Online betalen doen we tegenwoordig allemaal. Maar voor veel ondernemers blijft dit helaas toch nog een uitdaging. Het is een behoorlijke klus om alle facturen de deur uit te sturen en je boekhouding automatisch bij te werken. In mijn vorige blog heb ik geschreven over ontwikkelingen in het betalingsverkeer. Hierin heb ik aandacht besteed aan elektronisch factureren (UBL), PSD2, betalen met een QR-code en het koppelen van je bank en payment provider aan je boekhouding. Deze technologische ontwikkelingen helpen jou om je administratie optimaal in te richten. In deze blog zal ik dieper ingaan op de praktische mogelijkheden en innovaties in de markt.
Digitale betaalverzoeken versturen en betalen per e-mail
Uiteraard wil je het versturen van facturen aan je klant zo snel en eenvoudig mogelijk laten verlopen. Het koppelen van je online boekhouding met een payment provider is dan een goed idee. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan Buckaroo en Mollie. Met deze koppeling is het mogelijk om je klant direct te verzoeken om een betaling te doen. Je klant kan dan op een betaallink of –button klikken in de e-mail, waarna hij direct kan afrekenen. Dit gebeurt in de beveiligde betaalomgeving van de betreffende payment provider. Je kunt zelf kiezen welke betaalopties de klant aangeboden krijgt, zoals iDeal, PayPal, automatische incasso of creditcard. Door het koppelen van je boekhouding aan je payment provider en het optimaal inzetten van een betaalstrategie, wordt je factuur sneller betaald.
Opvolging van openstaande facturen via e-mail, sms of brief (inclusief QR-code)
Debiteurenbeheer. Daar wil je als ondernemer zijnde natuurlijk niet te veel tijd in steken. Je gaat er vanuit dat de facturen die je verstuurt netjes betaald worden. Helaas gaat hier toch altijd meer tijd in zitten dan je eigenlijk wilt. Ondanks dat je boekhoudsoftware een actueel overzicht kan geven van je openstaande posten, debiteurenbeheer blijft een taak voor jou. Als je het maximale resultaat uit je debiteurenbeheer wilt halen met minimale inspanning, kun je ervoor kiezen om met een credit management tool te werken. Door zo’n tool te koppelen aan je boekhoudsoftware kun je je debiteurenbeheer volledig automatiseren. Credit management tools worden onder andere aangeboden door payment providers zoals Buckaroo. Je kunt hierbij denken aan Payt en CMSI. Je kunt met behulp van flexibele schema’s betaalherinneringen automatisch per e-mail, sms of brief met QR-code verzenden naar je klant.
Betaaltransacties automatisch verwerken in je online boekhouding
Veel payment providers bieden de optie om betaaltransacties in een MT940- of CAMT.53-bestand te downloaden en in te lezen in je boekhouding. Buckaroo heeft als eerste de stap gezet naar het volledig automatisch bijwerken van betaaltransacties in je boekhouding. Deze oplossing is vergelijkbaar met het automatisch koppelen van de bank aan je boekhouding.
Door je administratie optimaal in richten en gebruik te maken van slimme tools in je boekhoudsoftware worden deze transacties voortaan automatisch herkend en verwerkt in je boekhouding.
Wil je meer weten over de mogelijkheden om je payment provider te koppelen aan je boekhouding? Neem dan contact op met MUIS Software!
Marinka Geijsen-Heijnis is verkoopadviseur bij MUIS Software
Geef een reactie