‘Yuki is onze beste medewerker ooit’

Drie jaar geleden was Richard Schouten zelfstandig Unit4-adviseur en – mede door de digitalisering – hard op zoek naar nieuwe ontwikkelingen binnen de boekhoudmarkt. Deze ontdekkingsreis leidde naar Yuki. Via het softwarebedrijf kwam hij in contact met Vermetten accountants en adviseurs. Niet lang daarna was een samenwerking een feit en startte hij administratiekantoor Cijfer10. Een kantoor geheel op basis van de software en filosofie van Yuki. ‘Yuki is onze beste medewerker ooit.’

Cijfer10, gevestigd in het Brabantse Gilze, etaleert zichzelf als de online boekhouder en salarisadministrateur. Het administratiekantoor verzorgt de administratie op een vernieuwende manier, omdat het gebruik maakt van de nieuwste software die in de markt verkrijgbaar is (namelijk Yuki). Door deze software optimaal te integreren in de bedrijfsprocessen van klanten kan het kantoor kostenefficiënt zorg dragen voor de verwerking van financiële- en loonadministraties.

Omarm de technologie

Directeur Schouten raadt Yuki zowel aan administratiekantoren als ondernemers aan vanwege de volledige integratie van de scan- en herkenopties, het geïntegreerde communicatieplatform waarmee boekhouder en klant direct duidelijk vragen en antwoorden kunnen geven en tenslotte vanwege de ongekende backoffice-controle. Hij adviseert administratiekantoren “all the way” te gaan wat betreft software. ‘Omarm de technologie met hart en ziel. Zie Yuki niet als vervanger van je bestaande boekhoudprogramma, maar dompel je volledig onder in de nieuwe manier van boekhouden en de achterliggende filosofie van het programma. Succes verzekerd.’

Toekomst administratie- en boekhoudkantoren

De toekomst van administratie- en boekhoudkantoren kenmerkt zich volgens Schouten door verregaande kpi’s. ‘Op basis van het soort bedrijf en de data die beschikbaar zijn, stellen wij dashboards op maat samen. Hierin lezen klanten direct de voor hen belangrijke indicatoren af. Denk aan de omzet per vierkante meter, de marge per fte of de opbrengst per gereden kilometer. Puur maatwerk, want elke onderneming heeft behoefte aan andere prestatie-indexen. Boekhouden wordt maatwerk. En digitaal. Ik schat dat we al over drie jaar zelfs geen papieren jaarrekening meer aanleveren, niet eens meer met pdf’s werken. Met de software van Yuki kun je bovendien direct alle gewenste cijfers en vergelijkingen razendsnel opvragen. Of je nu wilt weten hoe je bedrijf presteert in vergelijking met dezelfde maand vorig jaar of je je jaarrekening van een aantal jaar geleden wilt bekijken.’

Geen uurtje-factuurtje meer

Ook de tijd van ‘uurtje-factuurtje’ is volgens de Brabander definitief voorbij. ‘Klanten eisen transparantie en duidelijkheid. Hoe divers het klantenbestand van Cijfer10 ook is – van eenmanszaak tot onderneming met 250 medewerkers, van pianobouwer tot bierbrouwer – allemaal krijgen ze vooraf een duidelijke, transparante en op maat gemaakte offerte.’ Deze offerte is gebaseerd op bedrijfsomvang en gewenste werkzaamheden en bedraagt een vast bedrag per maand waarin alle boekhoudkundige werkzaamheden zijn opgenomen. Advies is niet inbegrepen, aangezien Cijfer10 geen accountantskantoor is en dit ook niet wil zijn. Daarvoor werkt Cijfer 10 samen met de professionals van Vermetten accountants en adviseurs met vestigingen in Gilze en Diessen.

