Strak kantoorbeheer schept meer advieskansen

Een strak georganiseerd kantoor, dat intensief online samenwerkt met klanten. Die combinatie vergroot de kans om uit te blinken als de ‘bedrijfscoach’ waar MKB-accountants het vaak over hebben. Wat is je klantenstrategie? Ga je als kantoor voor supergesmeerde processen, een lage kostprijs en scherpe tarieven, ofwel Operational Excellence? Product Leadership claimen – ofwel het beste, meest innovatieve product ofwel superieure dienstverlening bieden? Of wordt het Customer Intimacy; zoveel weten over de klant dat je bij wijze van spreken uit je hoofd kunt opdreunen op welke datum zijn bedrijfsjubileum valt, hoe de kostprijsontwikkeling in zijn branche is en wat zijn laatste maandresultaat is geweest?

Het voornoemde waardepropositiemodel van Treacy en Wiersema bevat nog steeds koeien van waarheden, vinden Erik Ledeboer en Arjen Nijdam, beiden Senior Product Marketing Manager bij Exact Cloud Solutions. Tegelijk zijn de twee ervan overtuigd dat accountants het zich vandaag de dag niet meer kunnen permitteren één waardestrategie aan te hangen; ze komen er niet onderuit meerdere sporen tegelijk te volgen.

Kiezen is verliezen

Kiezen is vaak verliezen, terwijl dat niet hoeft, zeggen Ledeboer en Nijdam. Kantoren die kiezen voor Customer Intimacy, moeten van alle markten thuis zijn en dat is onmogelijk zonder zeer geoliede processen en een goed CRM-systeem als onderdeel van een totale oplossing. Een pakket als Exact Online voor Accountants stelt accountants en administratiekantoren in staat effectief en efficiënt hun kantoor te beheren, waardoor zij de handen vrij krijgen om proactieve adviseurs te worden. ‘Het is Operational Excellence die leidt tot Customer Intimacy’, zegt Ledeboer. ‘Door administratieve taken veel efficiënter uit te voeren, daalt de kostprijs, schep je kansen om extra diensten aan te bieden en houd je meer tijd over voor proactief advies’. Nijdam haalt een voorbeeld aan van een gebruiker die zijn praktijk in korte tijd sterk zag veranderen door Exact Online voor Accountants. ‘Waar voorheen 80 procent van zijn mensen bezig was met de boekhouding, is dat nu ongeveer 20 procent. De rest zit veel meer op advieswerk. En waar hij voorheen vaak steggelde met klanten over cijfers en de interpretatie daarvan, is hij tegenwoordig gauw klaar, want iedereen kijkt naar dezelfde cijfers. Dat biedt meer ruimte om te praten over de business. Hij is nog steeds bezig met de cijfers, maar op een manier die zijn cliënt veel meer helpt met de bedrijfsvoering’.

Intelligent Practice Management

Om die ontwikkeling te ondersteunen, heeft Exact een oplossing voor Practice Management, ofwel het eigen kantoorbeheer, ontwikkeld. In een en dezelfde omgeving doen kantoren de boekhouding voor klanten én hebben zij hun eigen interne processen strak in de vingers. De nieuwe oplossing bestaat uit vijf onderdelen: CRM voor het relatiebeheer, documentbeheer voor het klantdossier, uren & facturen workflows/taken en ten slotte de interne boekhouding. Het pakket geeft het kantoor onder meer inzicht in onderhanden werk, de winstgevendheid van klanten of bepaalde klanttypes, dreigende budgetoverschrijdingen, de verhouding tussen gedeclareerde en geschreven uren én de productiviteit van medewerkers. Ook adviessignalen maken onderdeel uit van de software. Ledeboer: ‘We zien in de markt meer samenwerkingsplatforms voor accountants en hun klanten, maar die beperken zich meer tot het financiële vlak. Het onze is een ‘alles-in één’-oplossing, volledig in de cloud. De accountant heeft realtime toegang tot informatie van zijn klanten en kan daar zowel financiële als operationele data aan onttrekken, die zichtbaar gemaakt worden in nieuwe dashboards’. Het documentbeheer is vooral interessant voor kleine en middelgrote accountantskantoren, zegt Ledeboer. ‘Met name kleine kantoren houden documenten bij op hun eigen netwerkschijf of in een dropbox. In onze cloud-oplossing zitten die documenten ook in een mappenstructuur, maar daarbovenop zijn ze direct gelinkt aan bepaalde taken, diensten en transacties. Alles is veel meer in context geplaatst en het document verschijnt op het moment dat je er ook werkelijk behoefte aan hebt’.

360 graden inzicht

Wat Exact volgens Nijdam beoogt met de software, is ‘360 graden inzicht in de klant’. ‘Je ziet in één oogopslag alles wat zich afspeelt rondom een klant via onze nieuwe klantencockpit. Dat maakt het mogelijk te sturen op uitzonderingen. Pas als iets mis dreigt te gaan of er zijn afwijkingen, is het van belang dat te weten. Of er nu een vaste prijs of een nacalculatie over een opdracht is afgesproken met de klant, op het moment dat er een budgetoverschrijding in zicht komt, krijg je daarvan in de klantencockpit automatisch een signaal. Dat gebeurt ook als er een deadline overschreden dreigt te worden. Bijvoorbeeld als hiertoe afspraken zijn gemaakt over bijvoorbeeld de jaarrekening, terwijl de klant nog niet alle benodigde informatie heeft aangeleverd, een veel voorkomend pijnpunt binnen de accountancy’. De software helpt de accountant ‘voortdurend in control’ te zijn, zegt Ledeboer. ‘Maar met beduidend minder inspanning. Concurrerende systemen werken veelal nog met checklijstjes, waardoor de accountant nog veel moet controleren. Door ons systeem kan de accountant bij wijze van spreken achterover leunen, terwijl toch zijn scope of control veel breder wordt’.

Branchepakketten

Voor de klanten van de accountant biedt Exact drie branchepakketten volledig in de cloud: Zakelijke Dienstverlening, Handel en Productie. ‘Gaat het om een handelsbedrijf, dan zitten daar bijvoorbeeld kerncijfers in over de voorraad en de orderadministratie. Met al die data binnen handbereik kan de accountant een breder bedrijfsadvies geven en de ondernemer helpen om zijn bedrijf te laten groeien. Stel, een handelsbedrijf koopt handelswaar in. Door de koppeling van de voorraadadministratie aan het financiële aspect kan de accountant dadelijk al in een vroeg stadium zien of zijn cliënt over vier weken een cashflowprobleem zal krijgen en krijgt hij via zijn dashboard een adviessignaal. Op basis daarvan kan hij al actie ondernemen op het moment dat een boeking wordt ingevoerd. Dat is het mooie van samenwerken in de cloud.’

YJ

Dit artikel verscheen eerder in AV 3 van oktober 2016. Meer weten of een abonnement? Klik hier!