als zij melden dat ze de factuur hebben ontvangen dan komen ze ook op de site te staan.’ Het is nu te vroeg om concrete resultaten te melden maar Bottemanne verwacht dat voor het eind van dit jaar tenminste veertig leveranciers elektronische facturen in UBL-formaat kunnen versturen en/of ontvangen. Het aanmaken en versturen van een UBL-bestand is volgens Bottemanne technisch gezien een eenvoudige klus voor softwareleveranciers, zeker als deze al een factuur in PDF-formaat kunnen aanmaken en verzenden. De mogelijkheid om een UBL-bestand correct te verwerken in boekhoudsoftware vergt een wat grotere aanpassing.

Charmeoffensief richting accountants

Pas als elektronisch uitwisselen tussen de verschillende boekhoudpakketten technisch mogelijk is tussen pakketten van veertig leveranciers, start Bottemanne met een charmeoffensief in de richting van accountants- en administratiekantoren. Hij wil niet zoals het bij XBRL/SBR het geval was, accountants gouden bergen beloven terwijl er nog geen werkend product is. SBR is, behoudens de verplicht stelling, nog steeds niet echt van de grond gekomen, terwijl accountants wel veel hebben geïnvesteerd in SBR. En wat hebben ze ervoor terug gehad? Eigenlijk niets. Dat wil ik voorkomen. Zeker omdat ik ook geloof in een standaard als SBR.’

Heb je een business case opgesteld over mogelijke besparingen voor accountantsorganisaties?

‘Nee, en dat ga ik ook niet doen. Dat is zo subjectief. Op het versturen van facturen bespaar je portokosten. De grote besparingen liggen in de verwerking van inkomende facturen. Als ik echter zie hoe snel sommige accountants een inkoopfactuur kunnen intikken, dat ik denk: bespaart hij eigenlijk wel iets als hij digitaal gaat factureren? Het grote voordeel van geautomatiseerde elektronische verwerking, is dat de factuur digitaal vastligt en de kans op fouten aanzienlijk wordt verkleind. Kleinere kantoren besparen niet zo zeer op kosten als ze scan- en herkensoftware gebruiken want die heeft ook nog wel eens wat kuren. Toch zijn accountants er blij mee vanwege het feit dat facturen centraal en digitaal in hun systemen zit. Tussentijdse controles kunnen ze direct doen omdat alle facturen aanwezig zijn. Dat is de winst van elektronisch factureren.

Wat is de kans van slagen van UBL als de standaard waar iedereen mee gaat werken?

‘Technisch gezien 100%. Alle belangrijke softwareleveranciers, waaronder Unit4 doen mee en daar ben ik heel blij om. Politiek gezien is de kans van slagen 80%. In Nederland kennen we het poldermodel dus als er plotseling een minister komt die het allemaal anders zou willen dan kan dit het succes in de weg staan.’

Doen banken ook mee met de UBL Ketentest?

‘Nee, banken zijn heel gesloten. Maar dit is geen showstopper voor het succes van elektronisch facturen. Banken hebben er niets mee te maken. Overigens zullen banken een steeds kleinere rol gaan spelen in het betalingsverkeer, met de opkomst van alternatieve financieringsvormen. Zeker als ze zo arrogant blijven doorgaan, vraag ik me af of banken in de huidige vorm over honderd jaar nog wel bestaan.

(Deze bijdrage verscheen eerder in het meinummer van E-NOVATION4U, het innovatieplatform van Unit4 Accountancy)