Automatische back-office controle

Schouten ziet de uitgebreide back-office controle als een van de grootste voordelen en positieve veranderingen in vergelijking met het “oude werken”. ‘Elk boekhoudpakket kan boekhouden, maar Yuki controleert ook automatisch of een boekhouding juist, volledig en tijdig is. Dat vind ik een enorm tijd- en fouten besparend pluspunt. Daarnaast is Yuki met vrijwel alle bestaande bedrijfssoftware te koppelen. Zo zijn webshopapplicaties, loonadministraties en kassaregistratiesystemen eenvoudig te integreren. Dat betekent: geen handmatige wijzigingen meer en dus veel minder kans op type- en kijkfouten. En is er toch ergens een cijfer verkeerd ingevoerd? Dan ga je terug naar de oorspronkelijke fout, waarna het programma de cijfers in alle relevante administraties corrigeert. Handmatige correcties behoren hierdoor tot de verleden tijd en zijn bij wijze van spreken bijna een halsmisdrijf op ons kantoor.’

Razendsnelle volger

Hoe belangrijk softwareoplossingen zijn voor Cijfer10? ‘Het allerbelangrijkst,’ vertelt Schouten. ’Software is prioriteit nummer één en eigenlijk de enige oplossing waar we naar kijken. Nu al scannen en sorteren we alle mogelijke software die beschikbaar komt, om steeds betere koppelingen te kunnen maken en steeds slimmer te kunnen boeken. Eigenlijk is onze filosofie heel simpel: steeds minder handelingen verrichten om des te meer productie te bereiken. En dat doe je met intelligente software. We ontwikkelen die nog nét niet zelf, we zijn immers geen pionerende programmeurs, maar maken ons er wel sterk voor hele snelle volgers te zijn wat betreft digitaal boekhouden. Zodat wij de oplossing paraat hebben waar onze klanten behoefte aan hebben. Zelfs als ze dat zelf nu nog niet weten.’

Yuki als collega

De digitale manier van boekhouden zoals Cijfer10 die voert, heeft onmiskenbaar zijn weerslag op de medewerkers die het kantoor in dienst heeft. Schouten: ‘Digitaal boekhouden vereist medewerkers die zelfs nog meer feeling met automatiseren hebben, dan met cijfers. Natuurlijk is de juiste vooropleiding belangrijk, maar mensen die sterk zijn in ICT en digitaal boekhouden vormen meteen onze grootste kracht. Onze medewerkers zien de Yuki-software namelijk niet als vervanger van de “oude” manier van boekhouden, maar als nieuwe collega. Eentje die dag en nacht boekt en eentje die beter dan wie ook alle relevante gegevens koppelt.’

Marketing grootste uitdaging voor Cijfer10

De grootste uitdaging van Cijfer10 op dit moment is het verwerken van de grote hoeveelheid inkomende scans en boekingen. ‘Kortom, het managen van groei,’ stelt Schouten. ‘Om al die data en de groei nog beter te beheren, hebben we onlangs ons team uitgebreid, ook om ons echt te gaan richten op marketing. Tot nu toe hebben we nooit aan acquisitie gedaan, maar dankzij onze focus op automatisering kunnen we binnenkort specifieke marktsegmenten gaan benaderen. Zodat we met onze steeds efficiëntere manier van boekhouden steeds meer ondernemers kunnen helpen succesvol te zijn.’

Voordelen Yuki volgens Schouten

De voordelen van werken met Yuki volgens Richard Schouten:

Voor boekhoudkantoren:

• 24/7 inzicht in de cijfers en vergelijkingen
• Digitaal dossier
• Uitgebreide adviesmogelijkheden – de adviseur kan zich baseren op de cijfers in Yuki
• Boekingen gaan dag en nacht door
• Zeer efficiënte controlemechanismes
• Handig communicatieplatform – ondernemer en administrateur kunnen hun vragen bij het betreffende document stellen

Voor ondernemers:

• Altijd en overal inzicht in de actuele cijfers
• Minder tijd en kosten kwijt aan je boekhouding
• De continuïteit van de administratie is gegarandeerd
• Uitgebreide koppelingsmogelijkheden met bestaande software

https://www.yuki.nl/klantcase-cijfer10/